Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение С сотрудником организации заключен трудовой договор, который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, договор аренды автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива. Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

С сотрудником организации заключен трудовой договор, который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, договор аренды автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.
Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм? Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.
Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях.

Обоснование позиции:
С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются. Смотрите также Энциклопедию решений. Заработная плата.
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Данные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87.
Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите письма Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 19.04.2007 N 03-03-06/1/250). Эта позиция вновь была озвучена в письме Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании п. 3 ст. 255 НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).
Отметим также, что гл. 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080). Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля (письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). В данном случае указанное условие выполняется.
Согласно п. 4 ст. 252 НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям (п. 25 ст. 270 НК РФ, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии выполнения требований п. 1 ст. 252 НК РФ.

Использование топливных карт

Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт. Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", август 2019 г.)).
Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).
Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

НДС

В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма "входного" НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.
На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях.
Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.
Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).
Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 111 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

22 мая 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.