Новости и аналитика Горячие документы / Мониторинг законодательства Региональные Севастополь Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 6 сентября 2021 г. N 97 "О создании Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя"

Обзор документа

18 сентября 2021

gerb

Департамент управления делами Губернатора и Правительства Севастополя


Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 6 сентября 2021 г. N 97 "О создании Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя"

Приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 6 сентября 2021 г. N 97
"О создании Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя"


В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом города Севастополя от 29.05.2015 N 150-ЗС "Об архивном деле в городе Севастополе", руководствуясь Примерным положением об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 N 63, с целью организации работы Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя приказываю:

1. Создать Экспертно-проверочную комиссию Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

2. Утвердить:

2.1. Положение об Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (приложение N 1).

2.2. Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (приложение N 2).

3. Признать утратившим силу приказ Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя от 19.01.2021 N 3 "О создании Экспертно-проверочной комиссии Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя".

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.


Директор Департамента

М.В. Чигарев


Приложение N 1
Утверждено
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 6 сентября 2021 г. N 97


Положение
об Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя


I. Общие положения


1. Экспертно-проверочная комиссия (далее - ЭПК, комиссия) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент) создается в целях рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов.

2. ЭПК является постоянно действующим совещательным органом, создается приказом Департамента. Функции, права и организация работы ЭПК определяются положением, разработанным на основании Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 13.06.2018 N 63. Положение об ЭПК утверждается приказом Департамента.

Решения ЭПК оформляются протоколом и вступают в силу после его утверждения.

3. Персональный состав ЭПК утверждается распоряжением Департамента.

В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь, заместитель секретаря и члены комиссии из числа государственных гражданских служащих, замещающих должности в Департаменте и его структурном подразделении - Управлении архивным делом в городе Севастополе (далее - Управление), работников Государственного казённого учреждения "Архив города Севастополя" (далее - ГКУ "Архив города Севастополя"). При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты исполнительных органов государственной власти города Севастополя, иных государственных органов города Севастополя, органов местного самоуправления в городе Севастополе, предприятий, учреждений и организаций, общественных объединений города Севастополя (далее - организации), по согласованию с руководителями данных организаций.

4. Для рассмотрения вопросов, связанных с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, определяется суженный состав ЭПК.

Персональный суженный состав ЭПК утверждается распоряжением Департамента.

В состав ЭПК в суженном составе входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа государственных гражданских служащих Департамента, в том числе его структурных подразделений: Управления архивным делом в городе Севастополе,

Управления защиты государственной тайны и мобилизационной работы, работников ГКУ "Архив города Севастополя". При необходимости в состав комиссии могут входить специалисты организаций, по согласованию с руководителями данных организаций.

5. ЭПК осуществляет свою работу во взаимодействии с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее - ЦЭК, ЭК) организаций, выступающих источниками комплектования ГКУ "Архив города Севастополя" (далее - источники комплектования), а также Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее - ЦЭПК при Росархиве).

6. В своей работе ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными и иными правовыми актами Федерального архивного агентства (далее - Росархив) или принятыми по его представлению иными федеральными органами исполнительной власти, указаниями и разъяснениями Росархива, решениями ЦЭПК при Росархиве, нормативными правовыми актами города Севастополя, настоящим Положением и другими нормативными актами, регламентирующими ведение делопроизводства и архивного дела.

В части касающейся рассмотрения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, кроме вышеуказанных документов ЭПК руководствуется нормативными правовыми актами в сфере защиты государственной тайны и ведения секретного делопроизводства.

7. ЭПК имеет две круглые печати N 1 и N 2 со своим наименованием и наименованием Департамента, гербовый бланк.


II. Функции ЭПК


8. ЭПК осуществляет следующие функции:

8.1. Рассматривает и принимает решения об утверждении:

а) описей дел, документов постоянного хранения, в том числе описей дел, документов постоянного хранения, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;

б) перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) оценочных описей, составленных ГКУ "Архив города Севастополя" на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

г) описей копий архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя" на правах подлинников;

д) описей особо ценных дел, документов;

е) перечней особо ценных дел, документов;

ж) переработанных описей дел, документов;

з) описей дел, документов, созданных ГКУ "Архив города Севастополя" в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

и) актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя", не подлежащих хранению.

