Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Российская компания на ОСНО в качестве покупателя товаров и услуг получает от поставщиков (исполнителей) электронные универсальные передаточные документы (УПД). Доставка товаров осуществляется самовывозом. После перехода на электронный документооборот выяснилось, что многие поставщики в УПД не заполняют строку 10 "Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал" в части Ф.И.О. и должности. При этом строка 13 заполнена. Существуют ли налоговые риски по налогу на прибыль и НДС (вычет) при незаполнении строки 10 УПД (Ф.И.О., должность)?

Российская компания на ОСНО в качестве покупателя товаров и услуг получает от поставщиков (исполнителей) электронные универсальные передаточные документы (УПД). Доставка товаров осуществляется самовывозом. После перехода на электронный документооборот выяснилось, что многие поставщики в УПД не заполняют строку 10 "Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал" в части Ф.И.О. и должности. При этом строка 13 заполнена.
Существуют ли налоговые риски по налогу на прибыль и НДС (вычет) при незаполнении строки 10 УПД (Ф.И.О., должность)?

 

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В анализируемой ситуации мы не видим препятствий для принятия компанией к учету УПД, заполненного в указанном в вопросе порядке, как для подтверждения права на налоговый вычет "входного" НДС, так и в целях налогообложения прибыли.

Обоснование вывода:
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные учетные документы также служат информацией для определения налоговой базы в налоговом учете и подтверждением понесенных организацией затрат (ст. 313 НК РФ, письма Минфина России от 25.08.2017 N 03-03-06/1/54769, от 27.06.2017 N 03-03-06/3/40299, от 20.01.2017 N 03-03-06/1/2523, от 26.08.2016 N 03-03-06/1/50059). Отсутствие таких документов либо их неверное оформление влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Форма универсального передаточного документа (УПД), предложенная к применению хозяйствующим субъектам в письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ (далее - Письмо ФНС), является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг и имущественных прав), который одновременно соответствует требованиям ст. 169 НК РФ и общим требованиям к первичным учетным документам, установленным в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2013 N 03-07-15/41644).
При использовании УПД в качестве первичного документа (статус документа "1" или "2"), используемого в том числе и для подтверждения затрат в целях налогообложения, необходимо наличие обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (Приложение 4 к Письму ФНС).
Из п. 6 и п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ следует, что обязательным реквизитом первичного учетного документа являются наименование должностей, а также подписи и инициалы (иные реквизиты):
- лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления,
или
- лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события.
Это означает, что в качестве обязательного реквизита первичного учетного документа допускается наличие только должности и подписи лица, ответственного за оформление свершившегося события, без указания наименования должности и подписи лица, совершившего сделку, операцию.
В Приложении 4 к Письму ФНС раскрывается, где в УПД можно найти значение обязательного показателя первичного учетного документа, установленного п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Выполнение требования о наличии наименования должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность ее оформления, обеспечивается указанием данных в строке 10 УПД. В свою очередь, выполнение требования о наличии наименования должностей лиц, ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность оформления свершившегося события, обеспечивается указанием соответствующих данных в строке 13 УПД.
Таким образом, при наличии указания в строке 13 УПД наименования должностей лиц, ответственных (согласно соответствующим распорядительным документам) за правильность оформления свершившегося события, выполняется требование о наличии в первичном документе обязательного реквизита, предусмотренного п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Выполнение же требования о наличии подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события, с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ), обеспечивается указанием подписи продавца в строке 10, если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки,) или в строке 13, если физическое лицо, указанное в строке 10, не является ответственным за правильность оформления операции (сделки) (а при отсутствии подписей в строке 10 или 13 - подпись в строке "Ф.И.О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур", если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов).
Таким образом, при наличии подписи в строке 13 (или в строке, в которой указывается Ф.И.О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов), выполняется требование о наличии в первичном документе обязательного реквизита, предусмотренного п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в Приложении 3 к Письму ФНС. В частности, по строке 10 УПД может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Тут же говорится, что данный показатель является уточняющим обстоятельства осуществления операции (сделки).
