Может ли автономное учреждение принять к возмещению расходы, понесенные работником в 2020 году, если авансовый отчет составлен в 2021 году?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если сотрудником приобретены ТМЦ или оплачены работы (услуги) в одном отчетном периоде, однако авансовый отчет составлен в следующем периоде, у учреждения есть все основания принять его к учету при соблюдении прочих условий, обусловленных нормативными документами. При этом утверждение в текущем отчетном периоде авансового отчета по расходам, осуществленным подотчетным лицом в отчетном периоде (прошлом году), может быть отражено в учете автономного учреждения в качестве операции по исправлению ошибки прошлых лет.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании:
- Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке и при условии его оформления в печатном виде;
- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.
Кроме того, документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:
- получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
- факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
Отметим, что действующими нормативными документами не установлен запрет на принятие к учету авансовых отчетов, подтверждающие документы которых датированы предыдущим периодом. По нашему мнению, это обусловлено тем, что до момента представления работником авансового отчета и его утверждения работодателем говорить о самих затратах учреждения преждевременно, поскольку чеки и иные документы, подтверждающие покупку ТМЦ или оказание услуги, без их предъявления работодателю свидетельствуют лишь о сумме расходов, понесенных самим работником. К расходам учреждения эти затраты можно будет отнести только после предоставления и утверждения авансового отчета и принятия решения о возмещении этих сумм.
Главным условием для принятия к учету авансового отчета является соблюдение всех норм действующего законодательства при осуществлении закупки, а сама операция должна отвечать принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Кроме того, средства должны быть израсходованы с согласия или ведома работодателя и в его интересах.
Таким образом, если сотрудником приобретены ТМЦ или оплачены работы (услуги) в одном отчетном периоде, однако авансовый отчет составлен в следующем периоде, у учреждения есть все основания принять его к учету при соблюдении прочих условий, обусловленных нормативными документами.
Расплачиваясь за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами, сотрудник действует от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени учреждения у него отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов сотруднику возможно только в случае последующего одобрения их работодателем - в рассматриваемой ситуации одобрением будет являться утверждение руководителем авансового отчета. Учитывая, что в соответствии с п. 2 ст. 183 ГК РФ при одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения, полагаем, что после утверждения руководителем авансового отчета закупка будет считаться осуществленной в отчетном периоде.
В соответствии с п. 16 Стандарта "Концептуальные основы..." при ведении бухгалтерского учета необходимо соблюдать принцип равномерности признания доходов и расходов и допущения временной определенности фактов хозяйственной жизни. Допущение временной определенности фактов хозяйственной жизни для целей бухучета означает, что объекты бухгалтерского учета признаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором имели место факты хозяйственной жизни, приведшие к возникновению и (или) изменению соответствующих активов, обязательств, доходов и (или) расходов, иных объектов бухгалтерского учета, вне зависимости от поступления или выбытия денежных средств (или их эквивалентов) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций.
По нашему мнению, утверждение в текущем отчетном периоде авансового отчета по расходам, осуществленным подотчетным лицом в отчетном периоде (прошлом году), может быть отражено в учете автономного учреждения в качестве операции по исправлению ошибки прошлых лет. Дело в том, что в соответствии с п. 5 Стандарта "События после отчетной даты" несвоевременное поступление после отчетной даты первичных учетных документов, оформляющих факты хозяйственной жизни, произошедшие в отчетном периоде, информация о которых подлежит отражению в бухгалтерском учете и (или) раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности в отчетном периоде, не является событием после отчетной даты. Такие операции подлежат отражению той датой, которая указана в документах в качестве даты совершения факта хозяйственной жизни. При этом если документы поступают за год, за который отчетность уже принята, то отражается исправление ошибки прошлых лет (смотрите п. 1.7 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.07.2018 N 02-06-07/55005).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

21 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.