8.2. ЭПК рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) списков источников комплектования, изменений и дополнений к ним, в том числе списков источников комплектования, в процессе деятельности которых создаются документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

б) списков граждан, выступающих источниками комплектования ГКУ "Архив города Севастополя", изменений и дополнений к ним;

в) описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных ГКУ "Архив города Севастополя" по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в ГКУ "Архив города Севастополя" в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

г) описей дел по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования;

д) типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел источников комплектования; номенклатур совершенно секретных и секретных дел и журналов; индивидуальных номенклатур организаций города Севастополя, не являющихся источниками комплектования;

е) положений об экспертной комиссии организации;

ж) актов об утрате документов в источниках комплектования;

з) актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в ГКУ "Архив города Севастополя";

и) актов описания архивных документов в ГКУ "Архив города Севастополя";

к) актов переработки описей в ГКУ "Архив города Севастополя";

л) проектов методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности, подготовленных Управлением или ГКУ "Архив города Севастополя";

м) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

8.3. ЭПК рассматривает:

а) предложения о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации с последующим представлением их на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве;

б) сдаточные описи на документы личного происхождения и выносит решение о приеме или отказе в приеме указанных документов;

в) предложения источников комплектования о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

г) положения об архиве организаций, инструкции и иные документы, разработанные организациями, определяющие порядок ведения делопроизводства и архивного дела и выносит решение о направлении представленных документов в Департамент о согласовании/возвращении на доработку;

д) иные вопросы, возникающие в ходе проведения работы по экспертизе ценности документов.

8.4. При рассмотрении документов, созданных до дня вступления в силу Федерального конституционного закона от 21 марта 2014 года N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" (далее - Федеральный конституционный закон от 21.03.2014 N 6-ФКЗ), отнесенных в соответствии с положениями Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ к собственности города Севастополя, применяются правила работы архивов, действовавшие на территории Севастополя на момент вступления в силу Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ.


III. Права ЭПК


9. ЭПК имеет право:

а) давать рекомендации в пределах своей компетенции ГКУ "Архив города Севастополя", источникам комплектования, организациям города Севастополя, не являющимся источниками комплектования, по вопросам экспертизы ценности документов;

б) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов ГКУ "Архив города Севастополя", представителей источников комплектования, научных и иных организаций;

в) приглашать на заседание ЭПК представителей организаций, представивших документы для рассмотрения ЭПК;

г) не принимать к рассмотрению документы, представленные с нарушением требований, в том числе отсутствием необходимого комплекта экземпляров и необходимых приложений. Перечень документов, представляемых на рассмотрение ЭПК, с указанием количества экземпляров и необходимых приложений указан в Приложении N 2 к Регламенту работы ЭПК;

д) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, а также в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.


IV. Организация работы ЭПК


10. Заседание ЭПК и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председательствующий на ЭПК.

12. Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

13. Право решающего голоса имеют только члены ЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

14. Приглашенные представители организаций, представивших документы на рассмотрение ЭПК, в ходе заседания вправе давать пояснения по вопросам, связанным с рассмотрением представленных ими документов.

15. Решения ЭПК, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения заинтересованных организаций.

16. Ведение делопроизводства ЭПК/суженного состава ЭПК возлагается на соответствующих секретарей комиссии.

17. Порядок работы ЭПК определяется регламентом, утвержденным приказом Департамента.


Приложение N 2
Утвержден
приказом
Департамента управления
делами Губернатора и
Правительства Севастополя
от 6 сентября 2021 г. N 97


Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя


Настоящий Регламент разработан с целью организации работы Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК, комиссия) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), осуществляющей свою деятельность на основании Положения об ЭПК Департамента, утвержденного приказом Департамента (далее - Положение об ЭПК).

ЭПК на своих заседаниях рассматривает вопросы, круг которых определен Положением об ЭПК.


I. Функции членов ЭПК


1.1. В состав комиссии входят председатель, заместитель председателя, секретарь, заместитель секретаря и члены ЭПК.

