Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность ООО на УСН "доходы". Как в бухгалтерском учете правильно оформить и учесть расходы на бензин в случае поездки генерального директора в заграничную командировку на собственном автомобиле? Облагаются ли НДФЛ компенсации расходов на бензин?

ООО на УСН "доходы".
Как в бухгалтерском учете правильно оформить и учесть расходы на бензин в случае поездки генерального директора в заграничную командировку на собственном автомобиле? Облагаются ли НДФЛ компенсации расходов на бензин?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете выраженные в иностранной валюте расходы, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ, по общему правилу пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты, устанавливаемому ЦБ РФ, к рублю на дату утверждения авансового отчета.
Кроме авансового отчета, документальным подтверждением расходов на ГСМ и их производственной направленности в рассматриваемом случае могут служить приказ о направлении генерального директора в командировку на личном автомобиле; копия ПТС и свидетельства о регистрации; локальный акт или соглашение сторон, устанавливающие размеры и порядок выплаты компенсации; служебная записка командированного работника с приложением подтверждающих документов (чеков ГСМ, путевого (маршрутного) листа и др.)
Сумма возмещения работнику расходов на проезд (в частности, стоимость бензина) к месту командирования и обратно, произведенных с разрешения или с ведома работодателя, не облагается НДФЛ в полном объеме в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих производственную направленность поездки и фактически осуществленные работником расходы.

Обоснование вывода:

Документальное оформление и бухгалтерский учет

Порядок направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется нормами ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).
Нормы ТК РФ и Положение N 749 не содержат ограничений для организации и работников в выборе вида транспорта для поездки в командировку.
Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя (абзац второй п. 3 Положения N 749). Такое решение может быть оформлено в виде приказа (в т.ч. с использованием унифицированной формы N Т-9) либо любого другого документа, разработанного организацией самостоятельно.
Возможность компенсации расходов на бензин, понесенных сотрудником в случае командировки на личном транспорте, может быть установлена внутренним документом организации (например, приказом на командировку, отдельным распоряжением работодателя). При этом должны быть определены порядок и размеры возмещения таких расходов.
В соответствии с абзацем вторым п. 7 Положения N 749 в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
По мнению Минфина России, в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте, учитывая, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования личного транспорта могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. При этом служебная записка (без приложения соответствующих подтверждающих документов) не является оправдательным документом (письма Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28292, от 24.04.2015 N 03-03-06/1/23680).
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов. Расходы по проезду работника к месту командировки и обратно подтверждаются проездными документами (п. 26 Положения N 749). Документом, подтверждающим фактический расход бензина при командировке сотрудника на личном транспорте, является путевой лист или иной аналогичный документ, разработанный организацией. Стоимость приобретенного бензина должна быть подтверждена чеками и иными документами АЗС.
Учитывая изложенное, оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, кроме авансового отчета, могут являться любые документы, подтверждающие факт использования личного автотранспорта в служебной поездке, в частности приказ о направлении работника в командировку на личном автомобиле; копия ПТС и свидетельства о регистрации; локальный акт и (или) соглашение сторон, устанавливающие размеры и порядок выплаты компенсации; служебная записка командированного работника с приложением чеков ГСМ, счетов, квитанций, путевого (маршрутного) листа и др.; иные документы, подтверждающие использование личного автомобиля для проезда к месту командирования и обратно.
При использовании личного автомобиля в служебных целях отношения сотрудника с организацией могут быть оформлены одним из следующих способов:
- выплата компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (ст. 188 ТК РФ);
- аренда автомобиля (ст.ст. 632, 642 ГК РФ);
- безвозмездное использование автомобиля (ст. 689 ГК РФ).
В рассматриваемой ситуации организация не заключала с работником договор аренды автомобиля и договор безвозмездного использования автомобиля. В связи с этим полагаем, что в данном случае возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте (стоимости ГСМ) и, соответственно, признание данных расходов в бухгалтерском учете возможны посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля и возмещения расходов, связанных с его использованием в служебных целях. Таким образом, стороны трудового договора вправе установить любой разумный размер компенсации или определить порядок ее расчета в соглашении сторон трудового договора, выраженном в письменной форме.
При этом, по нашему мнению, в соглашении сторон или в локальном нормативном акте организация может предусмотреть, что сумма компенсации включает в себя расходы на ГСМ или что расходы на ГСМ при поездке в командировку возмещаются работнику отдельно.
Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (в частности возмещение расходов на бензин) включается в целях бухгалтерского учета в расходы по обычным видам деятельности (п.п. 5, 7, 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Ограничения по сумме, применяемые при признании затрат на выплату компенсации за использование автомобиля в налоговом учете, в бухгалтерском учете отсутствуют и расходы признаются в фактических размерах.
ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (далее - ПБУ 3/2006) устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации об активах и обязательствах, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежащих оплате в рублях, организациями, являющимися юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений).
Согласно п. 5 ПБУ 3/2006 пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБ РФ.
Для целей бухгалтерского учета указанный пересчет в рубли производится по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте. Даты совершения отдельных операций в иностранной валюте для целей бухгалтерского учета приведены в приложении к ПБУ 3/2006 (п. 6 ПБУ 3/2006).
Так, согласно приложению к ПБУ 3/2006 для такой операции в иностранной валюте, как расходы, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ, датой совершения операции в иностранной валюте считается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, выраженные в иностранной валюте расходы, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ, по общему правилу в целях бухгалтерского учета пересчитываются в рубли по курсу иностранной валюты к рублю на дату утверждения авансового отчета (частные варианты смотрите в рекомендованных к ознакомлению материалах).

