Реализация топлива и маркированных товаров с применением топливных карт

Организация осуществляет реализацию топлива юридическим лицам (далее - покупатель) посредством топливных карт на АЗС.
Процесс отпуска топлива выглядит следующим образом:
Покупатель перечисляет предоплату на расчетный счет организации в соответствии с условиями договора. После поступления средств покупатель получает топливные карты. Эти карты служат инструментом для учета объема отпущенного товара в денежном и натуральном выражении. Важно отметить, карта не является платежным средством.
Представитель покупателя (водитель) прибывает на АЗС и заправляет автомобиль, используя топливную карту. В момент заправки, при предъявлении топливной карты, организация выдает ему терминальный чек и чек ККТ. Эти чеки содержат информацию в том числе о количестве заправленного топлива и служат основанием подтверждения расходования подотчетных средств водителя по соответствующему путевому листу.
Согласно договору право собственности на товар переходит к покупателю в момент его отпуска.
По окончании отчетного месяца организация предоставляет покупателю сводный УПД, содержащий информацию об общем объеме отпущенного топлива, по цене, установленной договором.
В бухгалтерском учете организации реализация топлива отражается последним днем отчетного месяца (Дебет 62 Кредит 90) на основании УПД.
В течение отчетного месяца топливо, отпущенное по топливным картам, отражается бухгалтерскими проводками Дебет 90 Кредит 41 на основании сменных отчетов ККТ.
В дальнейшем организация планирует расширить ассортимент товаров, реализуемых по топливным картам, включив также маркированные товары (смазочные материалы, специальные автомобильные жидкости, бутилированную воду и прочее).
Обязан ли продавец топлива пробивать фискальные чеки ККТ в описанной ситуации? В какой момент и на основании какого документа организация должна передать в систему "Честный знак" данные о продаже маркированных товаров покупателю при их отпуске по топливным картам?

Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица-покупателя определенное количество товара. Подобный вывод содержится в постановлениях ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22.

Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.

Правила расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам, периодичность и порядок предоставления документов по отпущенным ГСМ устанавливается в договоре поставки.

1. В общем случае при получении топлива, отпущенного в счет аванса, оформленного топливной картой, чек должен оформляться (речь идет о расчете зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов) (п. 1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

Но в силу п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ такие расчеты между юрлицами и ИП не требуют оформления чеков ККТ (товар (топливо) фактически передается подотчетному лицу организации, которая перечислила предоплату).

Чек выдается, если продавцом достоверно не установлен статус покупателя (клиента) как представителя организации. В таком случае ККТ применяется продавцом в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем - физическим лицом (письма Минфина России от 05.08.2019 N 03-01-15/58816, от 11.09.2018 N 03-01-15/65047 и от 05.09.2018 N 03-01-15/63182 и пр., письмо УФНС России по г. Москве от 22.04.2021 N 17-23/2/059665@).

Но в данном случае если гражданин предъявляет для расчета топливную карту организации, то либо он идентифицируется как сотрудник этой организации, либо с топливной карты не списывается предоплата.

Поэтому кассовый чек организация не обязана оформлять на основании п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ (но в таком случае целесообразно оформлять какой-нибудь нефискальный документ, подтверждающий факт заправки топливом (для сотрудника)).

Смотрите Вопрос: Чек ККТ при приобретении бензина по топливным картам (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2023 г.).

2. Но оформление кассовых чеков как при расчетах с физлицами (т.е. без указания в реквизитах ИНН организации-покупателя), на основании которых маркированный товар выбывает из оборота автоматически, позволит сократить документооборот (смотрите ниже п. 2).

Запрета на не применение п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ нет (письмо ФНС России от 05.02.2020 N АБ-4-20/1824@).

Но в таком случае в чеке должны указываться реквизиты, предусмотренные п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ (наименование, ИНН покупателя).

Однако если эти реквизиты в чеке указать, то в случае наличия среди предмета расчетов маркированных товаров в ГИС МТ не будет отражен вывод этих товаров из оборота (подробнее смотрите в п. 3).

Так, на сайте "Честное сообщество" в материалах, посвященных выводу из оборота в розничных продажах, предупреждается, что в случае осуществления расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, при наличии в кассовом чеке реквизита ИНН покупателя (клиента) вывод товара из оборота не осуществляется. При заполнении данного реквизита происходит передача товара между участниками оборота.