1.1.1. Председатель ЭПК:

- возглавляет комиссию, осуществляет руководство деятельностью комиссии и организует ее работу в соответствии с Положением об ЭПК и настоящим Регламентом;

- согласовывает план-график работы комиссии и назначает заседания комиссии;

- назначает ответственных специалистов из числа членов ЭПК для рассмотрения представленных на ЭПК документов;

- председательствует на заседаниях ЭПК, подписывает протоколы заседаний комиссии.

1.1.2. Заместитель председателя ЭПК:

- выполняет поручения председателя ЭПК;

- при отсутствии председателя ЭПК исполняет его обязанности.

1.1.3. Секретарь ЭПК:

- осуществляет организацию и техническое обеспечение деятельности комиссии;

- осуществляет ежегодно разработку проекта плана-графика работы комиссии; готовит проект отчета о работе комиссии;

- ведет делопроизводство комиссии, отвечает за учет и сохранность документов комиссии;

- осуществляет подготовку заседания комиссии и оповещает членов комиссии и лиц, приглашенных на заседание, не позднее чем за два рабочих дня до проведения заседания о повестке дня заседания, времени и месте заседания комиссии;

- осуществляет прием и учет документов и материалов, поступающих на рассмотрение комиссии, передаёт на рассмотрение председателю комиссии;

- ведет и подписывает протоколы заседания комиссии, осуществляет учет решений, принятых комиссией;

- осуществляет мониторинг выполнения принятых комиссией решений;

- выполняет поручения председателя ЭПК, его заместителя, осуществляет иные полномочия, отнесенные к его компетенции.

В случае отсутствия секретаря суженного состава ЭПК председатель комиссии поручает исполнять его функции одному из членов суженного состава ЭПК.

1.1.4. Заместитель секретаря:

- исполняет обязанности секретаря ЭПК в его отсутствие.

1.1.5. Члены ЭПК:

- готовят заключения на документы, предоставленные на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя по форме, приведённой в Приложении N 1 к настоящему Регламенту;

- при подготовке заключения на документы и материалы, составленные по итогам упорядочения документов при необходимости осуществляют выборочный осмотр дел (документов), включенных в представленные к рассмотрению ЭПК документы. Итоги осмотра член ЭПК отмечает в заключении;

- участвуют в рассмотрении вопросов повестки дня заседания и принятии решения комиссии;

- выполняют поручения председателя ЭПК, его заместителя.

1.2. В суженный состав комиссии входят председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК, функции которых соответствуют функциям, установленным пунктами 1.1.1 - 1.1.3, 1.1.5 настоящего Регламента.

Члены суженного состава комиссии должны иметь форму допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, соответствующую грифу ограничения доступа рассматриваемых на заседании ЭПК документов.


II. Планирование работы ЭПК


2.1. ЭПК организует свою работу в соответствии с планом-графиком работы комиссии. При формировании плана-графика устанавливаются даты проведения заседаний ЭПК и сроки подачи документов на рассмотрение комиссии.

2.2. Годовой план-график работы ЭПК рассматривается на заседании ЭПК, и утверждаются директором Департамента.

2.3. Суженный состав ЭПК осуществляет работу в случае поступления документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.


III. Рассмотрение документов, поступивших на ЭПК


3.1. Адрес для предоставления документов на рассмотрение ЭПК: 299059, г. Севастополь, пр. Героев Сталинграда, 64. Контактный тел.: (8692) 42-05-66. График работы: понедельник - четверг: 9-00 - 18-00; пятница: 9-00 - 16-45; перерыв на обед: 13-00 - 13-45; суббота и воскресенье - выходные дни.

Предоставление документов на рассмотрение суженного состава ЭПК осуществляется в порядке и с соблюдением требований, установленных для документов, составляющих государственную тайну.

3.2. Документы, поступающие на рассмотрение ЭПК, должны быть оформлены на бумажных носителях в соответствии с нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства и архивного дела, в том числе на поступающих документах должны быть заполнены все необходимые реквизиты.

Документы должны быть представлены в установленном количестве экземпляров, дополнены необходимыми приложениями.

