Какие положения обязательно должны содержаться в соглашении об электронном документообороте или в договоре поставки, предусматривающем раздел об электронном документообороте (планируется использование и квалифицированной, и простой электронных подписей)?

Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.
Соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Законодательство в области электронного документооборота регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее - Закон N 63-ФЗ), ГК РФ, НК РФ, Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и другие, смотрите подробный перечень в материале Коржов В.Ю., Захарова Н.А. Комментарий к Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (под ред. Н.Н. Ковалевой).
В частности, абзац 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ предусматривает, что письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н).
Согласно положениям п. 5 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" от 06.12.11 (далее - Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа.
Основные правила работы с электронными документами прописаны в Законе N 63-ФЗ.
В п. 1 ст. 4 Закона N 63-ФЗ закреплено право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если по закону нет требования об использовании конкретного вида электронной подписи.
В письме Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724 пояснено, что согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи (смотрите также письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43489, от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45323, от 21.09.2016 N 03-03-06/1/55073, Энциклопедию решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения).
В ст. 6 Закона N 63-ФЗ закреплены основные условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (если нет требования о необходимости составления документа в бумажном виде).
ЭДО с применением простой и неквалифицированной электронной подписи согласно п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ может быть организован организациями только при наличии между ними соглашения о порядке обмена электронными документами (смотрите также письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489). Указанное соглашение должно устанавливать порядок проверки электронной подписи, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ:
- соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (смотрите также письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372);
- соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
1) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2) обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность".
Иных требований на законодательном уровне к соглашениям об ЭДО на текущий момент нами не обнаружено. Как отмечается в письме Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26, формулировка "по взаимному согласию сторон сделки" означает добровольность применения электронной формы документов. При этом специальные требования в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлены (письмо ФНС РФ от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755). Смотрите также материал "Электронные документы: проблемы и их решения" (интервью с С.В. Разгулиным, заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России) (Е. Степина, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2011 г.) (Вопрос: А как можно зафиксировать согласие на использование электронных счетов-фактур между контрагентами?).
В соглашении с контрагентом о порядке обмена электронными документами могут также указываться:
- виды документов, которыми можно обмениваться электронно;
- форматы этих документов (утвержденные ФНС России или собственные);
- виды электронных подписей, которыми будут заверяться электронные документы (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная);
- будут ли документы передаваться через оператора ЭДО или же они будут направляться напрямую с помощью бухгалтерской программы.
Смотрите Примерную форму соглашения об обмене электронными документами, Примерную форму соглашения о совершении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Настоящие формы разработаны в соответствии с положениями Закона N 63-ФЗ, Закона N 402-ФЗ, приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи".
В отсутствие соглашения, отвечающего установленным требованиям (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ), обмен сторонами информацией в электронной форме (например, путем переписки по электронной почте) не будет свидетельствовать о подписании документов, имеющих юридические последствия в отношениях сторон (смотрите постановления Девятого ААС от 25.05.2018 N 09АП-19014/18 и от 30.08.2017 N 09АП-36590/17). Это связано с тем, что в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи (речь идет только о простой или неквалифицированной ЭП) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон, в противном случае письменная форма сделки не может считаться соблюденной.
Соглашение об использовании электронной подписи не требуется оформлять в отношении каждого договора, заключаемого сторонами (хотя такой вариант законодательству не противоречит). В соответствии со ст. 3 Закона N 63-ФЗ электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов. Как правило, все указанные вопросы и находят отражение в соглашении, заключаемом контрагентами.
При наличии соглашения об использовании электронной подписи нет необходимости ссылаться на него (или на Закон N 63-ФЗ) в каждом договоре, заключаемом сторонами. Однако включение в договор соответствующих положений действующему законодательству противоречить не будет.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Шестакова Е.В. Договоры в электронной форме: правовые риски и судебная практика. - "Право Доступа", 2020;
- Вопрос: Возможно ли подписание сторонами договоров с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи путём обмена документами через электронную почту, а не через оператора электронного документооборота? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2020 г.);
- Подписание соглашения об ЭДО (Е.Е. Каравайкина, журнал "Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2020 г.);
- Вопрос: При переходе на электронный документооборот с контрагентами какие документы должны быть оформлены внутри организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2021 г.);
- Вопрос: Необходимость наличия соглашения между контрагентами при использовании электронной цифровой подписи (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2021 г.);
- Вопрос: Нужно ли подписывать какое-либо соглашение для обмена юридически значимыми документами через ЭДО или достаточно принять приглашение в системе ЭДО (типа Диадок)? Нужно ли в договоры включать формулировку про ЭДО или достаточно закона про ЭЦП? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила

Ответ прошел контроль качества

30 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.