Новости и аналитика Правовые консультации Гражданское право Может ли организация выдавать и направлять доверенности контрагентам (коммерческим организациям) посредством электронного документооборота? Можно ли заверять учредительные документы, в том числе выданные доверенности, посредством электронного документооборота и направлять их контрагентам?

Может ли организация выдавать и направлять доверенности контрагентам (коммерческим организациям) посредством электронного документооборота? Можно ли заверять учредительные документы, в том числе выданные доверенности, посредством электронного документооборота и направлять их контрагентам?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе направлять контрагентам указанные в вопросе документы в электронной форме. Однако, если такие документы подписываются простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, во избежание разногласий относительно подтверждения факта отправки документов и достоверности сведений, которые в них содержатся, сторонам следует заключить соглашение, в котором будут определены условия признания электронного документа равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Обоснование вывода:
Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, иных юридически значимых действий урегулированы Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случаев, когда существует нормативное требование составлять тот или иной документ исключительно на бумажном носителе.
Частью 2 той же статьи предусмотрено, что, если информация в электронной форме подписывается простой или неквалифицированной электронными подписями, она признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, которые установлены федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
При этом под участниками электронного взаимодействия понимаются, в частности, организации и граждане, осуществляющие обмен информацией в электронной форме (п. 11 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).
Гражданское законодательство не определяет случаи и порядок составления в электронной форме учредительных документов и доверенностей, которыми обмениваются участники гражданского оборота, равно как по общему правилу не устанавливает и саму обязанность представлять эти документы контрагенту. В связи с этим направление таких документов контрагенту посредством электронного документооборота законодательству не противоречит. Однако, если такие документы подписываются иными видами подписей, кроме квалифицированной электронной подписи, во избежание разногласий с контрагентом по вопросу о достоверности содержания направленных документов сторонам следует заключить соглашение, которым будут предусмотрены условия признания документов, составленных в электронном виде, равнозначными документам, которые составлены на бумажном носителе и подписаны собственноручной подписью уполномоченного лица.
Если стороны решают при составлении в электронной форме учредительных документов и доверенности использовать неквалифицированную электронную подпись, в соглашении необходимо предусмотреть порядок ее проверки. Если используется простая электронная подпись, соглашение должно предусматривать:
- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

23 ноября 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.