Перечень документов, представляемых на рассмотрение ЭПК с указанием количества экземпляров и необходимых приложений определен в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.3. Ответственность за качество предоставляемых на рассмотрение ЭПК документов возлагается на организацию, представившую документы, исполнителей, осуществляющих подготовку представленных документов, центральную экспертную комиссию (экспертную комиссию) (далее - ЦЭК (ЭК)), рассмотревшую представленные документы.

3.4. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК с нарушением требований, указанных в пункте 3.2 настоящего Регламента, а также документы, представленные в электронном виде, подлежат возврату без учета и рассмотрения на заседании ЭПК.

3.5. Секретарь комиссии проверяет комплектность представленных документов, соответствие условиям их оформления, указанным в пункте 3.2 настоящего Регламента, учитывает поступившие документы и передает на рассмотрение председателю комиссии.

3.6. Председатель рассматривает поступившие документы, дает указания по их дальнейшему рассмотрению, назначает ответственного (ых) специалиста (ов) из числа членов ЭПК (далее - ответственный специалист).

3.7. Ответственный специалист изучает представленные на рассмотрение ЭПК документы, при необходимости осуществляет осмотр дел, включенных в описи (в случае рассмотрения документов, подготовленных по итогам упорядочения архивных дел), составляет заключение, в котором указывает соответствие или несоответствие представленных документов нормативным правовым актам, устанавливающим обязательные требования в сфере делопроизводства и архивного дела, предлагает проект решения ЭПК. В случае осуществления осмотра архивных дел, включенных в представленные для рассмотрения ЭПК документы, итоги осмотра отмечает в заключении.

3.8. Ответственность за качество рассмотрения представленных документов и обоснованность проекта решения возлагается на ответственного специалиста.

3.9. Заключение передается секретарю ЭПК не позднее чем за три рабочих дня до проведения заседания, на котором запланировано рассмотрение вопроса.

3.10. На основании представленных ответственными специалистами заключений секретарь ЭПК формирует повестку дня заседания, представляет на рассмотрение председателю комиссии.


IV. Проведение заседаний ЭПК и составление протокола


4.1. Ответственный специалист кратко докладывает информацию о составе представленных документов, их соответствии требованиям нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования в сфере делопроизводства и архивного дела, предлагает проект решения остальным членам комиссии.

В случае отсутствия на заседании ответственного специалиста секретарь комиссии зачитывает подготовленное ответственным специалистом заключение с проектом решения.

4.2. В случае присутствия на заседании исполнителей и/или представителей организации, направившей документы, ответственный специалист, рассматривающий документы, и члены комиссии вправе запросить пояснения по представленным документам.

4.3. В ходе рассмотрения документов члены комиссии вносят свои предложения и замечания, которые фиксирует ответственный специалист и секретарь комиссии.

4.4. После обсуждения вопроса проходит голосование по обсуждаемому вопросу.

4.5. По результатам голосования членов ЭПК по представленным документам могут быть приняты решения:

- об утверждении/согласовании документов (перечень вопросов, по которым ЭПК могут быть приняты решения об утверждении или согласовании, указан в пунктах 8.1, 8.2 Положения об ЭПК);

- об утверждении/согласовании документов при условии устранения замечаний;

- о возвращении документов на доработку;

- о принятии к сведению документов;

- о рассмотрении документов и направлении в Департамент с рекомендацией о согласовании/отказе в согласовании.

4.6. В случае вынесения решения ЭПК об утверждении/согласовании документов, секретарь комиссии, после утверждения протокола ЭПК, заполняет грифы утверждения/согласования документов с проставлением печати комиссии и направляет документы в представившую их организацию.

4.7. В случае вынесения решения ЭПК об утверждении/согласовании документов при условии устранения замечаний, ответственный специалист любым доступным способом (в том числе в телефонном режиме, при помощи электронной почты и др.) передает замечания и предложения членов ЭПК организации, представившей документы на рассмотрение.

Организация, представившая документы, вправе в течение пяти рабочих дней внести изменения в документы с учетом замечаний и предложений, указанных членами ЭПК.

В случае, если организация в течение пяти рабочих дней внесла необходимые изменения, ответственный специалист после проверки внесенных изменений, составляет служебную записку председателю ЭПК об устранении замечаний.

