ООО и ИП являются субъектами малого бизнеса, ведут торговую деятельность через расчетный счет, через онлайн-кассу и POS-терминалы. Есть наличные расчеты по бухгалтерской кассе: подотчетные, выдача авансов/отпускных и иногда выплаты поставщикам наличными денежными средствами. Должно ли быть что-то указано в учетной политике по кассовым операциям, помимо перечня первичных документов по кассе?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Учетная политика может содержать правила работы с наличностью, которые устанавливаются организацией или ИП на собственное усмотрение. Регламентировать порядок работы с наличностью могут отличные от учетной политики локальные распорядительные документы, например приказы руководителя, должностные инструкции, иные положения (при условии их непротиворечия действующему законодательству).

Обоснование позиции:
Ведение кассовых операций должно осуществляться в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Большинство правил и ситуаций, возникающих при осуществлении кассовых операций, регламентированы данным нормативным актом, смотрите подборку материалов: Энциклопедия решений. Кассовые операции, ККТ.
Требования соблюдать положения Указания 3210-У не ставятся в зависимость от того, содержатся данные положения в учетной политике организации или нет.
В частности, согласно Указанию 3210-У для отражения кассовых операций должны применяться унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88, соответственно, прописывать данные формы в учетной политике не обязательно.
Некоторые специалисты считают, что порядок ведения кассовых операций, в том числе кассовой книги, следует закрепить в учетной политике организации с учетом специфики ее деятельности в случае, если данный порядок не установлен Указанием 3210-У (смотрите ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").
В частности, те положения, которые оставлены на усмотрение организации или индивидуального предпринимателя:
- порядок определения расчетного периода, за который учитывается объем поступлений наличных денег, а также периода времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег для расчета лимит остатка наличных денег;
- поскольку индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать, данное решение также может найти отражение в учетной политике;
- порядок хранения кассовых документов;
- срок представления авансовых отчетов, а также срок проверки и утверждения авансовых отчетов;
- срок выдачи наличных денег для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат (не должен превышать пять рабочих дней согласно п. 6.5).
Также поскольку согласно п. 7 мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, соответственно, данные положения также могут быть отражены в учетной политике.
При этом наличие в приказе об учетной политике особого порядка не освобождает организации от административной ответственности в случае нарушения порядка ведения кассовых операций (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.11.2009 N А33-441/2009).
Например, невнесение в кассовую книгу записей о полученных денежных средствах в день их поступления (несвоевременное внесение) является неоприходованием денежных средств в кассу и влечет административное наказание (постановление Девятого ААС от 29.06.2020 N 09АП-27053/20, Пятнадцатого ААС от 20.10.2015 N 15АП-16679), подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. Учет выручки ККТ при передаче в кассу организации. А в постановлении ВС РФ от 03.03.2015 по делу N 308-АД14-6114 сказано, что ежедневная инкассация непосредственно в банк не освобождает от обязанности оприходования в кассовую книгу поступивших наличных денежных средств. Поскольку действующим законодательством юридическое лицо не наделено правом самостоятельно изменять, определять порядок ведения (оформления) кассовых операций, ссылка заявителя на учетную политику, утвержденную приказом общества, несостоятельна. ПБУ 1/2008 не освобождает юридических лиц от обязанности соблюдать кассовую дисциплину.
Еще один случай, когда учетная политика может потребоваться. В кассовой книге (форма N КО-4) учет кассовых операций должен вестись и в валюте РФ, и в иностранных валютах. В свое время ЦБ РФ рекомендовал вести учет кассовых операций с иностранной валютой в отдельной кассовой книге (смотрите п. 6 письма ЦБ РФ "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования", опубликованного в "Вестнике Банка России" от 16.05.2001, N 31). Однако поскольку данный вопрос не урегулирован нормативными актами, организация вправе утвердить правила документооборота валютных кассовых операций в учетной политике (смотрите Энциклопедию решений. Учет поступления иностранной валюты в кассу с валютного счета).
Если у организации есть обособленные подразделения, то такие ОП передают в головную организацию копию листа кассовой книги. Порядок передачи, включая сроки, устанавливается самим юридическим лицом с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (абзац 7 подп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У). Обязанность передавать копию листа ежедневно отменена с 1 июня 2014 г. Зафиксировать порядок передачи можно в специальном документе - приказе, или включить его в учетную политику организации. Каких-либо требований к этому порядку Указание N 3210-У не содержит (смотрите Энциклопедию решений. Кассовая книга в обособленном подразделении; Вопрос: Каков порядок оформления кассовых операций при наличии центральной кассы и ККТ, установленной в другом месте, из которой денежные средства передаются еженедельно в центральную кассу? Каким образом вести кассовую книгу и оформлять передачу денежных средств из обособленного подразделения в центральную кассу? Нужно ли установленный порядок утверждать в учетной политике организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2018 г.)).
Кроме того, ФНС России упоминает учетную политику в связи с применением ККТ: в случаях, прямо не предусмотренных действующим законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники, применение ККТ осуществляется исходя из идентичности отражения операций в контрольно-кассовой технике и в регистрах бухгалтерского учета организации с учетом действующей учетной политики (письма ФНС России от 03.09.2020 N АБ-4-20/14236@, от 05.02.2020 N АБ-4-20/1824@).
В заключение отметим, что устанавливать порядок работы с наличностью могут отличные от учетной политики локальные распорядительные документы, например приказы руководителя, должностные инструкции, иные положения (при условии их непротиворечия действующему законодательству).
Данный порядок должен быть доведен до сведения сотрудников организации, имеющих отношение к наличности. В частности, если работодатель должным образом довел до кассира информацию о его обязанностях, ответственность за нарушения, допущенные кассиром, будет нести лично он, а работодателю нельзя будет вменить совершение действий (бездействие), приведших к правонарушению.

Рекомендуем также ознакомится с материалами:
- интернет-семинар "Онлайн - кассы и операции с денежной наличностью в 2022 г.: новые нормы, практика, контроль". Смирнова Т.С;
- Примерная форма должностной инструкции бухгалтера-кассира (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Андреева Людмила

Ответ прошел контроль качества

10 июня 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.