Как организовать учет бензина, заправляемого в канистры сверх объемов топливного бака автомобиля, хранение которого будет организовано в багажнике транспортного средства?

Какие необходимые действия нужно провести в бюджетном учреждении для правильного оформления заправки бензина в канистры для нужд учреждения? Ранее водители всегда заправляли ГСМ в бак автомобиля, теперь есть необходимость заправлять в канистры и возить его в багажнике, склада для хранения в учреждении нет.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Тот факт, что бензин заправлен не в бак автомобиля, а в канистру, не влияет на обязанность учреждения отразить его на балансе, так как он соответствует понятию "актив". В то же время необходимость дополнительного аналитического учета такого топлива, а также необходимость дополнения реквизитов путевого листа будет зависеть от планируемого порядка использования топлива. В целях снижения рисков выявления нарушений учреждению целесообразно закрепить соответствующие положения в рамках учетной политики (локальным актом учреждения).

Обоснование вывода:

В первую очередь отметим, что при подготовке ответа мы не рассматриваем правомерность выбранного способа обеспечения учреждения достаточным количеством горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ). Дело в том, что действующее законодательство не запрещает перевозить бензин в канистрах в багажнике автомобиля при соблюдении ряда условий. Однако указанный в вопросе подход может быть квалифицирован не как перевозка, а как хранение. Поэтому следует иметь в виду установленные требования к хранению ГСМ, в частности:

- Федеральные нормы и правила в области промышленной безопасности "Правила промышленной безопасности складов нефти и нефтепродуктов", утвержденные приказом Ростехнадзора от 15.12.2020 N 529;

- Правила по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта, утвержденные приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18 ноября 2020 г. N 814н);

- Межгосударственный стандарт ГОСТ 1510-2022 "Нефть и нефтепродукты. Маркировка, упаковка, транспортирование и хранение" (введен в действие приказом Росстандарта от 23.06.2022 N 518-ст);

- Свод правил СП 155.13130.2014 "Склады нефти и нефтепродуктов. Требования пожарной безопасности", утвержденный приказом МЧС России от 26.12.2013 N 837.

Мы не можем оценить, будут ли соблюдены соответствующие требования при хранении бензина в конкретных канистрах. Не исключено, что они будут нарушены.

Что касается организации учета бензина, заправляемого в канистры сверх объемов топливного бака автомобиля, то следует отметить следующее:

- нормативно не урегулирован порядок дополнительного учета ГСМ, заправленного в канистры;

- порядок учета ГСМ целесообразно закрепить в учетной политике или отдельным локальным актом учреждения*(1).

Согласно п. 36 Стандарта "Концептуальные основы" активом признается имущество, принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод. Тот факт, что бензин заправлен не в бак автомобиля, а в канистру, не влияет на обязанность учреждения отразить его на балансе, так как он соответствует понятию "актив".

Ранее в силу положений приказа Минфина России от 15.12.2010 N 173н форма путевого листа, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - постановление N 78), являлась первичным документом, обязательным для применения в бюджетном и бухгалтерском учете. В настоящее время (после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) и приказа N 61н) такие формы необязательны для применения и путевой лист не является первичным документом для списания ГСМ. Тем не менее нормы приказа N 390 и ст. 6 УАТ о сведениях, включаемых в путевые листы, остаются в силе, поэтому путевой лист по-прежнему является документом учета и контроля работы ТС и водителя. Учитывая изложенное, учреждение вправе самостоятельно разработать форму путевого листа или взять за основу формы, которые утверждены постановлением N 78. Но в любом из указанных случаев форма путевого листа, применяемая в учреждении, должна быть утверждена в составе учетной политики и содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 25 Стандарта "Концептуальные основы..." и приказом N 390*(2).

Отметим, что показания об остатке ГСМ в баке транспортного средства не указаны в числе обязательных сведений путевого листа. Поэтому, если форма путевого листа, используемая в учреждении, отражает информацию об остатках, поступлениях и выбытиях ГСМ, тогда в документ, которым утверждена форма путевого листа, можно внести соответствующие изменения и при необходимости расширить перечень реквизитов информацией о движении ГСМ в канистрах, используемых в автомобиле.

Также учреждению самостоятельно нужно определить необходимость дополнительного аналитического учета ГСМ, заправленных не в бак автомобиля, а в канистры. Полагаем, дополнительный аналитический учет такого ГСМ необходим в случае, если в деятельности учреждения могут возникнуть ситуации, при которых канистры с заправленным топливом будут перемещаться между автомобилями или использоваться в других целях. Если перемещение ГСМ между автомобилями не планируется и бензин из канистр автомобиля используется всегда только для пополнения топливного бака этого автомобиля, полагаем, дополнительный аналитический может быть избыточным. Это обусловлено тем, что дополнительный объем пространства, которое дают канистры, по сути, является объемом увеличения топливного бака, а не отдельным пространством, которое может быть перемещено.

Таким образом, в случае если учреждением сверх объема топливного бака дополнительно осуществляется заправка бензина в канистры, информация о заправленном таким образом топливе должна найти свое отражение в балансе. В то же время необходимость дополнительного аналитического учета такого топлива, а также необходимость дополнения реквизитов путевого листа будет зависеть от планируемого порядка использования топлива. В целях снижения рисков выявления нарушений учреждению целесообразно закрепить соответствующие положения в рамках учетной политики (локальным актом учреждения).

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:

- Внутренний контроль за расходованием ГСМ: на что обратить внимание.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Ответ прошел контроль качества

18 августа 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите, например, Медицинские организации. Примерная форма Учетной политики для целей бухгалтерского учета для бюджетных и автономных учреждений на 2026 год (подготовлено экспертами компании "Гарант").

*(2) Примерная форма путевого листа легкового автомобиля, разработанная с учетом изменений в приказ Министерства транспорта РФ от 28 сентября 2022 г. N 390, внесенных приказом Министерства транспорта РФ от 5 мая 2023 г. N 159 (применяется с 1 сентября 2023 г.).