Секретарь комиссии после получения служебной записки ответственного специалиста с резолюцией председателя ЭПК после утверждения протокола ЭПК оформляет грифы утверждения/согласования на представленных документах с проставлением печати комиссии и направляет документы в представившую их организацию.

В случае, если в течение пяти рабочих дней необходимые изменения не внесены, ответственный специалист составляет служебную записку председателю ЭПК об отсутствии изменений с предложением о возвращении представленных документов на доработку.

В журнал учета решений ЭПК секретарем комиссии вносится решение о возвращении документов на доработку. В организацию направляется письмо о возвращении представленных документов на доработку.

4.8. В случае принятия решения о возвращении документов на доработку в организацию направляется письмо с уведомлением о возвращении представленных документов на доработку.

4.9. В случае, если представленные документы не предполагают утверждения/согласования ЭПК, документы принимаются к сведению. В организацию, направившую документы, направляется письмо, содержащее информацию о принятом решении.

4.10. После рассмотрения документов и принятия решения о направлении документов в Департамент с рекомендацией о согласовании/возвращении на доработку, секретарь ЭПК подготавливает проект письма Департамента о принятом решении.

4.11. Организация, представившая документы на рассмотрение ЭПК, вправе запросить выписку из протокола ЭПК в части касающейся рассмотрения представленных ею документов.

4.12. Секретарь в течение семи рабочих дней составляет протокол заседания ЭПК на основании заключений ответственных специалистов и записей, сделанных непосредственно во время заседания. Протокол заседания ЭПК должен содержать все существенные сведения выступающих на заседании комиссии.

Датой протокола является дата заседания ЭПК. Протоколу ЭПК присваивается номер в соответствии с валовой нумерацией протоколов ЭПК в течение календарного года.

Протоколам заседания суженного состава ЭПК также присваиваются валовые номера в течение года. К номеру протокола заседания суженного состава комиссии добавляется индекс "-с".

4.13. На протоколах заседаний суженного состава ЭПК проставляется номер экземпляра, ограничительная пометка "Для служебного пользования". Если в протоколе содержатся сведения, составляющие государственную тайну, то проставляются реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений.

4.14. Протокол заседания подписывается секретарем и председателем ЭПК. Протокол суженного заседания ЭПК подписывается секретарём, членами комиссии и председателем.

После подписания протокол представляется на утверждение директору Департамента.

4.15. Принятые решения ЭПК учитываются секретарем в журнале учета решений ЭПК.

4.16. Выписка из протокола ЭПК составляется по основаниям, указанным в пункте 4.11 настоящего Регламента и оформляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов в сфере делопроизводства.

Секретарь заверяет выписку личной подписью, печатью ЭПК, проставляет дату составления выписки.


V. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК


5.1. Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решений ЭПК (в случаи необходимости осуществления контроля) определяются в тексте решений.

5.2. Председатель ЭПК осуществляет контроль за соблюдением настоящего Регламента, организацией работы ЭПК и деятельностью секретаря комиссии.

5.3. Секретарь комиссии организует учет и оперативный контроль за соблюдением сроков, предусмотренных настоящим Регламентом и исполнением решений, принятых на заседании комиссии.

5.4. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется на основании служебной записки, представленной ответственным специалистом.

5.5. Контроль за деятельностью комиссии осуществляет директор Департамента.

5.6. Решения ЭПК могут быть обжалованы в порядке, предусмотренном действующим законодательством.


Приложение N 1
к Регламенту работы
Экспертно-проверочной комиссии
Департамента управления делами
Губернатора и Правительства Севастополя

                           Заключение
                на документы, предоставленные на
           рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии
           Департамента управления делами Губернатора
                   и Правительства Севастополя

Наименование организации _________________________________________
__________________________________________________________________
Описание представленных документов:

N
п/п

Вид документа (наименование при наличии)

Годы

Количество соответствующих единиц описания (пунктов, ед. хр., ед., учета и др.)






