Какие электронные первичные документы необходимо оформить при безвозмездном получении основных средств в случае, если Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) сформирован передающей стороной на бумажном носителе?

Какие электронные первичные документы необходимо оформить казенному учреждению при безвозмездном получении основных средств в случае, если Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) сформирован передающей стороной на бумажном носителе?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При безвозмездном поступлении объектов нефинансовых активов от организации бюджетной сферы, в случае если Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) сформирован передающей стороной на бумажном носителе, учреждение - принимающая сторона, перешедшая на электронный документооборот, оформляет электронный Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) в одностороннем порядке на основании документов передающей стороны. Передающей стороне направляется скан-копия утвержденного Акта о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448).

Обоснование вывода:

Электронный документооборот (ЭДО) - это обмен электронными документами между участниками электронного взаимодействия. Под внутренним ЭДО рассматривается обмен электронными документами, организованный при оформлении фактов хозяйственной жизни внутри организации бюджетной сферы. При этом, согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ, электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В соответствии с п. 6 приказа N 61н все учреждения бюджетной сферы с 1 января 2023 года должны были осуществить переход на электронный документооборот, за исключением некоторых унифицированных форм, обязательное применение которых предусмотрено с 1 января 2024 года и с 1 января 2025 года.

Так, с 1 января 2024 года всеми типами учреждений бюджетной сферы в обязательном порядке применяется форма электронного первичного учетного документа "Акт о приеме-передаче нефинансовых активов" (ф. 0510448) (п. 2 приказа N 100н).

Отметим, что положения приказа N 61н обязывают применять первичные учетные документы, утвержденные данным приказом, для отражения соответствующих фактов хозяйственной жизни непосредственно в виде электронного документа. В то же время п. 6 Приложения 5 к приказу N 61н предусмотрены ситуации, при которых данные первичные учетные документы могут быть сформированы на бумажном носителе, а именно:

- в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами РФ установлено требование о необходимости составления (хранения) регистров бухгалтерского учета исключительно на бумажном носителе;

- при отсутствии организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных регистров и электронных документов.

Порядок формирования Акта о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) (далее - Акт о приеме-передаче (ф. 0510448)) установлен пунктами 64.1-64.8 Приложения 5 к приказу N 61н (см. также письмо Минфина России от 01.04.2024 N 02-06-06/29423).

В зависимости от факта хозяйственной жизни Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) заполняется в двустороннем порядке - передающей и принимающей стороной или в одностороннем порядке - принимающей стороной.

При безвозмездном поступлении объектов нефинансовых активов от организации бюджетной сферы, в случае если у передающей стороны отсутствует техническая возможность формирования электронных первичных учетных документов или в соответствии с положениями нормативных правовых актов, предусмотрено формирование документов исключительно на бумажном носителе (например, для документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну), Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) оформляется принимающей стороной в одностороннем порядке на основании документов передающей стороны. В этом случае Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) формируется ответственным исполнителем комиссии по поступлению и выбытию активов в целях принятия к учету материальных ценностей.

Заполнение данных осуществляется в разделе 4 Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) в зависимости от наличия информации о принимаемых объектах нефинансовых активов с приложением документов, на основании которых формируется информация.

Так, данные об объектах нефинансовых активов в разделе 4 заполняются на основании Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) передающей стороны, сопроводительных документов (Инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0509215), Инвентарной карточки группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216)), которые в формате PDF прикрепляются к Акту о приеме-передаче (ф. 0510448) принимающей стороны. При этом разделы 1-3 Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) принимающей стороной не заполняются.

Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) подписывается принимающей стороной (членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии ЭЦП, руководителем учреждения (уполномоченным лицом) получателя с применением ЭЦП).

По результатам утверждения Акта о приеме-передаче (ф. 0510448), отражающего передачу объектов основных средств, в бухгалтерском учете принимающей стороны создается Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0509215) или Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216). При этом Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) не оформляется.

Скан-копия утвержденного принимающей стороной Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) направляется передающей стороне.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Солдатова Людмила

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
муниципальный советник 1 класса Селина Елена

30 мая 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.