Таким образом, создается патовая ситуация, когда:

1) Закон N 54-ФЗ позволяет при совершении расчета на зачет аванса с организацией или ИП оформить кассовый чек (не применять п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Но предусматривается, что такой чек должен содержать предусмотренные в п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ реквизиты: наименование, ИНН покупателя;

2) но при указании таких реквизитов в ГИС МТ не будут переданы сведения о выводе из оборота маркированных товаров, указанных в чеке. Независимо от того, что покупатель (организация или ИП) не является участником оборота этих товаров, т.к. приобретает их для собственных нужд.

А после оформления таких кассовых чеков и передачи товара "на баланс" покупателя, чей ИНН указан в чеке, вывести товар из оборота, как это требуют Правила маркировки (например, путем оформления УПД в электронной форме с выводом из оборота или оформления Уведомления о выводе из оборота в личном кабинете в системе "Честный знак") организация-продавец не сможет, ведь по данным ГИС МТ (сформированным на основании таких кассовых чеков) этот товар не будет числиться в ее собственности.

Таким образом, такой вариант оформления чеков ККТ в условиях, когда среди продаваемого по топливной карте товар может оказаться маркированный товар, не подходит.

Хотя этот вариант был бы самым корректным с точки зрения Закона N 54-ФЗ и оптимизации документооборота:

- товары выводятся из оборота в ГИС МТ автоматически, что позволяет избежать временных затрат на оформление УПД каждые три рабочих дня;

- сведения о расчетах через ККТ не расходятся с задекларированными данными о выручке, что позволяет избежать временных затрат на оформление пояснений для налогового органа о причинах расхождения (смотрите далее п. 4).

Полагаем, что если имеется техническая возможность настройки ККТ таким образом, чтобы коды идентификации товара выводились из оборота как при продаже конечному покупателю (не участнику оборота) при наличии в чеке реквизитов "покупатель (клиент)" (тег 1227) и "ИНН покупателя (клиента)" (тег 1228), то необходимо использовать этот вариант;

3) если в чеке не указывать реквизиты "покупатель (клиент)" (тег 1227) и "ИНН покупателя (клиента)" (тег 1228) (т.е. товар продать как при продаже в розницу, с указанием способа оплаты "зачет аванса"), то в ГИС МТ будут автоматически переданы сведения о выводе маркированного товара, указанного в предмете расчета чека.

По нашему мнению, если вариант два технически не может быть реализован, то это наиболее приемлемый вариант оформления передачи товара, предоплаченного организацией или ИП, сотрудникам покупателя:

- в ГИС МТ будут переданы сведения о выводе товара из оборота (как при продаже конечному покупателю);

- в УПД, которые оформляются раз в месяц на стоимость и количество товара, отгруженного в течение этого периода сотрудникам покупателя, не нужно указывать коды идентификации товара (т.к. он уже выведен из оборота при передаче товара сотрудникам организации и для целей Правил маркировки речь не идет об УПД как о документе, который фиксирует переход права собственности от продавца к покупателю).

При этом в договоре с организациями-покупателями и/или в правилах использования топливных карт (являющихся приложением к договору) желательно внести положение о том, что при совершении расчета топливной картой за товар, переданный сотрудникам покупателя, оформляется кассовый чек, например, в целях использования его сотрудниками организации-покупателя как подтверждающего документа и в целях передачи в ГИС МТ сведений о выводе товаров, подлежащих маркировке, из оборота.

Подробнее о проблеме передачи сведений в ГИС МТ об обороте товаров, выводе товара из оборота в ситуации оформления и УПД, и кассовых чеков смотрите в ответе на Вопрос: Продажа покупателю - участнику оборота товара, подлежащего обязательной маркировке при осуществлении с покупателем наличных расчетов с применением ККТ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2025 г.).

3. Правилами маркировки предусмотрено, что при передаче товара покупателю для собственных нужд (не для целей перепродажи) товар должен быть выведен из оборота в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня отгрузки (передачи или приемки) товаров, например, в порядке, предусмотренном п. 112 Правил маркировки средствами идентификации смазочных материалов и специальных автомобильных жидкостей в упаковке, утвержденных постановлением Правительства РФ от 30.11.2024 N 1683 (отметим, что аналогичный порядок вывода из оборота товаров, реализуемых покупателю - не участнику оборота, предусмотрен в Правилах маркировки прочих категорий товаров).