Документы рассмотрены экспертной комиссией_________________________
                                         (наименование организации,
___________________________________________________________________
    центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией)
                 которой рассмотрены документы)
протокол заседания от ______________N __________________
Заключение_________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Проект решения ____________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Заключение подготовил
________________________         _________   ______________________
(должность специалиста)           подпись      Расшифровка подписи
"__" _____________ 20__ г.
___________________________________________________________________
              Отметка о рассмотрении документов ЭПК
                   (заполняется секретарем ЭПК)

Протокол заседания ЭПК Департамента управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от ___________ N _______ п._________
    (дата и N протокола заседания ЭПК, на котором рассмотрены
                  представленные документы)

Приложение N 2
к Регламенту работы
Экспертно-проверочной комиссии
Департамента управления делами
Губернатора и Правительства Севастополя


Перечень
документов, представляемых на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя


N
п/п

Основной документ

Количество экземпляров

Необходимые приложения к основному документу (представляются одновременно с основным документом)

Примечание

1

2

3

4

5

1

Опись дел (документов) постоянного хранения организации - источника комплектования

4 экз.

- историческая справка (дополнение) к фонду;

- предисловие к описи;

- содержание (оглавление)

(при необходимости);

- список сокращений (при использовании сокращений);

- указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии);

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации;

- пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 1)

1) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение

2

Опись дел по личному составу организации - источника комплектования

3 экз.

- историческая справка (дополнение) к фонду 1)

- предисловие к описи;

- содержание (оглавление)

(при необходимости);

- список сокращений (при использовании сокращений);

- указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии);

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации;

- пояснение по вопросу организации проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 2) 3)

1) При предоставлении на рассмотрение комплекта документов: опись дел постоянного хранения, опись дел по личному составу - историческая справка составляется одна на комплект;

2) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение;

3) При предоставлении на рассмотрение комплекта документов пояснение предоставляется одно на комплект

3

Опись дел по личному составу организации, не являющейся источником комплектования

3 экз.

- историческая справка к фонду;

- предисловие к описи;

- содержание (оглавление) (при необходимости);

- список сокращений (при использовании сокращений);

- указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии);

- копия протокола ЭК или ликвидационной комиссии организации (при наличии);

- пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 1) 2)

1) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение (при необходимости);

2) При предоставлении на рассмотрение комплекта документов пояснение предоставляется одно на комплект

4

Перечень проектов/объектов, проблем/тем, научно-технической документации постоянного хранения

4 экз.

- историческая справка (дополнение) к фонду 1);

- предисловие к описи;

- содержание (оглавление)

(при необходимости);

- список сокращений (при использовании сокращений);

- указатели к описи (предметный, именной, географический) (при наличии);

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации;

- пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 2)

1) При предоставлении на рассмотрение документа в комплекте с описью дел постоянного хранения историческая справка составляется одна на комплект;

2) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить указанное пояснение

5

Оценочная опись на документы, предложенные гражданами к приобретению ГКУ "Архив города Севастополя"

2 экз.

- заключение ГКУ "Архив города Севастополя";

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


6

Сдаточная опись на документы личного происхождения

2 экз.

- заключение ГКУ "Архив города Севастополя";

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


7

Опись дел (документов) постоянного хранения личного происхождения

4 экз.

- сдаточная опись на документы личного происхождения;

- акт описания;

- предисловие к описи;

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя";

- пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел


8

Опись постоянного хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, прошедших упорядочение в ГКУ "Архив города Севастополя"

3 экз.

- предисловие к описи;

- акт описания;

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя";

- пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 1)

1) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение

9

Опись постоянного хранения, представленная организациями на кино-, фото-, фоно-, видеодокументы

4 экз.

- историческая справка (дополнение) 1);

- предисловие;

- копия протокола ЭК (ЦЭК) организации;

- пояснение по вопросу организации и проведения работ по упорядочению документов и подготовке представленной описи дел 2)

1) Если документы предоставлены в комплекте с описью дел постоянного хранения - историческая справка составляется одна на комплект;

2) ГКУ "Архив города Севастополя" обязано предоставить пояснение в случаях, если ГКУ "Архив города Севастополя" является заказчиком работ и/или исполнителем документа, организации вправе предоставить пояснение

10

Опись копий архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя" на правах подлинника

3 экз.

- заключение ГКУ "Архив города Севастополя";

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


11

Опись особо ценных дел, документов

3 экз.

