Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Возможен ли приём к бухгалтерскому учёту первичных документов, таких как счёт, акт выполненных работ, товарная накладная, в специализированной программе с применением электронной подписи (без предоставления на бумажном носителе) в бюджетном учреждении? Надо ли это закреплять в учетной политике учреждения?

Возможен ли приём к бухгалтерскому учёту первичных документов, таких как счёт, акт выполненных работ, товарная накладная, в специализированной программе с применением электронной подписи (без предоставления на бумажном носителе) в бюджетном учреждении? Надо ли это закреплять в учетной политике учреждения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учреждение может принимать к учету первичные электронные документы при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, а также заверены квалифицированной электронной подписью. Детальный порядок принятия к учету таких документов устанавливается в рамках формирования учетной политики.

Обоснование вывода:
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), п. 20 Стандарта "Концептуальные основы", все хозяйственные операции, осуществляемые организацией бюджетной сферы, должны оформляться на основании первичных учетных документов.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Перечень форм первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, и Методические указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. При этом формы первичных учетных документов, принимаемые к учету бюджетным учреждением, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (данное требование также "продублировано" в п. 25 Стандарта "Концептуальные основы...").
Вместе с тем, в соответствии с п.п. 13, 33 Стандарта "Концептуальные основы...", п. 11 Инструкции N 157н, при наличии технической возможности организация госсектора вправе осуществлять хранение на электронных носителях:
- первичных (сводных) учетных электронных документов;
- электронных учетных регистров;
- бухгалтерской (финансовой) отчетности.
При этом документы должны быть заверены квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ). Порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также порядок изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров устанавливается в рамках формирования учетной политики (Приложение N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н, письма Минфина России от 03.06.2014 N 02-07-05/26571, от 30.09.2013 N 02-06-10/40454).
Согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ по общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. В то же время федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами может быть установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, учреждение может принимать к учету первичные электронные документы при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, а также заверены квалифицированной электронной подписью. Детальный порядок принятия к учету таких документов устанавливается в рамках формирования учетной политики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

13 мая 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.