НДФЛ

В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ (если иное не предусмотрено п. 1 ст. 217 НК РФ, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку).
Статьей 164 ТК РФ определено, что компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Ни положения ТК РФ, ни ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Соответственно, компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля для поездки в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных целей (смотрите также письма Минфина России от 28.09.2011 N 03-04-06/6-241, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742).
Поскольку положения главы 23 НК РФ не содержат норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Как было отмечено ранее, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.
Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в связи с этим расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сумма возмещения работнику расходов на проезд (в частности, стоимости бензина) к месту командирования и обратно, произведенных с разрешения или с ведома работодателя, не облагается НДФЛ в полном объеме в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих производственную направленность поездки и фактически осуществленные работником расходы.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
- Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно;
- Энциклопедия решений. НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника;
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Вопрос: В организации установлена норма суточных для загранкомандировок в долларах США. Выплата аванса на командировку осуществляется в рублях. Какой курс ЦБ РФ организация должна применить при отражении в бухгалтерском учете расходов по загранкомандировке: на дату выплаты аванса или на дату утверждения авансового отчета? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2015 г.)
- Вопрос: Организация применяет общую систему налогообложения. Сотруднику при направлении в зарубежную командировку на банковскую карту были перечислены подотчетные средства в рублях. Каков порядок бухгалтерского и налогового учета при расчетах банковской картой за границей? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.)
- Вопрос: Зарубежная служебная командировка у сотрудника начинается 12.11.2018. Во время командировки 14.11.2018 он оплатил счет за проживание в отеле наличными средствами. Перед командировкой ему не были перечислены авансовые денежные средства, оплата произведена собственными средствами. 16.11.2018 ему были перечислены организацией на зарплатную банковскую карту денежные средства в полном объеме на командировочные расходы. Командировка закончилась 22.11.2018. После возвращения сотрудник к авансовому отчету не приложил документы по обмену валютных средств. По какому курсу производить пересчет в рубли стоимость оплаты в валюте отеля 14.11.2018? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2018 г.)
- Вопрос: Организация применяет общую систему налогообложения. Работнику при направлении в зарубежную командировку аванс в рублях был перечислен на банковскую карту. По возвращении из командировки работник представил в бухгалтерию с авансовым отчетом документы, подтверждающие расходы на проживание и проезд в иностранной валюте. Документов, подтверждающих курс обмена валюты, представлено не было. По какому курсу валюты должна быть определена сумма командировочных расходов в рублях в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2016 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Ассоциации "Содружество" Иванкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

11 марта 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.