- заключение ГКУ "Архив города Севастополя";

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


12

Перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник)

3 экз.

- заключение ГКУ "Архив города Севастополя";

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


13

Переработанная (усовершенствованная) опись дел, документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя"

3 экз.

- историческая справка фондообразователя;

- список изменений в названии и подчиненности фондообразователя (при наличии);

- акт описания архивных документов, переработки описей 1)

- опись, которая была переработана (усовершенствована);

- переводная таблица шифров дел;

- справочный аппарат к описи (содержание (оглавление) (при необходимости); предисловие; список сокращений (при использовании сокращений); указатели к описи (при наличии);

- копия протокола ЭК "ГКУ "Архив города Севастополя";

- пояснение по вопросу организации и осуществления работ по переработке (усовершенствованию) описи

1) Может быть представлен как отдельный основной документ для согласования ЭПК (см. пункт 14 настоящего перечня)

14

Акт описания архивных документов, переработки описей

2 экз.

- заключение ГКУ "Архив города Севастополя";

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


15

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя", не подлежащих хранению

2 экз.

- заключение ГКУ "Архив города Севастополя";

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


16

Список источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"; изменения, дополнения к нему

3 экз.

- заключение специалиста Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Управление) или ГКУ "Архив города Севастополя"


17

Список граждан, выступающих источниками комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"; изменений и дополнения к нему

3 экз.

- заключение специалиста Управления или ГКУ "Архив города Севастополя"


18

Примерная номенклатура дел организации

2 экз.

- методические указания по составлению или применению номенклатуры дел, примерная номенклатура дел (при наличии подобных ведомственных документов);

- список сокращений (при наличии сокращений);

- ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в электронном виде или на бумажном носителе) (в случае использования ведомственного перечня при составлении номенклатуры дел);

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации


19

Индивидуальная номенклатура дел организации

3 экз.

- методические указания по составлению или применению номенклатуры дел, типовая (примерная) номенклатура дел (при наличии подобных ведомственных документов);

- список сокращений (при наличии сокращений);

- ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в электронном виде или на бумажном носителе) (в случае использования ведомственного перечня при составлении номенклатуры дел);

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации


20

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов 1)

4 экз.

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации

1) Представляется организациями - участниками системы электронного документооборота Правительства Севастополя

21

Инструкции и другие документы, разработанные источниками комплектования, определяющие ведение делопроизводства и архивного дела в организации

2 экз.

- методические указания по составлению инструкций (при наличии соответствующих ведомственных документов);

- список сокращений (при наличии сокращений);

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации


22

Акт об утрате документов в источниках комплектования

2 экз.

- инициативный документ источника комплектования с описанием предпринятых мер по розыску дел (документов) и указанием возможности восполнения содержания утраченных документов;

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации


23

Акт о неисправимых повреждениях архивных документов

2 экз.

- инициативный документ источника комплектования с описанием причин повреждения архивных документов;

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации


24

Проект методических пособий и рекомендаций по вопросам экспертизы ценности

2 экз.

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации


25

Предложение об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) действующими перечнями документов

3 экз.

- инициативный документ с мотивированным обоснованием предлагаемых изменений сроков хранения документов;

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации


26

Предложения об отнесении документа к составу уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

2 экз.

- мотивированное представление ГКУ "Архив города Севастополя" с обоснованием предложения об отнесении документа к составу уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

- лист учета и описания уникального документа;

- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя"


27

Предложения источников комплектования о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации

2 экз.

- инициативный документ с мотивированным обоснованием необходимости продления сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации



Обзор документа


Экспертно-проверочная комиссия Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя: обновлен состав, регламентирована деятельность.

В новом составе образована Экспертно-проверочная комиссия Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

Перечень поставленных задач и исполняемые функции в целом остаются прежними. Это рассмотрение и утверждение описей дел (документов) постоянного хранения; перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение; оценочных описей на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами; описей и перечней особо ценных дел (документов); рассмотрение и согласование списков источников комплектования и др.

Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденным регламентом.

Подготовлены новые формы для соответствующего делопроизводства.

Принятый ранее по этому вопросу приказ утрачивает силу.

Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Назад