Как исправить ошибку в электронном первичном документе? Можно ли подписать такой документ электронной подписью?

В 2024 году учреждение и контрагент посредством электронного документооборота подписали акт выполненных работ. Работы выполнены и оплачены в полном объеме, претензий нет. В 2025 году обнаружилась ошибка в сумме первичного учетного документа - акта выполненных работ, ранее подписанного учреждением и контрагентом. Контрагент отказывается подписывать скорректированный акт выполненных работ электронной подписью.
Можно ли акт выполненных работ от 2024 года подписать в электронном виде в 2025 году?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Исправленный контрагентом экземпляр Акта выполненных работ, составленный на замену Акта от 2024 года, должен быть подписан электронными подписями должностных лиц, составивших этот первичный учетный документ.

Обоснование вывода:

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее - Закон N 63-ФЗ). В соответствии со ст. 11 Закона N 63-ФЗ усиленная квалифицированная подпись подтверждает неизменность электронного документа. Следовательно, внести исправления (изменения) в электронный документ, подписанный электронной подписью, нельзя, поскольку это повлечет нарушение его целостности.

Изменить информацию, содержащуюся в электронном документе, можно путем создания корректирующего документа. Порядок внесения исправлений в электронные первичные учетные документы экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы, предусмотрен п. 20 ФСБУ 27/2021, утвержденным приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н. Аналогичный порядок предусмотрен Приложением N 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@ в части внесения исправлений в связи с обнаружением ошибок в форме УПД, а также ч. 14 ст. 94 Закона N 44-ФЗ.

Таким образом, изменения в электронный документ Акт выполненных работ, подписанный со стороны учреждения и контрагента в 2024 году, могут быть внесены путем составления нового исправленного экземпляра Акта выполненных работ. При этом новый (исправленный) первичный учетный документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ. Следовательно, исправленный контрагентом экземпляр Акта выполненных работ, составленный на замену Акта от 2024 года, должен быть подписан электронными подписями должностных лиц, составивших этот первичный учетный документ. Это прямо предусмотрено ФСБУ 27/2021, устанавливающим требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы, и не может рассматриваться в качестве нарушения.

Наличие исправленных первичных документов для контрагента, так же как и для организации бюджетной сферы, является важным фактом хозяйственной деятельности как в целях бухгалтерского учета, так и налогообложения, поскольку является подтверждением объема и стоимости выполненных работ. В случае получения учреждением первичного учетного документа, в котором присутствует ошибка, ошибку и дату ее обнаружения необходимо документально зафиксировать в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения, и направить соответствующий письменный запрос контрагенту на предоставление исправленного документа.

К сведению:

Для организаций бюджетной сферы порядок внесения исправлений в унифицированные электронные документы, утвержденные Приказами N 52н и N 61н, не регламентирован. Такой порядок учреждению необходимо разработать самостоятельно и закрепить в графике и правилах документооборота. При разработке указанного порядка считаем возможным ориентироваться на практику внесения исправлений, регламентированную в том числе ФСБУ 27/2021 и письмом ФНС России от 17.10.2014 N ММВ-20-15/86@.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Внесение исправлений в первичные учетные документы (для бюджетной сферы) (раздел "Как вносить исправления в электронную "первичку").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Ответ прошел контроль качества

7 апреля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.