Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Подотчетному лицу (сотруднику) автономного медицинского учреждения необходимо возместить денежные средства за материальные ценности, купленные за собственные наличные средства. Как правильно в бухгалтерском учете отразить данную хозяйственную ситуацию? Какие документы необходимо оформить?

Подотчетному лицу (сотруднику) автономного медицинского учреждения необходимо возместить денежные средства за материальные ценности, купленные за собственные наличные средства.
Как правильно в бухгалтерском учете отразить данную хозяйственную ситуацию? Какие документы необходимо оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В ситуациях, когда сотрудник автономного учреждения приобретает материальные ценности путем наличного расчета за счет собственных средств необходимо руководствоваться теми же нормами, как если бы денежные средства были выданы под отчет. В бухгалтерском учете учреждения расчеты с сотрудником в подобных случаях можно отражать как с применением счета 208 00, так и с использованием счета 302 00, в зависимости от того, какой вариант учета будет закреплен в учетной политике.

Обоснование вывода:
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Вместе с тем практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств.
Во избежание отказа в возмещении произведенных расходов, сотрудникам следует согласовывать суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств. Несогласованные расходы на нужды учреждения работодатель может не возместить (смотрите определения ВС Республики Башкортостан от 14.03.2019 по делу N 33-5422/2019, Московского горсуда от 12.02.2019 по делу N 33-5629/2019).
Таким образом, тот факт, что сотрудник автономного учреждения изначально оформил закупку материальных ценностей за счет собственных средств, не влияет на ситуацию иным образом. Это объясняется тем, что все расходы, осуществляемые сотрудниками для нужд учреждения, должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. Поэтому в данной ситуации при расчетах наличными необходимо руководствоваться теми же нормами, как если бы денежные средства были выданы под отчет.
Как уже было отмечено выше, положениями Инструкции N 157н прямо не предусмотрено отражение расчетов с сотрудниками на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" в случае, когда учреждение не выдавало денежные средства под отчет. Однако и применение счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" в подобных обстоятельствах нельзя считать абсолютно корректным. Строго говоря, даже если аванс не выдавался, чтобы компенсировать свои затраты, сотрудник все равно должен будет отчитаться по расходам, пусть даже и произведенным за счет собственных средств. На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00. В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, также не является нарушением (письмо Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406).
Согласно п. 7 стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" субъект учета формирует свою учетную политику исходя из специфики своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, автономное учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке, и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовому отчету (ф. 0504505), должны подтверждать:
- получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
- факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут предоставляться чеки и БСО магазинов розничной торговли, накладные на отпуск товаров, торгово-закупочные акты (при покупке материальных ценностей у физических лиц) и т.д. Именно на основании подобных документов для принятия активов к балансовому учету могут оформляться Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)*(1).
Исходя из того, что в автономном учреждении будет принято решение об отражении в таких ситуациях обязательств перед сотрудниками на счете 208 00, в бухгалтерском учете данные хозяйственные операции можно отразить следующими корреспонденциями счетов:
Дебет 0 105 ХХ 34Х Кредит 0 208 34 667*(2) - приняты к учету материальные запасы на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и подтверждающих документов;
Дебет 0 106 Х1 310 Кредит 0 208 31 667*(2) - сформирована первоначальная стоимость основного средства при приобретении через подотчетное лицо на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и подтверждающих документов;
Дебет 0 208 34 567 (0 208 31 567) Кредит 0 201 34 610 (0 201 11 610) (Увеличение забалансового счета 18, КВР 244, КОСГУ 34Х (310)) - выплачена из кассы (перечислена с лицевого счета на карту) сумма возмещения расходов сотрудника.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Ответ прошел контроль качества

17 июня 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Отчет по полученному авансу (для бюджетной сферы).
*(2) Если в 22, 23 разрядах номера счета учета здесь и далее указано "ХХ" или "Х", а также в 24-26 разрядах указано "ХХХ", то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, а также коды КОСГУ, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.