Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право В бухгалтерии организации хранятся копии документов с персональными данными сотрудников (паспорта сотрудников и членов их семьи, свидетельства о браке, о рождении детей), заверенные работником кадровой службы. Эти документы являются приложением к авансовым отчетам по льготным проездам и хранятся в бухгалтерии 5 лет после отчетной даты. Какие документы можно хранить в организации?

В бухгалтерии организации хранятся копии документов с персональными данными сотрудников (паспорта сотрудников и членов их семьи, свидетельства о браке, о рождении детей), заверенные работником кадровой службы. Эти документы являются приложением к авансовым отчетам по льготным проездам и хранятся в бухгалтерии 5 лет после отчетной даты.
Какие документы можно хранить в организации?

Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу - субъекту персональных данных, признается персональными данными*(1) (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", далее - Закон N 152-ФЗ).
Ни нормами Трудового кодекса РФ, ни нормами Закона N 152-ФЗ не установлено прямого запрета на копирование работодателем документов, предоставляемых работником при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности, а также на хранение работодателем копий этих документов. Однако, поскольку копии паспортов сотрудников и членов их семьи, свидетельств о браке, свидетельств о рождении детей содержат в себе информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, обработка*(2) такой информации подчиняется требованиям Закона N 152-ФЗ.
Закон N 152-ФЗ определяет принципы и условия обработки ПД. В частности, обработка ПД должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, а содержание и объем обрабатываемых ПД должны соответствовать заявленным целям обработки (части 2 и 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Кроме того, по общему правилу обработка ПД осуществляется с согласия субъекта ПД на обработку его ПД (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Без такого согласия обработка возможна, к примеру, в случаях, когда она необходима для:
- достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ);
- исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПД, а также для заключения договора по инициативе субъекта ПД или договора, по которому субъект ПД будет являться выгодоприобретателем или поручителем (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ).
Обработка специальных категорий ПД*(3) без согласия субъекта ПД допускается в более узком перечне случаев. К ним относятся, в том числе, случаи обработки, предусмотренные в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, пенсионным законодательством (п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона N 152-ФЗ), в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования, со страховым законодательством (п. 8 ч. 2 ст. 10 Закона N 152-ФЗ).
На этом основании мы полагаем, что работодатель вправе осуществлять обработку ПД работников без их согласия, но только если объем обрабатываемых данных не выходит за установленные нормативными актами перечни необходимых сведений*(4), а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством. В иных случаях получение согласия работников на обработку их ПД является обязательным (конечно, если иные законодательные акты не разрешают обработку ПД без согласия в конкретных целях).
Аналогичной позиции придерживается Роскомнадзор: смотрите Разъяснения Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 14.12.2012 "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве". Там же приведены примеры иных случаев, когда не требуется получать согласие работника.
Требования к согласию на обработку ПД содержатся в ст. 9 Закона N 152-ФЗ. По общему правилу оно может быть выражено в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, но для специальных категорий ПД оно должно быть письменным (п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона N 152-ФЗ). Также в ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ изложен перечень сведений, которые должны содержаться в письменном согласии. Обращаем Ваше внимание на то, что в согласии необходимо закрепить, в частности:
- цель обработки ПД;
- перечень ПД, на обработку которых дается согласие субъекта ПД;
- перечень действий с ПД, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки ПД;
- срок разрешенной обработки.
Любое согласие на обработку ПД должно быть конкретным, информированным и сознательным.

К сведению:
Как показывает судебная практика, при хранении копий документов, предоставленных работниками при приеме на работу или в процессе их трудовой деятельности, высока вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов в связи с избыточностью обрабатываемых работодателем персональных данных работников. Так, суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности копии паспорта, копии военного билета, копии свидетельства о рождении ребенка, копии свидетельства о браке и иного, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных (смотрите, например, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/13).

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Условия обработки персональных данных.
- Энциклопедия решений. Особые условия обработки специальных категорий персональных данных.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Прибыткова Мария

7 сентября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Далее - ПД.
*(2) То есть любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).