Новости и аналитика Новости Как хранить электронную "первичку"?
Популярно

Как хранить электронную "первичку"?

Как хранить электронную "первичку"?
© Gladkov / Фотобанк Фотодженика

Согласно Стандарту "Концептуальные основы..." при наличии технической возможности учреждения вправе хранить первичные электронные документы и регистры на электронных носителях при условии соблюдения требований закона об использовании электронной подписи. Аналогичные положения содержатся и в Приказах № 52н и № 61н, которыми утверждены унифицированные формы электронных первичных документов и регистров (Письмо Минфина России от 27 мая 2022 г. № 02-07-10/50875).

Акцентируем внимание, что речь идет именно об электронных первичных документах – тех, что подписаны квалифицированной электронной подписью, либо, в определенных случаях, простой электронной подписью. Документы, сформированные в бухгалтерской программе, не являются электронными. Это всего лишь бланки, заполнение которых позволяет сформировать бухгалтерскую проводку по соответствующей операции. Чтобы соответствовать статусу первичного документа / регистра, форма должна содержать обязательные реквизиты, одним из которых является подпись лица, ответственного за оформление документа. Это либо собственноручная подпись на "бумажном" документе, либо ЭП – на электронном. Напомним также, что скан-копия первичного документа, составленного в бумажной форме, тоже не является электронным документом.

Нужно ли отражать в учетной политике факт перехода на электронный документооборот с контрагентами? Ответ на этот и другие практические вопросы – в "Базе знаний службы Правового консалтинга" в системе ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Получить доступ

Условия хранения электронных документов закреплен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, Приказа Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 организации хранения, комплектования, учета и использования документов. Так, обязательными условиями хранения электронных документов являются:

  1. Наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов: один – основной, другой – рабочий. Хранить их нужно на разных физических устройствах (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные подобные носители);
  2. Наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля;
  3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

С учетом этих требований учреждение должно самостоятельно определить порядок хранения электронных первичных документов и регистров бухгалтерского учета и закрепить его в учетной политике.

Читать ГАРАНТ.РУ в и

Документы по теме:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Читайте также:

За не переданные региональным министерством в межведомственный центр бухгалтерского обслуживания первичные документы наказали министра

За непереданные региональным министерством в межведомственный центр бухгалтерского обслуживания первичные документы наказали министра

При этом штраф был заменен предупреждением, поскольку нарушение было допущено впервые и не привело к причинению вреда или ущербу.

Два дня – это много? Бухгалтер не сдал вовремя баланс и заплатил 10 тыс. руб.

Два дня – это много? Бухгалтер не сдал вовремя баланс и заплатил 10 тыс. руб.

Она просила суд в виду малозначительности правонарушения освободить ее от административной ответственности и ограничиться устным замечанием, но нарушение малозначительным признано не было.

Подготовлены указания по распределению бюджетных ассигнований на 2023 год

Подготовлены указания по распределению бюджетных ассигнований на 2023 год

Также Министерство дало рекомендации по составлению реестров расходных обязательств главных распорядителей средств федерального бюджета.

Получили ЛБО по целевой программе? Не забудьте скорректировать бюджетную смету!

Получили ЛБО по целевой программе? Не забудьте скорректировать бюджетную смету!

В рассмотренном судом споре главный бухгалтер администрации муниципального района была признана виновной в совершении административного правонарушения и подвергнута административному штрафу в размере 10 тыс. руб.