Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Должно ли учреждение использовать онлайн-кассы при расчетах с подотчетными лицами? Почему пробивают чеки при покупке?

Должно ли учреждение использовать онлайн-кассы при расчетах с подотчетными лицами? Почему пробивают чеки при покупке?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В настоящее время у учреждения не возникает обязанности применять контрольно-кассовую технику.

Обоснование позиции:
Согласно п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (далее - Закон N 54-ФЗ) в редакции Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ (далее - Закон N 290-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее - ККТ) применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.
В соответствии со ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ расчеты - прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги, прием ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей.
Как видим, из буквального прочтения данной нормы следует, что ККТ применяется не только при приеме, но и при выплате денежных средств за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги.
Случаи, при которых не применяется ККТ, приведены в ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Приобретение товаров (работ, услуг) подотчетными лицами в данном перечне не поименовано.
Следовательно, исходя из буквального толкования формулировок Закона N 54-ФЗ, можно сделать вывод, что ККТ применяется и в случае приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг).
Официальных разъяснений по указанному вопросу в настоящее время нам обнаружить не удалось. При этом ряд экспертов высказывает точку зрения, согласно которой ККТ необходимо применять, в том числе, и при покупке подотчетными лицами организации товаров (работ, услуг) за наличные денежные средства.
Однако, на наш взгляд, из других положений Закона N 54-ФЗ следует, что обязанность применять ККТ все же возлагается на лицо (организацию или индивидуального предпринимателя), осуществляющее реализацию товаров, выполнение работ, оказание услуг.
Так, в силу п. 1 ст. 4.3 Закона N 54-ФЗ ККТ после ее регистрации в налоговом органе применяется на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети Интернет.
Соответственно, ККТ применяется при расчетах с покупателями (клиентами). Из положений п. 2 ст. 1.2, абзаца 4 п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ также следует, что кассовый чек (документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом) - абзац 9 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ) выдается (направляется) покупателю (клиенту (заказчику)), а не продавцу (исполнителю).
Косвенно в пользу нашего мнения свидетельствует постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 12.05.2017 N 10АП-5006/17. В нем судьи также отметили, что применение лицами Закона N 54-ФЗ осуществляется при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг, при этом в силу п. 1 ст. 39 НК РФ под реализацией товаров, работ, услуг понимается передача на возмездной либо безвозмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу.
В письме Минфина России от 28.12.2017 N 03-07-11/87948 рассмотрена ситуация принятия к вычету НДС при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц. Здесь сказано, что особенности вычета сумм НДС в отношении товаров, приобретенных за наличный расчет сотрудниками организации, НК РФ не предусмотрены. В связи с этим суммы налога по товарам, приобретенным за наличный расчет сотрудниками организации, на основании кассовых чеков онлайн-ККТ, в которых сумма налога выделена отдельной строкой, без наличия счетов-фактур к вычету не принимаются.
Как видим, рассуждая о ситуации проведения наличных расчетов с участием подотчетных лиц, финансовое ведомство говорит о применении ККТ продавцами. Но ничего не сообщает о необходимости применения ККТ приобретающей стороной, то есть покупателем, пусть и через подотчетное лицо. Действительно, применение ККТ еще и подотчетным лицом (как представителем организации) приведет к дублированию. На наш взгляд, это совершенно излишне.
При этом в письме Минфина России от 31.05.2018 N 03-03-06/1/37141 финансисты применили осторожный подход, сообщив (речь шла о произведенных подотчетным лицом затратах), что если при осуществлении расчетов применялась ККТ, то оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Закона N 54-ФЗ. Но о том, кем должна была быть применена ККТ, в письме не конкретизировано.
Вместе с тем если придерживаться мнения, что чек в этом случае должен быть пробит покупателем, то логично распространить этот принцип и на иные ситуации приобретения организацией товаров (работ, услуг) - то есть не только на наличные расчеты, но и на расчеты с использованием электронных средств платежа. Однако при расчетах с использованием электронных средств платежа сторона, приобретающая товары (работы, услуги), чек не пробивает.
Стоит отметить, что действительно существуют ситуации, когда покупатель обязан применять ККТ и выдавать продавцам кассовые чеки. Так, абзацем десятым п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ предусмотрено, что организации и индивидуальные предприниматели могут производить расчеты без применения ККТ при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней. Соответственно, при приеме от населения металлолома, драгоценных металлов и драгоценных камней у покупателя (организации или индивидуального предпринимателя) возникает обязанность применять ККТ (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 10.04.2018 N 17-26/2/074079@, постановления Президиума ВАС РФ от 08.02.2005 N 12126/04, Восемнадцатого ААС от 27.04.2017 N 18АП-3297/17). Но, как мы полагаем, такой порядок реализуется в силу того, что население (то есть физические лица, не зарегистрированные в качестве ИП) в принципе не обязано применять ККТ, в то время как факт реализации физлицом должен быть легализован.
Также согласно п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ кассовый чек и бланк строгой отчетности содержат (за исключением случаев, установленных этим законом) указанные в этой норме обязательные реквизиты, среди которых указан признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) - приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, - возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) - расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, - возврат расхода).
То есть признак расчета "расход" в общем случае проставляется в случае выдачи покупателю (клиенту) средств. То есть ККТ применяет продавец (он же пользователь).
Но стоит признать, что формулировка "покупатель (клиент)" все же неоднозначна в силу того, что если понятие "покупатель" в комментариях не нуждается, то определения, кто является "клиентом", Закон N 54-ФЗ не содержит. Но мы полагаем, что "клиент", упоминаемый в Законе, все же подразумевает покупателя. На наш взгляд, это следует и из определения кассового чека (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ) - первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.
Кроме того, если подотчетное лицо приобретает товарно-материальные ценности (услуги) от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании (ст. 182 ГК РФ). Приобретая товарно-материальные ценности без предъявления доверенности, подотчетное лицо фактически действует, как физическое лицо. Поскольку Закон N 54-ФЗ не обязывает физических лиц применять ККТ, то подотчетные лица в рамках взаимоотношений с покупателями могут действовать не от имени вашего учреждения, а от своего имени.
В дальнейшем учреждение может одобрить сделку, заключенную сотрудником без предъявления доверенности (п.п. 1, 2 ст. 183 ГК РФ), - об этом может свидетельствовать принятие и утверждение авансового отчета. По нашему мнению, обязанность применять ККТ в таком случае не возникает (в отношениях с продавцом подотчетное лицо действовало как обычное физическое лицо, а взаимоотношения учреждения с подотчетным лицом не являются расчетами в понимании Закона N 54-ФЗ).
Однако полностью исключать вероятность возникновения претензий со стороны налогового органа в рассматриваемой ситуации мы не можем.

К сведению:
На сегодняшний день прошел третье чтение законопроект N 344028-7 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", который внесет существенные изменения, в том числе, и в Закон 54-ФЗ.
По нашему мнению, из содержания данного законопроекта не следует, что порядок применения ККТ в ситуациях, подобных Вашей, изменится.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

29 июня 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.