Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Подотчетное лицо организации (общий режим налогообложения) отправляется в командировку и в командировке арендует транспортное средство у физического лица по договору аренды. Может ли подотчетное лицо оплатить данные услуги наличными денежными средствами (из командировочных расходов)? Как подотчетное лицо может отчитаться по авансовому отчету? Может ли расписка от собственника автомобиля о получении денежных средств являться документом, подтверждающим расход?

Подотчетное лицо организации (общий режим налогообложения) отправляется в командировку и в командировке арендует транспортное средство у физического лица по договору аренды.
Может ли подотчетное лицо оплатить данные услуги наличными денежными средствами (из командировочных расходов)? Как подотчетное лицо может отчитаться по авансовому отчету? Может ли расписка от собственника автомобиля о получении денежных средств являться документом, подтверждающим расход?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе возместить командированному сотруднику затраты, связанные с арендой у физического лица автомобиля, на основании расписки арендодателя - физического лица о получении оплаты за аренду. При этом не нужно удерживать НДФЛ и начислять на сумму выплаты страховые взносы.
Поскольку договор аренды автомобиля с физлицом заключал командированный работник от своего имени, организация не признается налоговым агентом по НДФЛ в отношении выплат арендодателю - физическому лицу.
При условии экономического обоснования и документального оформления организация вправе включить стоимость услуг по аренде автомобиля в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Обоснование вывода:

Гражданско-правовые аспекты

На основании части первой ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, согласно ст. 168 ТК РФ определяются, в частности, коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Согласно п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Работник, прибывший из командировки, должен произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету согласно п. 26 Положения прилагаются в том числе документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Налоговый учет

На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, могут быть учтены командировочные расходы при соблюдении критериев п. 1 ст. 252 НК РФ. К ним, в частности, относятся затраты на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Согласно письмам Минфина России от 28.06.2016 N 03-04-06/37671, от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742 расходы по аренде автомобиля сотрудником, находящимся в командировке, можно учитывать в составе командировочных расходов при условии экономического обоснования таких расходов и их документального оформления. При этом в письмах говорится, что в части подтверждения обоснованности расходов на командировки НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих их производственный характер. В частности, в письме N 03-03-06/1/742 Минфин России отмечает, что подтверждающими произведенные расходы на аренду автомобиля в командировке могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
В судебных решениях поддерживается позиция о том, что затраты организации по аренде автомобиля для сотрудника в командировке могут включаться для целей налогообложения прибыли в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 N Ф04-9850/2005, ФАС Северо-Западного округа от 25.04.2005 N А56-32729/04). Как указано в постановлении ФАС Московского округа от 03.09.2013 N Ф05-10154/13 по делу N А40-22927/2012, затраты на командировки работников в части выданных им под отчет денежных средств для оплаты расходов, непосредственно связанных с целью командировок (аренда транспортных средств, организация представительских мероприятий), документально подтверждены, экономически обоснованы и правомерно включены в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций в порядке пп.пп. 12 и 22 п. 1 и 2 ст. 264 НК РФ. Смотрите Энциклопедию решений. Учет расходов на командировки по территории РФ (Риск 5. Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы командированного работника на аренду автомобиля?).
В целях налогообложения прибыли расходы на командировки не нормируются (смотрите также письма Минфина России от 17.08.2009 N 03-11-09/283, постановление ФАС Московского округа от 05.03.2009 N КА-А40/935-09).
Минфин России в письме от 30.01.2015 N 03-04-05/3513 сообщал со ссылкой на ст. 408 ГК РФ, что в соответствии с ее положениями при расчетах между физическими лицами исполнение обязательств подтверждается распиской в получении исполнения, такая расписка вместе с договором могут служить документами, подтверждающими понесенные физическим лицом расходы. По мнению налоговых органов, расписка, составленная в произвольной письменной форме, должна содержать фамилию, имя и отчество кредитора, его паспортные и адресные данные, запись о размере полученной суммы денежных средств, подпись кредитора и дату оплаты (письмо УФНС России по г. Москве от 31.12.2008 N 18-14/4/122278@). О возможности использования расписки в подтверждение расходов сказано также в письмах Минфина России от 10.04.2013 N 03-11-11/142, от 09.11.2012 N 03-04-05/7-1265. Смотрите также материал Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг (подготовлено экспертами компании "Гарант"): "Есть еще один случай, когда подотчетное лицо...".
Таким образом, если при выполнении задания командированный работник сталкивается с необходимостью постоянных разъездов (или перевозок тяжестей), то расходы на аренду автомобиля могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Документами, подтверждающими произведенные расходы, в таком случае могут быть, например, договор аренды автомобиля и расписка арендодателя о получении оплаты за аренду, если арендодателем является физическое лицо, заявление работника о компенсации расходов, связанных с арендой автомобиля в командировке, авансовый отчет.

НДФЛ и страховые взносы

Поскольку договор аренды автомобиля с физическим лицом заключал командированный работник от своего имени, Ваша организация не будет признаваться налоговым агентом по НДФЛ в отношении выплат арендодателю - физическому лицу (п.п. 1 и 2 ст. 228, ст. 225 НК РФ).
Получение командированным работником благ в виде компенсации затрат по аренде автомобиля в командировке не облагается НДФЛ, поскольку предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица (в Вашем случае организации), а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина (п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письма Минфина России от 19.07.2017 N 03-04-06/45888, ФНС России от 03.09.2012 N ОА-4-13/14633, от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926.
Компенсация затрат по аренде автомобиля в командировке не облагается страховыми взносами на основании абзаца десятого пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, ст. 168 ТК РФ, абзаца тринадцатого пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет компенсации иных расходов в командировках;
- Энциклопедия решений. Возмещение командировочных расходов;
- Энциклопедия решений. НДФЛ при возмещении расходов по командировкам.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

21 сентября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.