Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В ст. 361 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указано, что регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) хранятся пять лет при условии проведения проверки (ревизии). Подлежат ли уничтожению документы по истечении срока хранения пять лет, если проверка по ним проведена не была совсем или была проведена частично в рамках указанных лет?

В ст. 361 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указано, что регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) хранятся пять лет при условии проведения проверки (ревизии).
Подлежат ли уничтожению документы по истечении срока хранения пять лет, если проверка по ним проведена не была совсем или была проведена частично в рамках указанных лет?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Уничтожение регистров бухгалтерского (бюджетного) учета по истечении пятилетнего срока (или большего срока, если это установлено профильной комиссией), по нашему мнению, возможно только в случае, если по ним были проведены проверки, например, органами внешнего (внутреннего) финансового контроля, налоговыми органами.
Если в течение установленного срока хранения документов соответствующих контрольных мероприятий не проводилось, то учреждением может быть принято решение о передаче таких документов на хранение в архив либо о дальнейшем их хранении в учреждении.
Данные организационные моменты необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Обоснование вывода:
Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем организации бюджетной сферы (ч. 1 ст. 7 Закона N 402-ФЗ, п. 14 Инструкции N 157н).
Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ).
До 18.02.2020 при определении сроков хранения конкретных видов документов организации бюджетной сферы руководствовались Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558). Так, согласно п. 361 Перечня N 558 срок хранения регистров бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) составлял пять лет при условии проведения проверки (ревизии).
Вместе с тем в настоящее время организации бюджетной сферы для определения сроков хранения документов руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень N 236). Однако срок хранения регистров бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) остался неизменным и также составляет пять лет при условии проведения проверки (п. 276 Перечня N 236).
Относительно характера соответствующих проверок (ревизий) пояснений в Приказе N 558 не дано. Кроме того, Минфин России неоднократно указывал, что не уполномочен давать пояснений относительно применения Приказа N 558, в частности, какие именно проверки (ревизии) подразумеваются (смотрите, к примеру, письма Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273, от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272). При этом финансовое ведомство регулярно ссылалось на этот документ, не давая дополнительных комментариев (письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-02-08/32313, от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598, от 06.09.2018 N 03-07-09/63731). В свою очередь, ни Минкультуры России в отношении Приказа N 558, ни Федеральное архивное агентство в отношении действующего Приказа N 236 в части применения указанной нормы также не давали соответствующих пояснений.
В таких обстоятельствах контролирующие органы в ходе проведения проверок могут потребовать доказательства того, что в отношении уничтоженных по истечении срока хранения регистров бухгалтерского учета были проведены проверки (смотрите, например, постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2016 N 05АП-11656/15). При этом обратите внимание, что уничтожение документов должно подтверждаться соответствующим актом или иным документом, предусмотренным локальным актом учреждения.
Таким образом, по нашему мнению, наиболее безопасным для учреждения будет решение об окончании хранения по истечении пятилетнего срока (либо большего срока, если это установлено профильной комиссией учреждения) тех регистров бухгалтерского учета, которые были объектом проверки, проводимой органами внешнего (внутреннего) финансового контроля, налоговыми органами. Если же в течение установленного срока хранения соответствующих контрольных мероприятий не проводилось, то может быть принято решение, к примеру, о передаче документов на хранение в архив либо о дальнейшем хранении документов в учреждении. Однако данные организационные моменты целесообразно урегулировать локальным актом учреждения.

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности (для бюджетной сферы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

15 февраля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.