Как начисляются суточные и командировочные расходы в 2026 году?

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками: как начисляются суточные и командировочные в 2026 году?

В 2026 году порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, регулируется Трудовым кодексом РФ, Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 N 501) и локальными нормативными актами работодателя.

Что входит в состав командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ, при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок установления размера суточных

• Для коммерческих организаций: Размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) организации. Законодательство не устанавливает ни минимального, ни максимального предела суточных для таких работодателей.
• Для федеральных государственных органов и учреждений: Размер суточных и порядок возмещения расходов регламентируются нормативными правовыми актами Правительства РФ (например, постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729, устанавливающим базовый размер 100 руб. в сутки, если иное не предусмотрено актами Правительства РФ).
• Для государственных учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений: Порядок и размеры определяются нормативными правовыми актами соответствующих органов власти (субъекта РФ или местного самоуправления).

Налогообложение суточных (НДФЛ и страховые взносы)

Для целей налогообложения установлены лимиты, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:

• По России: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке.
• За границей: 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Суммы суточных, превышающие указанные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Важно: Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на суточные не начисляются независимо от их размера.

Особенности для новых территорий

При направлении работников в служебные командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области), действуют особые правила. Суточные, выплачиваемые в размерах, установленных актами Президента РФ или Правительства РФ (например, постановлением Правительства РФ от 28.10.2022 N 1915), освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Документальное подтверждение

• Суточные: Не требуют документального подтверждения расходования (чеков, квитанций). Основанием для их выплаты является приказ о направлении в командировку и документы, подтверждающие фактический срок пребывания (проездные документы, документы по найму жилья, служебная записка).
• Иные расходы: Должны быть подтверждены первичными документами (чеками, счетами, билетами), оформленными в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Важные нюансы

• Однодневные командировки: Расходы на выплату суточных при однодневных командировках могут учитываться в составе прочих расходов при налогообложении прибыли.
• Разъездной характер работы: Если работа сотрудника по своей сути является разъездной (постоянные поездки), это не считается командировкой. В таком случае работодатель обязан возмещать расходы, связанные с поездками, на основании ст. 168.1 ТК РФ, но порядок этих выплат отличается от командировочного.

Для получения точной информации о размерах выплат в вашей организации необходимо ознакомиться с Положением о командировках или Коллективным договором, действующим у вашего работодателя.

Список использованных документов

• Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями) — устанавливает общие гарантии и обязанность работодателя возмещать командировочные расходы.
• Энциклопедия решений. НДФЛ с суточных при командировке (май 2026) — содержит актуальные лимиты по НДФЛ и разъяснения по документальному подтверждению.
• Энциклопедия решений. Расходы на суточные при командировках по РФ (в целях налогообложения прибыли) (май 2026) — разъясняет порядок учета суточных при расчете налога на прибыль.
• Вопрос: Каким документом регламентируется размер суточных при командировках по России? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, март 2026 г.) — поясняет разницу в регулировании для бюджетных и коммерческих организаций.
• Вопрос: Размер суточных при направлении сотрудников в командировки на новые территории (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2026 г.) — описывает особенности налогообложения суточных при командировках в новые субъекты РФ.

Для получения более точной, полной и актуальной информации рекомендуем обращаться к Системе ГАРАНТ.