Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право Во время нерабочих дней, объявленных президентом с 06.04.2020 по 30.04.2020, работник по электронной почте прислал заявление о предоставлении ему заверенной копии документа, связанного с работой. По ТК РФ работодатель обязан предоставить вышеуказанные документы не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. Отдел кадров находится на удаленном режиме работы. Обязан ли кто-то из работников кадровой службы выйти в офис и предоставить заверенный документ? Если обязан, то в течение какого срока: по ТК РФ или по Указу Президента от 02.04.2020 N 239?

Во время нерабочих дней, объявленных президентом с 06.04.2020 по 30.04.2020, работник по электронной почте прислал заявление о предоставлении ему заверенной копии документа, связанного с работой. По ТК РФ работодатель обязан предоставить вышеуказанные документы не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления. Отдел кадров находится на удаленном режиме работы.
Обязан ли кто-то из работников кадровой службы выйти в офис и предоставить заверенный документ? Если обязан, то в течение какого срока: по ТК РФ или по Указу Президента от 02.04.2020 N 239?

Прежде всего отметим, что предусмотренное ст. 62 ТК РФ заявление о выдаче копий документов, связанных с работой, в обычных условиях подается работником в бумажном виде путем личного обращения, направления по почте либо с нарочным, а не посредством направления электронной копии заявления по каналам сети Интернет*(1), однако в условиях пандемии специалисты Роструда РФ считают такой способ подачи заявления не противоречащим закону*(2). Поскольку Указ Президента от 02.04.2020 N 239 не изменяет сроков предоставления работникам заверенных копий документов и не предусматривает продления этих сроков на какой-то период (например, на время установленных нерабочих дней), то в случае, если организация-работодатель относится к исключениям, перечисленным в п. 4 Указа и продолжает осуществлять свою деятельность, то она должна выполнить данную обязанность в установленный законом срок - 3 рабочих дня с момента получения заявления.
Специальной процедуры предоставления работнику копий документов законодательством не предусмотрено. Порядок их представления конкретизирован лишь в отношении дистанционных работников, которым эти копии работодатель обязан направить по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (ст. 312.1 ТК РФ). В отношении остальных категорий работников соответствующих правил законодателем не установлено. В правоприменительной практике также не выработано единого подхода к решению данного вопроса. Так, в ряде случаев суды приходят к выводу, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель обязан представить работнику документы даже в том случае, если он лично за ними не является, в том числе исполнить такую обязанность посредством использования почтовой связи (определение Липецкого областного суда от 18.04.2011 N 33-1070/2011, апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан от 16.10.2014 по делу N 33-14002/2014, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 13.01.2015 по делу N 33-115/2015). При этом некоторые суды указывают, что обязанность по направлению работнику копий документов почтой возникает только в том случае, если в письменном заявлении работник указал именно на такой способ передачи документов (апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 27.01.2015 по делу N 33-252/2015). Позиция же других судов сводится к признанию отсутствия у работодателя обязанности представлять работнику копии документов каким-либо иным способом, кроме личного вручения (апелляционное определение СК по гражданским делам Кировского областного суда от 13.10.2015 по делу N 33-4247/2015, определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 15.01.2014 по делу N 33-116).
Вместе с тем отметим, что в любом случае законодатель устанавливает обязанность работодателя выдать копии документов, заверенные надлежащим образом. Выполнение данной обязанности при направлении документов электронной почтой представляется невозможным (особенно в случае отсутствия у работодателя электронной цифровой подписи). В связи с этим полагаем, что в отсутствие прямого указания в законе на возможность направления копий документов электронной почтой в рассматриваемом случае такие копии должны быть представлены работнику на бумажном носителе, если тот в своем заявлении не выразил просьбы (согласия) на получение документов в формате электронной копии (скан-копии) заверенных копий затребованных документов.
Поскольку кадровые сотрудники предприятия выполняют свою работу в настоящее время дистанционно, на наш взгляд, работодателю следует уточнить (посредством электронной почты, СМС, почтовой связи) у работника-заявителя, в какой день и в какое время тот готов явиться в организацию для получения затребованных документов, и в этот день организовать присутствие представителя работодателя в месте нахождения организации в состоянии готовности к выдаче документов. Также работодатель может осведомиться у работника о возможности направления ему затребованных документов почтой.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Ответ прошел контроль качества

24 апреля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2.
*(2) Вопрос-ответ 3.