Бухгалтерские документы следует хранить не менее 5 лет после года, в котором они последний раз использовались для составления отчетности

В рассмотренном примере у контрагента компании проводится налоговая проверка. В ходе ее налоговый орган решил истребовать документы, касающиеся деятельности данной организации, у связанных с ним лиц (п. 1 ст. 93.1 Налогового кодекса). В запросе налоговиков требовалось представить карточки счетов, регистры бухучета, договоры, накладные, акты, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, таможенные декларации, документы, касающиеся импорта, а также деловую переписку. Документы должны были датироваться временным периодом с 1 января 2011 года по 31 декабря 2015 года. В этой связи, компания решила уточнить, обязана ли она в настоящий момент хранить вышеперечисленные документы за 2011 год? Имеет ли право налоговый орган истребовать данные документы?

Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ разъяснили, что налоговый орган имеет право истребовать документы в установленном порядке (ст. 93.1 НК РФ), если не истекли нормативные сроки их хранения. Причем, перечень истребуемых документов, касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, законодателем не ограничен. Согласно официальным разъяснениям, к таким документам относятся любые документы, содержащие необходимую для целей налогового контроля информацию, касающуюся деятельности проверяемого налогоплательщика, а также информацию относительно конкретной сделки (письмо Минфина России от 30 сентября 2014 г. № ЕД-4-2/19869, письмо Минфина России от 9 октября 2012 г. № 03-02-07/1-246, письмо ФНС России от 24 августа 2015 г. № АС-4-2/14873). На отсутствие законодательных ограничений в перечне документов, которые могут быть запрошены у контрагентов налогоплательщика и у иных лиц, располагающих информацией о налогоплательщике, указывают и судьи (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 29 ноября 2012 г. № 08АП-8080/12).

Кроме того, законодательно не установлено ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (письмо Минфина России от 23 ноября 2009 г. № 03-02-07/1-519).

В то же время, лицо, получившее требование о представлении документов, может не исполнять его, если оно не располагает данными документами. Но об этом надо уведомить налоговый орган в течение пяти дней со дня получения запроса (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Эксперты пояснили, что в случае отказа лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки ему будет выписан штраф (ст. 126 НК РФ). Сумма штрафа может составить от 200 руб. до 10 тыс. руб.

В то же время, действия налогоплательщика, связанные с нарушением порядка и сроков хранения документации, не входят в состав налогового правонарушения, ответственность за совершение которого установлена п. 1 ст. 129.1 НК РФ (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 13 февраля 2009 г. № 02АП-234/2009). Таким образом, если организация не имеет намерения вступать в спор с налоговыми органами, ей следует предоставить имеющиеся у нее документы либо их копии. Если же документы отсутствуют, следует сообщить об этом с указанием причины. Например, запрашиваемый документ отсутствует по причине неполучения его от контрагента или истечения срока хранения.

Эксперты также уточнили, что сроки хранения первичных документов по-разному регулируются в бухгалтерском и налоговом законодательстве. Так, НК РФ возлагает на налогоплательщика обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Вместе с тем, по правилам ведения бухучета, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет после отчетного года. Отчетным в данном случае признается год, в котором при составлении отчетности были востребованы первичные документы (ч. 1-2 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Добавим, что существуют документы, подлежащие хранению по нормативам, отличным от установленным в НК РФ и законе о бухучете. Например, годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится постоянно (п. 351 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения). Налоговые декларации (расчеты) юрлиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам хранятся пять лет (п. 392 Перечня). При этом те же документы при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты должны храниться 75 лет (п. 395 Перечня). Налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ (форма № 1-НДФЛ), а также сведения о доходах физлиц хранятся пять лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня).