Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Организация применяет режим налогообложения УСН. Занимается оптовой торговлей, в основном продукцию и товары конечным покупателям отпускает не со своего склада, а со склада другой организации (третьего юридического лица - владельца оптового склада). Такой склад находится на значительном удалении от места нахождения организации (порядка 400 км). Получив от покупателей заявки на поставки партий товара (изделий), организация электронным письмом перенаправляет такие заявки (спецификации на отгрузку) владельцу оптового склада, который, в свою очередь, высылает организации счет-договор на предварительную оплату заказанных товаров. В таком счете-договоре прописано, что "продукция отпускается строго при наличии доверенности или печати организации". Присутствовать на месте выгрузки товара представитель организации не может. Имеется ли какой-либо иной "основной договор" поставки (отгрузки) товаров (продукции) между организацией и владельцем оптового склада, неизвестно (предполагается, что таким должен быть договор складского хранения). У организации - владельца склада отсутствует возможность обмена электронными первичными документами, подписываемыми квалифицированной электронной подписью. Законно ли предложение обменяться по электронной почте сканами УПД?

Организация применяет режим налогообложения УСН. Занимается оптовой торговлей, в основном продукцию и товары конечным покупателям отпускает не со своего склада, а со склада другой организации (третьего юридического лица - владельца оптового склада). Такой склад находится на значительном удалении от места нахождения организации (порядка 400 км). Получив от покупателей заявки на поставки партий товара (изделий), организация электронным письмом перенаправляет такие заявки (спецификации на отгрузку) владельцу оптового склада, который, в свою очередь, высылает организации счет-договор на предварительную оплату заказанных товаров. В таком счете-договоре прописано, что "продукция отпускается строго при наличии доверенности или печати организации". Присутствовать на месте выгрузки товара представитель организации не может. Имеется ли какой-либо иной "основной договор" поставки (отгрузки) товаров (продукции) между организацией и владельцем оптового склада, неизвестно (предполагается, что таким должен быть договор складского хранения). У организации - владельца склада отсутствует возможность обмена электронными первичными документами, подписываемыми квалифицированной электронной подписью.
Законно ли предложение обменяться по электронной почте сканами УПД?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Порядок обмена первичными бухгалтерскими документами сторон договора поставки товара должен регулироваться непосредственно положениями заключенного договора. С предлагаемым организацией порядком обмениваться по электронной почте сканами УПД (сначала скан со своей печатью отправляет организации поставщик, организация распечатывает, ставит свою печать, сканирует, отправляет поставщику) должен быть согласен поставщик, - стороны договоры должны данный порядок утвердить дополнительным соглашением.
При этом принятие к учету для целей налогообложения не заверенных в установленном порядке копий (сканов) первичных учетных документов создает существенный риск возникновения разногласий с налоговыми органами. Об этом свидетельствует сложившаяся судебная практика.

Обоснование позиции:
Специальные формы первичных документов для налогоплательщиков, применяющих УСН, не разработаны, они могут применять первичные документы, используемые налогоплательщиками на общем режиме налогообложения (письма Минфина России от 21.12.2007 N 03-11-05/310, от 05.07.2004 N 03-03-05/2/44, УФНС по г. Москве от 15.07.2005 N 18-11/3/50775, УМНС по г. Москве от 19.05.2003 N 21-09/26661). Так, для налогоплательщиков, применяющих УСН, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.
Согласно абзацу четвертому п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
В НК РФ не приведено понятие первичных документов. На основании ст. 11 НК РФ в таком случае следует использовать определения из других отраслей законодательства, в данном случае - бухгалтерского (письма Минфина России от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81951, от 04.02.2015 N 03-03-10/4547).
Статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) определено, что первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. На основании положений частей 1 и 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы должны составляться по формам, утвержденным руководителем организации, и содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Одними из обязательных реквизитов являются подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (письмо Минфина России от 12.12.2016 N 07-01-09/74291).
Поскольку в ксерокопированных или сканированных копиях актов и накладных "живая" подпись контрагента отсутствует по определению, данные копии не могут рассматриваться как первичные учетные документы и, соответственно, подтверждать расходы для целей применения УСН.
Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы. ФНС России в письме от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@ приходит к выводу, что подлинником является документ, оформленный на бумажном носителе, с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции. В письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 N 20-12/05968 разъясняется, что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.
По нашему мнению, копии первичных документов могут быть приняты к учету только при условии их надлежащего заверения уполномоченными лицами и при наличии уважительной причины временного отсутствия оригиналов (ч. 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом считаем, что заверенная копия первичного документа, изготовленного на бумажном носителе, должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, в том числе подписи ответственных лиц обеих сторон.
Согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В соответствии с п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
По мнению контролирующих органов, при организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) (письма ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701).
Заметим, что если бы стороны (при наличии технической возможности) использовали электронный документооборот с использованием квалифицированных электронных подписей, то такое оформление первичных документов не вызвало бы у проверяющего налогового органа дополнительных вопросов. При этом отметим, что в случае, если при оформлении факта хозяйственной жизни составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то такой документ должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки, и замена подписи одной из сторон сделки на собственноручную подпись не соответствует требованиям Закона N 63-ФЗ (письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760 "О рассмотрении обращения").

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Документальное подтверждение расходов при УСН;
- Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;
- Вопрос: Можно ли учесть расходы для целей налогообложения УСН, если поставщики и покупатели представят копии документов контрагентов? Копии не являются заверенными, а представляют собой ксерокопии или сканы первичных документов (актов, накладных) (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2019 г.);
- Вопрос: Организация является поставщиком продукции и осуществляет доставку товаров до покупателей посредством услуг транспортной компании. Первичные документы, сопровождающие передачу товаров покупателю, передаются ему через водителя транспортной компании. Вторые экземпляры первичных документов, подписанные покупателем, передаются организации по почте. Бывают случаи, когда указанные документы по почте до адресата не доходят. Может ли поставщик принимать к учету отсканированные копии документов, полученных от покупателя? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2018 г.)
- Вопрос: Контрагент оказывает организации услуги, связанные с веб-хостингом, и выставляет закрывающие бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры) в своем электронном кабинете в виде сканов. Сами оригиналы приходят в организацию по обычной почте спустя 3-4 месяца. Так, оригиналы за январь 2018 года пришли только в мае 2018 года. Насколько такая схема удовлетворяет действующему законодательству? Если не удовлетворяет, то какие законодательные акты нарушаются в данной ситуации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2018 г.)
- Вопрос: Организация заключила договор складского хранения. По условиям договора хранитель принимает на хранение грузы, осуществляет их доставку, приемку, комплектацию, отгрузку и техническое сопровождение. По итогам месяца хранитель направляет в адрес организации реестр движения товаров и акт приема-передачи приходных и расходных документов с приложением первичных документов. Во всех документах указывается наименование организации, а не хранителя. Возникают ли у организации при подобном документообороте риски спора с налоговым органом по вычетам НДС и признанию расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, по услугам складского хранения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

Ответ прошел контроль качества

23 марта 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.