Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Работнику были выданы денежные средства под отчет. Работник не предоставил отчет об использовании данных средств. Он согласен на то, что эту сумму засчитают в доход и начислят НДФЛ. Срок, на который были выданы денежные средства в подотчет, еще не истек, тем не менее принято решение освободить подотчетное лицо от обязательства по возврату этих средств. Удержание задолженности из заработной платы не планируется. Каков порядок оформления данной ситуации? Какие бухгалтерские проводки следует оформить?

Работнику были выданы денежные средства под отчет. Работник не предоставил отчет об использовании данных средств. Он согласен на то, что эту сумму засчитают в доход и начислят НДФЛ. Срок, на который были выданы денежные средства в подотчет, еще не истек, тем не менее принято решение освободить подотчетное лицо от обязательства по возврату этих средств. Удержание задолженности из заработной платы не планируется.
Каков порядок оформления данной ситуации? Какие бухгалтерские проводки следует оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
На практике решение о прощении долга сотруднику (в том числе подотчетному лицу), оформляется соответствующим распорядительным документом (например, приказом руководителя). Данный документ, в свою очередь, служит основанием для заключения с сотрудником соглашения (двусторонняя сделка) о прощении долга, либо направления ему уведомления о прощении долга (односторонняя сделка). Документальным основанием для отражения в бухгалтерском учете факта прощения долга подотчетному лицу может стать соответствующая справка бухгалтера.
Сумму прощенного подотчетному лицу долга в данном случае следует отнести непосредственно в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Далее списываемая в результате прощения долга задолженность учитывается в составе прочих расходов организации по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Обоснование вывода:
Согласно ст. 407 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично по основаниям, предусмотренным ГК РФ, другими законами, иными правовыми актами или договором. Одним из способов прекращения обязательства, при котором обязательство прекращается освобождением должника от лежащих на нем обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора, является прощение долга (ст. 415 ГК РФ).
При этом обязательство считается прекращенным с момента получения должником уведомления кредитора о прощении долга, если должник в разумный срок не направит кредитору возражений против прощения долга (п. 2 ст. 415 ГК РФ).
На практике решение о прощении долга сотруднику (в том числе подотчетному лицу), оформляется соответствующим распорядительным документом (например, приказом руководителя). Данный документ, в свою очередь, служит основанием для заключения с сотрудником соглашения (двусторонняя сделка) о прощении долга, либо направлении ему уведомления о прощении долга (односторонняя сделка). Но в любом случае в соглашении (договоре) или в уведомлении, направляемом должнику, целесообразно четко указывать, какой долг прощается, основания его возникновения, сумму прощаемого долга. С примерами таких документов можно ознакомиться в материалах: Прекращение обязательств прощением долга (А. Климов, "Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2014 г.); Как действовать, если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным суммам (Л.А. Масленникова, журнал "Упрощенка", N 7, июль 2015 г.).
Основанием для отражения тех или иных фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете служат первичные документы (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)). В целях применения Закона N 402-ФЗ первичным документом может служить любой документ, содержащий реквизиты, установленные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письмо ФНС России от 09.06.2011 N ЕД-4-3/9163@). Документальным основанием для отражения в учете факта прощения долга подотчетному лицу может стать соответствующая справка бухгалтера.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция к Плану счетов) счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
В рассматриваемом случае срок возврата подотчетных сумм, выданных сотруднику, еще не наступил. Между тем работодателем принято решение об освобождении подотчетного лица от обязательства по возврату вверенных ему денежных средств. При таких обстоятельствах, на наш взгляд, нет оснований для отнесения невозвращенных работником подотчетных сумм на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По нашему мнению, в данном случае сумму прощенного долга следует отнести непосредственно в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Далее списываемая в результате прощения долга задолженность учитывается в составе прочих расходов организации (п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации") по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы". В учете делаются записи:
Дебет 73 Кредит 71
- принято решение о прощении долга подотчетному лицу;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 73
- списана сумма прощенной задолженности.
Что касается НДФЛ, то при прощении долга бывшее подотчетное лицо освобождается от обязанности по возврату вверенных ему средств и у него возникает экономическая выгода и, соответственно, доход, облагаемый НДФЛ, в размере суммы прощенной задолженности. Такой доход подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке с применением в отношении дохода физического лица - резидента РФ налоговой ставки 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).
Организации, производящие выплаты физическим лицам, признаются налоговыми агентами, в обязанности которых входят исчисление, удержание и перечисление НДФЛ в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ). Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Соответственно, при ближайшей выплате дохода сотруднику (например, при выплате ему заработной платы) необходимо удержать НДФЛ с суммы прощенной задолженности (Дебет 70 Кредит 68 "Расчеты по НДФЛ" - начислен НДФЛ на сумму прощенного долга) и уплатить его в бюджет. Если НДФЛ в течение налогового периода удержать невозможно в связи с отсутствием или недостаточностью выплачиваемых работнику доходов, организации нужно будет в установленном порядке сообщить об этом в налоговый орган не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
По поводу страховых взносов отметим, что в силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права)*(1). Поэтому денежные средства в размере прощенного долга, квалифицированные как дарение (ст. 572 ГК РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 N 104), не являются объектом обложения страховыми взносами. Здесь обращаем внимание, что, на наш взгляд, такой вывод однозначно справедлив только в том случае, если на момент прощения долга срок возврата подотчетных сумм еще не наступил*(2).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
- Энциклопедия решений. Прощение долга.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

11 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Энциклопедия решений. Выплаты, не относящиеся к объекту обложения страховыми взносами; Энциклопедия решений. Выплаты, которые не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами.
*(2) Энциклопедия решений. Страховые взносы с невозвращенных подотчетных сумм.