Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Имеет ли право руководитель частного предприятия выделить материальную помощь работнику без издания приказа? Достаточно ли визы руководителя на заявлении работника? Возникают ли риски в целях исчисления НДФЛ, если в приказе, изданном на основании заявления о выплате материальной помощи, указано, что выплачивается денежное вознаграждение на приобретение медикаментов, а о выплате материальной помощи не сказано?

Имеет ли право руководитель частного предприятия выделить материальную помощь работнику без издания приказа? Достаточно ли визы руководителя на заявлении работника? Возникают ли риски в целях исчисления НДФЛ, если в приказе, изданном на основании заявления о выплате материальной помощи, указано, что выплачивается денежное вознаграждение на приобретение медикаментов, а о выплате материальной помощи не сказано?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено обязательное оформление приказа на выплату материальной помощи.
Если согласно порядку ведения документооборота, принятому в организации, распоряжение на выплату материальной помощи оформляется приказом, во избежание спорных ситуаций при исчислении НДФЛ в формулировке приказа следует указать, что производится выплата материальной помощи.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ в пределах 4000 рублей за налоговый период (календарный год - ст. 216 НК РФ) суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту.
Нормы НК РФ, равно как и положения иных отраслей российского законодательства, не раскрывают понятия "материальная помощь" (п. 1 ст. 11 НК РФ).
При этом согласно п. 2.2.2.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 52495-2005 "Социальное обслуживание населения. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 30.12.2005 N 532-ст, материальная помощь - это социально-экономическая услуга, состоящая в предоставлении клиентам денежных средств, продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе. Материальная помощь предоставляется клиентам для преодоления ими тяжелой жизненной ситуации, с целью поддержать и улучшить их жизненный уровень, что следует из п.п. 2.2.1, 2.2.2 указанного документа.
Применительно к п. 23 ст. 270 НК РФ Президиум ВАС РФ в постановлении от 30.11.2010 N 4350/10 разъяснил, что к материальной помощи относятся выплаты, которые не связаны с выполнением получателем трудовой функции и направлены на удовлетворение его социальных потребностей, обусловленных возникновением трудной жизненной ситуации или наступлением определенного события. К таким событиям, в частности, могут быть отнесены причинение вреда в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, смерть члена семьи, рождение или усыновление ребенка, тяжелое заболевание и т.п. Смотрите также письма Минфина России от 15.05.2012 N 03-03-10/47, от 20.04.2012 N 03-03-06/1/200, от 11.04.2012 N 03-03-06/1/192.
На наш взгляд, указанные разъяснения применимы и для выплат в целях применения п. 28 ст. 217 НК РФ.
При этом ни нормами НК РФ, ни другими нормами законодательства РФ не установлен перечень документов, необходимых для выплаты материальной помощи.
Учитывая, что выплата материальной помощи связана с каким-либо событием, происходящим у конкретного работника, то для осуществления такой выплаты прежде всего требуется заявление самого работника. В заявлении указывается обстоятельство, в связи с которым работник рассчитывает на помощь. Кроме того, к заявлению могут быть приложены копии документов, подтверждающих основание для обращения за материальной поддержкой (при их наличии).
На основании заявления работника руководитель организации принимает решение о выплате или отказе в выплате материальной помощи работнику. При этом законодательство не содержит требований к тому, должно ли распоряжение денежными средствами предприятия в виде выдачи материальной помощи оформляться приказом руководителя, либо достаточно резолюции на заявлении работника.
Традиционно в случае принятия положительного решения на основании заявления издается приказ о выдаче материальной помощи (смотрите, например, раздел V Положения о порядке выплаты ... материальной помощи федеральным государственным гражданским служащим центрального аппарата ФНС, руководителям управлений ФНС по субъектам РФ и начальникам межрегиональных инспекций (утвержденного в Приложении N 1 к приказу ФНС России от 02.10.2009 N ММ-7-5/483@), раздел II Положения о порядке выплаты материальной помощи гражданским служащим (работникам) центрального аппарата Федерального казначейства (утвержденного в Приложении N 3 к приказу Федерального казначейства от 20.12.2007 N 9н)).
В то же время основанием для выплаты материальной помощи может являться либо заявление работника с резолюцией руководителя о ее выплате, либо приказ руководителя, изданный на основании заявлений работников (смотрите, например, п. 4.3 Положения об оплате труда работников территориальных органов ПФР и ИЦПУ (утвержденного в Приложении 7 к постановлению Правления ПФР от 20.06.2007 N 145п)).
Следовательно, распоряжение руководителя о выплате материальной помощи может быть оформлено как отдельным документом - приказом, так и резолюцией на заявлении работника.
Полагаем, что в каждой организации может быть установлен свой порядок выдачи материальной помощи работникам. Случаи, условия и порядок выплаты работникам материальной помощи могут быть определены в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ) и (или) в локальных нормативных актах работодателя.
По нашему мнению, если согласно принятому в организации порядку ведения документооборота распоряжение на выплату материальной помощи оформляется приказом, то его оформление обязательно.
Отметим, что унифицированная форма приказа на выплату материальной помощи не предусмотрена законодательством, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом в приказе о выплате материальной помощи следует указать фамилию, имя и отчество лица, получающего помощь, причину выдачи материальной помощи, сумму материальной помощи.
По нашему мнению, в приказе должно быть указано, что выплачивается непосредственно материальная помощь. Полагаем, что в случае оформления приказа на "выплату вознаграждения для приобретения медикаментов" могут возникнуть разногласия с налоговыми органами в части освобождения такой суммы от обложения НДФЛ на основании п. 28 ст. 217 НК РФ.
Наше мнение основано на том, что, исходя из положений ст. 129 ТК РФ, вознаграждение выплачивается работнику за выполнение определенных трудовых функций и фактически является оплатой труда, а материальная помощь не связана с осуществлением трудовых функций, не зависит от количества и качества выполняемой работы. Поэтому в случае издания приказа о выплате вознаграждения не исключаем того, что такая выплата может быть расценена как выплата, полностью облагаемая НДФЛ.
Исходя из этого, считаем, что во избежание разногласий в приказе следует прописать, что производится выплата материальной помощи.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет материальной помощи, предоставляемой работникам;
- Энциклопедия решений. Учет материальной помощи работникам в виде оплаты стоимости лекарственных препаратов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

1 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.