Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Торговая организация заключила договор с поставщиком на поставку продуктов. Среди прочих документов запросили приказ на право подписи уполномоченных лиц. Из полученного приказа следует, что все уполномоченные сотрудники подписываются цифрой "1", причем в графе "с приказом ознакомлен" стоит подпись, которой сотрудник подписывается на самом деле. Имеет ли организация право, ссылаясь на свои внутренние нормативные акты, издавать такие приказы? Какие риски могут ожидать организацию (покупателя) при принятии НДС по таким счетам-фактурам?

Торговая организация заключила договор с поставщиком на поставку продуктов. Среди прочих документов запросили приказ на право подписи уполномоченных лиц. Из полученного приказа следует, что все уполномоченные сотрудники подписываются цифрой "1", причем в графе "с приказом ознакомлен" стоит подпись, которой сотрудник подписывается на самом деле.
Имеет ли организация право, ссылаясь на свои внутренние нормативные акты, издавать такие приказы? Какие риски могут ожидать организацию (покупателя) при принятии НДС по таким счетам-фактурам?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, должен ставить в них свою собственноручную подпись.
Налоговые органы могут отказать в вычете НДС по тем счетам-фактурам, в которых вместо собственноручной подписи уполномоченного лица будет указана цифра.

Обоснование позиции:
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг) сумм налога к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).
При этом п. 2 ст. 169 НК РФ предусматривает, что счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 6 ст. 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия сумм налога к вычету или возмещению.
Пунктом 6 ст. 169 НК РФ установлено, что счет-фактура подписывается:
- руководителем и главным бухгалтером организации;
- либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени продавца (письма Минфина России от 21.10.2014 N 03-07-09/53005). По общему правилу в приказе указывается, кто может подписывать счета-фактуры за руководителя организации и за главного бухгалтера, а также срок действия полномочий на подписание счетов-фактур.
Дополнительное указание в счете-фактуре фамилий и инициалов лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру наряду с фамилиями и инициалами руководителя и главного бухгалтера, не является нарушением требований НК РФ по заполнению счета-фактуры (письма Минфина России от 14.10.2015 N 03-07-09/58937, от 23.04.2012 N 03-07-09/39).
Несмотря на то, что подпись является одним из главных реквизитов любого документа, в настоящее время до сих пор нет ни одного нормативного правового акта, который бы в полной мере регулировал данный аспект. Вследствие этого и появляются определенные проблемы, такие как: использование в качестве подписи знаков (как в рассматриваемой ситуации), постановка одним и тем же человеком на разных документах различных подписей и т.п.
Определение понятия "подпись" дано в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст. В соответствии с пп. 3.2 этого документа подпись - это реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица.
То есть подпись - это не указание своего имени (расшифровка), а именно графическое изображение, сделанное должностным лицом своей рукой. Все остальное - не подпись, а ее "суррогат" (к примеру, факсимиле и др.), применение которого возможно только при определенных условиях (закон, договор, и т.п.).
Так, к примеру, по мнению Минфина России счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету (письмо Минфина России от 8 декабря 2017 г. N 03-03-06/1/81951).
Исходя из этого каждый сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, должен ставить в них свою собственноручную подпись, а не цифру "1".
В связи с этим полагаем, что налоговые органы могут отказать в вычете НДС по тем счетам-фактурам, в которых вместо собственноручной подписи уполномоченного лица будет указана цифра.
При получении от поставщика такого счета-фактуры потребуйте заменить его на счет-фактуру, подписанный правильно.
Если поставщик откажется вносить изменения, то при обосновании своего права на налоговый вычет организация может сослаться на абзац 2 п. 2 ст. 169 НК РФ, согласно которому ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать:
- продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав;
- наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав;
- их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю,
не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
К сожалению, официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по рассматриваемой ситуации нами не обнаружено.
При этом отметим, что суды, рассматривая споры, связанные с доначислением НДС в случае отсутствия надлежащего документального подтверждения факта поставки товаров (в т.ч. и надлежащего оформления счетов-фактур) и принимая решение в пользу налогоплательщиков, в первую очередь обращают внимание на:
- реальность осуществления хозяйственных операций;
- проявление должной осмотрительности, которое выражается в получении от спорных контрагентов учредительных документов, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, а также приказов о назначении исполнительных органов.
Так, к примеру, в постановлении АС Центрального округа от 24 августа 2016 г. N Ф10-2890/16 отмечено, что действующее законодательство не предусматривает обязанности налогоплательщика проводить экспертизу подлинности наложенных подписей на первичных учетных документах и счетах-фактурах.
Обращаем внимание на то, что изложенная точка зрения является нашим экспертным мнением и может не совпадать с мнением других специалистов. Официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по рассматриваемой ситуации нами не обнаружено. В этой связи напоминаем, что для устранения сомнений организация вправе обратиться с письменным запросом в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (пп.пп. 1, 2 п. 1 ст. 21, ст. 34.2 НК РФ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ прошел контроль качества

29 марта 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.