Так, например, если товар отгружается непосредственно со склада продавца работником организации-продавца, то есть продавец не уполномочивает какое-либо лицо передать товар от его имени (например, не уполномочивает хранителя, экспедитора, перевозчика), уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки) показатель (строка 10) может не заполняться. По сути, этот показатель несет дополнительную информацию (при наличии).
Отметим, что отсутствие подписей в строках 10 или 13 допускается и в случае наличия подписи в строке "Ф.И.О. руководителя организации или иного лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур", если это же лицо одновременно уполномочено и на оформление первичных документов (Приложение 3 к Письму ФНС).
Следовательно, показатель по строке 10 УПД (в т.ч. Ф.И.О. и должность), уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки), может не заполняться как при отгрузке товаров, так и при оказании услуг.
Согласно Приложению 3 к Письму ФНС по строке 13 УПД указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
Из этого также следует, что для соблюдения положений п. 6 и п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ в отдельной ситуации достаточно, если в УПД заполненным будет значение показателя по строке 13, в котором должны быть указаны должность, подпись, фамилия и инициалы должностного лица, ответственного со стороны продавца (исполнителя) за правильность оформления свершившегося события.
Как мы поняли из вопроса, в анализируемой ситуации между контрагентами заключено соглашение об электронном документообороте.
УПД в электронной форме (применяемый по взаимному согласию сторон сделки) создается по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (далее - Приказ N ММВ-7-15/820@).
Согласно п. 2 Приказа N ММВ-7-15/820@ в случае, если счет-фактура, составленный в электронном формате, включает в себя также данные первичного документа об отгрузке (оказании услуг), при формировании такого электронного документа указывается функция "СЧФДОП". При этом файл обмена подписывается лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур, и лицом, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего экономического субъекта.
В сертификате ключа проверки электронной подписи (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ), выданном юридическому лицу, в том числе указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Это может быть как директор, так и иное лицо, уполномоченное доверенностью. Ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено. При этом лицо, подписывающее электронный УПД по сертификату ключа проверки электронной подписи, автоматически указывается в качестве ответственного за оформление свершившегося события в соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
В случае, если физическое лицо со стороны отправителя электронного УПД с функцией "СЧФДОП" наделено соответствующими правами и обязанностями и одновременно ответственно как за передачу товаров (услуг), так и за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, проставление двух электронно-цифровых подписей при соответствующей настройке электронной программы будет автоматически выполняться как однократное подписание УПД со стороны этого ответственного лица.
Таким образом, если в электронном УПД отсутствуют данные в строке 10, то можно сделать вывод о том, что лицо, ответственное за передачу товаров (услуг) со стороны поставщика (исполнителя), проставляющее первую электронно-цифровую подпись, и лицо, ответственное за отражение фактов хозяйственной деятельности, проставляющее вторую электронно-цифровую подпись, совпадают.
Иными словами, если в электронном УПД отсутствуют данные в строке 10, то подписант со стороны продавца (исполнителя) ответственен как за передачу товаров (услуг), так и за правильное оформление сделки, операции со своей стороны.
Таким образом, в анализируемой ситуации мы не видим препятствий для принятия компанией к учету УПД, заполненного в указанном в вопросе порядке, как для подтверждения права на налоговый вычет "входного" НДС, так и в целях налогового учета.

К сведению:
Отметим, что ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обусловливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогам (письмо Минфина России от 04.02.2015 N 03-03-10/4547).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли;
- Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли;
- Энциклопедия решений. Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;
- Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения;
- Вопрос: ООО является поставщиком товаров в адрес АО. АО имеет претензии в отношении подписи по строке 10 "Товар передал" универсального передаточного документа (далее - УПД), считая, что документ оформлен ненадлежащим образом. В УПД в строке 10 "Товар передал" ООО свою подпись не ставит, так как там указано лицо, фактически передающее товар, но не являющееся ответственным за правильность оформления операции (сделки). Подписи ответственных лиц, отвечающих за правильность оформления операции, проставлены в строке 13 УПД. Является ли оформление УПД правильным? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2016 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ААС Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

26 октября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.