Какие документы предприятие должно получить от самозанятого для учета в расходах?

Какие документы предприятие должно получить от самозанятого для учета в расходах? Достаточно ли счета и чека?

Хотя налоговое законодательство не содержит исчерпывающего перечня документов, помимо чека, для подтверждения расходов на практике рекомендуется иметь следующий пакет документов:

- гражданско-правовой договор. Письменная форма договора необходима в силу требований гражданского законодательства (ст. 161 ГК РФ). В договоре целесообразно зафиксировать статус исполнителя как плательщика НПД, его обязанность выдавать чеки, а также обязанность незамедлительно уведомлять заказчика в случае утраты этого статуса;

- акт выполненных работ (оказанных услуг). Акт является документом, подтверждающим факт исполнения обязательств, их объем, качество и период оказания. Налоговые органы часто рассматривают акт как необходимый документ для подтверждения реальности хозяйственной операции, особенно если оплата производится до или после фактического выполнения работ.

Счет на оплату является лишь документом, предлагающим условия сделки и содержащим реквизиты для перечисления средств. Он не подтверждает факт выполнения работ или оказания услуг. Для целей налогового учета расходов покупателя акт (или иной документ, подтверждающий факт исполнения) необходим, так как он отражает период или дату оказания услуги.

Смотрите материалы:

- Вопрос: Что является подтверждением произведенных расходов при расчетах с самозанятыми для юридических лиц или ИП, кроме чека, полученного от самозанятого? Некоторые источники утверждают, что это должен быть ГПД. Но сразу возникнет база для начисления НДФЛ и взносов? Есть ли официальные рекомендации по поводу необходимости иметь договор с самозанятым? Каким он должен быть? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.)

- Вопрос: Заключение договоров перевозки с самозанятыми: документальное подтверждение расходов, риски переквалификации договора в трудовой договор, последствия для организации-заказчика (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2025 г.);

- Вопрос: Какими документами подтвердить расходы заказчика на оказание услуг самозанятым, если есть чек и договор или есть только чек? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2025 г.)

В то же время документом, подтверждающим произведенные организацией-заказчиком затраты на оплату услуг, по сделке, исполняемой немедленно при заключении договора, является чек, выданный исполнителем - физическим лицом, применяющим специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход" с указанием ИНН организации-заказчика и наименования оказанных услуг.

Смотрите письмо Федеральной налоговой службы от 20 февраля 2019 г. N СД-4-3/2899@ "О применении налога на профессиональный доход".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подкопаев Михаил

Ответ прошел контроль качества

31 июля 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.