Какими документами нужно оформить выдачу средств индивидуальной защиты сотрудникам бюджетного учреждения?

Какими документами нужно оформить выдачу средств индивидуальной защиты (СИЗ) сотрудникам бюджетного учреждения? Кроме Личной карточки учета выдачи СИЗ, нужно ли оформлять журналы учета выдачи СИЗ, ведомость выдачи СИЗ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Передача средств индивидуальной защиты в личное пользование сотрудникам бюджетного учреждения оформляется Актом приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434). Для учета средств индивидуальной защиты, выдаваемых в личное пользование сотрудникам для исполнения возложенных на них служебных (должностных) обязанностей, применяется Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097).

Выдача работникам и сдача ими средств индивидуальной защиты дополнительно фиксируются записью в Личной карточке учета выдачи СИЗ. Законодательство не содержит требований о формировании журнала учета выдачи СИЗ или ведомости выдачи СИЗ.

Обоснование вывода:

На основании ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, в том числе спецодеждой и средствами индивидуальной защиты (далее - СИЗ).

В соответствии с п. 385 Инструкции N 157н имущество, выдаваемое учреждением в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в целях обеспечения контроля за ее сохранностью, целевым использованием и движением учитывается на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". Учет ведется в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости (п. 386 Инструкции N 157н).

В свою очередь, согласно действующему законодательству первичные (сводные) учетные документы и регистры бухгалтерского учета принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным в соответствии с бюджетным законодательством РФ (пп. 25, 28 Стандарта "Концептуальные основы", п. 11 Инструкции N 157н, ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 10 Федерального закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ). На сегодняшний день организациями бюджетной сферы должны использоваться унифицированные формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, которые утверждены приказом N 52н и приказом N 61н. Также обязательные к применению формы могут быть установлены нормативными актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.

Так, приказом N 61н для оформления приема-передачи имущества в личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей предусмотрена отдельная форма первичного учетного документа - Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434) (далее - Акт (ф. 0510434)).

Таким образом, Акт (ф. 0510434) оформляется в ситуации, если передача нефинансовых активов (в том числе СИЗ) осуществляется на длительный срок или в постоянное пользование с отражением на забалансовом счете 27.

Кроме того, на основании данного документа выдача имущества в постоянное личное пользование работникам (сотрудникам) и его возврат фиксируются в Карточке учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097) (далее - Карточка (ф. 0509097)). Карточка (ф. 0509097) открывается на каждого сотрудника, которого положено обеспечить имуществом, выдаваемым в постоянное личное пользование.

При этом обратим внимание, что выдача работникам и сдача ими СИЗ дополнительно фиксируются записью в Личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к Правилам обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 29.10.2021 N 766н (далее - Правила N 766н). Требования Правил N 766н распространяются на работодателей - юридических и физических лиц независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п. 2 Правил N 766н). Личная карточка учета выдачи СИЗ не является первичным учетным документом или регистром бухгалтерского учета. Приказ N 61н и Правила N 766н регулируют отношения в разных сферах, не подменяя и не отменяя требований друг друга. Поэтому учреждения не освобождены от обязанности ведения и Карточки (ф. 0509097), и Личной карточки учета выдачи СИЗ. Учет в Карточке (ф. 0509097) необходим для ведения бухгалтерского учета. Информация в Карточке (ф. 0509097) должна соответствовать информации, отраженной в Личной карточке учета выдачи СИЗ.

В заключение отметим, что законодательство не содержит требований о формировании журнала учета выдачи СИЗ или ведомости выдачи СИЗ. Соответственно, ведение таких документов является необязательным, если иное не закреплено локальным нормативным актом учреждения.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Счет 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" (для бюджетной сферы);

- Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Четина Ирина

Ответ прошел контроль качества

14 марта 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.