При этом товар выводится из оборота либо на основании электронного УПД (в котором указывается причина вывода из оборота для собственных нужд), либо на основании Уведомления о выводе из оборота, в котором указываются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт реализации (продажи), т.е. данные УПД (оформленного в бумажном формате, например).

То есть если формально следовать требованиям Правил маркировки, то при отпуске по предоплаченной топливной карте сотрудникам организации-покупателя товаров, в т.ч. маркированных, организации-продавцу как минимум необходимо раз в три дня формировать УПД (если среди приобретенных товаров попадется маркированный) для своевременной передачи сведений в ГИС МТ.

Либо, как указывалось выше, можно при передаче товаров сотрудникам покупателя формировать кассовые чеки, и тогда сведения о выводе товара из оборота будут переданы в ГИС МТ оператором фискальных данных без участия организации.

4. Что касается риска задвоения выручки (на основании УПД и фискальных документов), отметим следующее.

С одной стороны, исходя из п. 2 ст. 1 Закона N 54-ФЗ целью данного закона является (помимо обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей) обеспечение полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, в том числе в целях налогообложения.

В то же время для целей НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами "Налог на доходы физических лиц", "Налог на прибыль организаций" НК РФ (п. 1 ст. 41 НК РФ).

Для целей определения действительных налоговых обязательств доходом от реализации признаются выручка от реализации товаров (работ, услуг) как собственного производства, так и ранее приобретенных, выручка от реализации имущественных прав (п. 1 ст. 249 НК РФ).

Доходы определяются на основании первичных документов и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы, и документов налогового учета (абзац шестой п. 1 ст. 248 НК РФ).

В соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) передача (отгрузка) товаров покупателю должна быть оформлена первичным учетным документом, утвержденным для указанных целей руководителем (ч. 1 ст. 9, п. 8 ст. 3, ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ), который является подтверждением также и данных для налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Для целей бухгалтерского учета имеют значение факты хозяйственной жизни: реализация продукции, поступление денежных средств на счет и выполнение обязательств покупателя по оплате, которые оформляются первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ): накладной (УПД) и выпиской банка (в данном случае в кассовых чеках сумма расчетов наличными или безналичными будет равна 0 руб., т.к. указывается форма оплаты "Зачет аванса").

Формирование кассовой техникой в соответствии с п. 2 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ фискальных документов (отчетов об открытии смены, закрытии смены, кассовых чеков) не означает, что организация должна признавать всю выручку от реализации на основании этих фискальных документов.

Выручка признается в данном случае на основании договора с покупателями и ИП, которым товары отгружаются по топливным картам. ККТ применяется и кассовые чеки оформляются в целях учета расчетов.

В кассовых чеках отражается форма оплаты "зачет аванса", "расчеты, совершенные топливной картой", которая позволяет идентифицировать организацию или ИП, отражаются в учете как расчеты с этими покупателями (отражается отгрузка товара в счет ранее полученного аванса).

Оформление кассового чека при поступлении оплаты на расчетный счет не влечет необходимости двойного оприходования одной и той же денежной суммы, поступление которой оформлено двумя документами (УПД и кассового чека), т.к. кассовые чеки оформляются без указания реквизитов "покупатель (клиент)" (тег 1227) и "ИНН покупателя (клиента)" (тег 1228) в связи с необходимостью выполнения требований законодательства об обязательной маркировке товаров о выводе товара из оборота при передаче товара сотрудникам организации или ИП.

Отметим, что для ситуаций, когда при расчетах с контрагентами (организациями или ИП) оформлялся одновременно ПКО и кассовый чек, суды учитывали особенности оформления первичных учетных документов и указывали на правильность отражения в учете кассовой книги Z-отчета за минусом сумм, поступивших от организаций и ИП (подробнее смотрите в ответе на Вопрос: Продажа алкогольной продукции ИП-сельхозпроизводителем организациям, не имеющим лицензии, для использования для собственных нужд (например, выдача в качестве подарков сотрудникам) (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2023 г.)).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Каткова Ольга

Ответ прошел контроль качества

24 апреля 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.