Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Организация оказывает услуги по договору. При предъявлении пеней за нарушение сроков оплаты по договору заказчики просят представить документы для учета в расходах. Какие документы нужны для корректного отражения пени по договору, в том числе во внереализационных расходах по налогу на прибыль?

Организация оказывает услуги по договору. При предъявлении пеней за нарушение сроков оплаты по договору заказчики просят представить документы для учета в расходах.
Какие документы нужны для корректного отражения пени по договору, в том числе во внереализационных расходах по налогу на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для признания в составе внереализационных доходов и расходов пеней нужны документы:
- договор оказания услуг, содержащий условия и порядок начисления сумм неустойки (пеней);
- документы, подтверждающие нарушение условий договора (например, претензия (уведомление) исполнителя с указанием рассчитанной по условиям договора суммы пени);
- если неустойка признана должником, то документы, подтверждающие признание должником обязанности уплатить сумму пени. Такими документами могут быть письмо должника о согласии уплатить сумму пени (ответ на претензию) либо подписанный сторонами договора акт (соглашение);
- если неустойка присуждена судом, то вступившие в силу акты судебных органов, подтверждающие суммы неустойки;
- платежные документы, подтверждающие перечисление должником суммы пени.

Обоснование вывода:
Суммы пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств в целях налогообложения прибыли учитываются во внереализационных доходах при условии, что они признаны должником либо присуждены решением суда (п. 3 ст. 250 НК РФ). В ст. 317 НК РФ конкретизирован порядок налогового учета таких доходов.
Датой получения такого вида дохода при применении метода начисления является дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ, смотрите также письма Минфина России от 24.08.2018 N 03-03-06/1/60560, от 15.01.2018 N 03-03-06/1/1026, от 25.08.2017 N 03-03-07/54554). Признание указанных сумм должником может быть осуществлено как в форме согласия с предъявленными требованиями, так и в форме совершения должником конкретных действий по исполнению обязательства, которые свидетельствуют о признании долга (смотрите, например, письмо Минфина России от 17.12.2013 N 03-03-10/55534).
При этом наступление определенных договором обязательств, являющихся основанием для предъявления должнику претензии или подачи иска в суд, само по себе не приводит к образованию дохода, учитываемого на основании п. 3 ст. 250 НК РФ (смотрите письма Минфина России от 16.08.2010 N 03-07-11/356, от 06.10.2008 N 03-03-06/2/133 и УФНС России по г. Москве от 21.01.2010 N 16-15/004664.2, смотрите также решение ВАС РФ от 14.08.2003 N 8551/03).
Доходы определяются на основании первичных документов и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы, и документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).
Должник же вправе включить в состав внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли признанные или подлежащие уплате на основании решения суда, вступившего в законную силу, пени и (или) иные санкции за нарушение договорных обязательств (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 20.06.2018 N 03-03-06/1/42048). При этом датой признания указанных расходов будет одна из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
- дата признания пеней должником (если стороны в суд не обращались, должник признал правомерность начисления санкций за нарушение условий договора);
- дата вступления в законную силу решения суда (если неустойка признана судом) (письма Минфина России от 15.02.2019 N 03-03-06/1/9525, от 07.02.2018 N 03-03-06/1/7312).
Неустойки (пени) за нарушение условий договоров принимаются для целей налогообложения прибыли в суммах, присужденных судом или признанных должником.
Следует также учитывать, что расходы для целей налогообложения прибыли должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В письме Минфина России от 17.12.2013 N 03-03-10/55534 разъяснено, что в случае, когда кредитор учитывает данные суммы на дату их признания заёмщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном объеме либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств и (или) по возмещению убытков (ущерба) исходя из условий договора, может являться двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т.п.), или письмо должника или иной документ, подтверждающий факт нарушения обязательства, позволяющий определить размер суммы, признанной должником.
Кроме того, самостоятельным основанием, свидетельствующим о признании должником данной обязанности полностью или в части, является соответственно полная или частичная фактическая уплата им кредитору соответствующих сумм. В этом случае фактически уплаченные должником суммы подлежат включению кредитором в состав внереализационных доходов.
Таким образом, для признания в составе внереализационных доходов и расходов пеней нужны документы:
- договор оказания услуг, содержащий условия и порядок начисления сумм неустойки (пеней);
- документы, подтверждающие нарушение условий договора (например, претензия (уведомление) исполнителя с указанием рассчитанной по условиям договора суммы пени);
- если неустойка признана должником, то документы, подтверждающие признание должником обязанности уплатить сумму пени. Такими документами могут быть письмо должника о согласии уплатить сумму пени (ответ на претензию) либо подписанный сторонами договора акт (соглашение);
- если неустойка присуждена судом, то вступившие в силу акты судебных органов, подтверждающие суммы неустойки;
- платежные документы, подтверждающие перечисление должником суммы пени.
При этом все первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций по договорам, возмещения убытков или ущерба;
- Энциклопедия решений. Расходы на штрафы, пени, иные санкции по договорам (при налогообложении прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

7 июня 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.