Новости и аналитика Правовые консультации Гражданское право Каковы сроки хранения коммерческой организацией сертификатов качества и иных документов по товарам, подлежащим обязательной сертификации, в целях налогообложения при приобретении товаров и услуг?

Каковы сроки хранения коммерческой организацией сертификатов качества и иных документов по товарам, подлежащим обязательной сертификации, в целях налогообложения при приобретении товаров и услуг?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемой ситуации в отношении деклараций и сертификатов соответствия нормами налогового законодательства не предусмотрены специальные требования по срокам их хранения. Соответственно, в целях налогообложения при определении сроков хранения таких документов следует руководствоваться общеустановленным сроком.

Обоснование вывода:
В соответствии с нормами ст. 2 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (далее - Закон N 184-ФЗ) сертификация представляет собой форму подтверждения органом по сертификации соответствия объектов определенным требованиям.
Сертификация - это документальное удостоверение того, что продукция или иные объекты, процессы проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг соответствуют требованиям технических регламентов, документам по стандартизации или условиям договоров.
На основании норм ст. 20 Закона N 184-ФЗ такая сертификация осуществляется как в обязательном, так и в добровольном порядке.
В силу п. 3 ст. 20, п. 1 ст. 23 Закона N 184-ФЗ обязательное подтверждение соответствия проводится в случаях, установленных техническим регламентом, и исключительно на соответствие требованиям технического регламента, в двух формах:
- принятия декларации о соответствии;
- обязательной сертификации.
Единый перечень продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 N 982. Декларирование осуществляется в одном из следующих порядков:
- принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств;
- принятие декларации о соответствии на основании собственных доказательств, доказательств, полученных с участием третьей стороны (органа по сертификации и (или) аккредитованной испытательной лаборатории (центра)).
Декларация соответствия представляет собой документ, в котором изготовитель (продавец) удостоверяет, что поставляемая, продаваемая им продукция соответствует требованиям, предусмотренным для обязательной сертификации данной продукции или услуги. Форма такой декларации утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 N 54.
В свою очередь, единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, утвержден постановлением Правительства РФ от 01.12.2009 N 982.
При соответствии продукции требованиям технических регламентов орган по сертификации выдает заявителю сертификат соответствия, форма которого утверждена приказом Минпромэнерго России от 22.03.2006 N 53.
Кроме того, на основании норм ст. 21 Закона N 184-ФЗ изготовитель или продавец имеет право в добровольном порядке подтвердить соответствие продукции, даже если в отношении нее не предусмотрены обязательная сертификация и декларирование соответствия.
В отношении сроков хранения рассматриваемых сертификатов и деклараций соответствия сообщаем следующее.
В соответствии с приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее - Перечень N 558) установлено, что:
- документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации хранятся после истечения срока действия сертификата - 10 лет у экспертно-проверочной комиссии, 3 года - у заявителя, протоколы и решения - постоянно (п. 110 Перечня N 558);
- сертификаты соответствия после истечения срока их действия - постоянно у экспертно-проверочной комиссии, 3 года - у заявителя (п. 111 Перечня N 558).
При этом основными документами, регламентирующими обеспечения сохранности сертификатов, являются профильные технические регламенты Таможенного союза и Российской Федерации, а также постановления Росстандарта об утверждении правил сертификации конкретных видов продукции.
Обязательный сертификат соответствия продукции должен храниться у заявителя вплоть до окончания срока его действия.
Данное требование распространяется в отношении сертификатов, выданных в российской системе технического регулирования (система ГОСТ Р, система национальных технических регламентов), а также в системе законодательства Таможенного союза. Копии сертификатов остаются на сохранение в органе по сертификации.
Следует отметить, что вопрос о хранении таких документов необходимо рассматривать применительно к каждой системе технического регулирования.
Иными словами, срок хранения указанных деклараций и сертификатов зависит от того, под действие каких нормативных документов попадает продукция, работы и услуги.
В соответствии с п. 7 Закона N 184-ФЗ декларация о соответствии и доказательственные материалы хранятся у заявителя в течение 10 лет со дня окончания срока действия такой декларации в случае, если иной срок их хранения не установлен техническим регламентом.
Если говорить о законодательстве Таможенного союза, то требования к заявителю по хранению деклараций о соответствии закреплены в положениях технических регламентов Таможенного союза для каждой группы товаров. Такой срок составляет, как правило, 10 лет после окончания срока действия декларации.
При этом нормами Закона N 184-ФЗ специальные требования по срокам хранения сертификатов соответствия не установлены.
Нормами налогового законодательства установлены сроки хранения документов.
Так, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ по общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (смотрите также письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273).
Течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (смотрите письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829).
Таким образом, в отношении рассматриваемых документов нормами налогового законодательства не предусмотрены специальные требования по срокам их хранения. Соответственно, в целях налогообложения при определении сроков хранения деклараций и сертификатов соответствия следует руководствоваться общеустановленным сроком в 4 года.
Арбитражная практика свидетельствует, что суды не рассматривают декларации и сертификаты соответствия в качестве документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности для целей бухгалтерского и налогового учета.
В постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 11АП-4447/13 суд пришел к выводу, что юридическая сила сертификатов и паспортов качества такова, что они являются доказательством качества товара только при условии соблюдения условий и сроков его хранения и перевозки. Налоговым кодексом не установлено, что данные документы являются документами, которые оформляют хозяйственные операции, и относятся к первичным учетным документам, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Судом установлено, что в Обществе срок хранения сертификатов и паспортов качества на каждую партию поступивших нефтепродуктов регламентирован Приказом Общества, в котором срок определен - до полного расходования каждой партии, но не более 6 месяцев. Непредставление налоговому органу паспортов качества нефтепродуктов, уничтоженных Обществом ввиду истечения срока их хранения, не опровергает факт приобретения Обществом прямогонного бензина, соответствующего норме ст. 181 НК РФ, и не подтверждает приобретение Обществом ни нефти товарной, ни нефтяного сырья, ни прямогонного бензина с температурой кипения выше 215 градусов С.
В постановлении Седьмого арбитражного апелляционного суда от 5 июня 2012 г. N 07АП-3492/12 суд указал, что положения статьей 172, 252 Налогового кодекса РФ не содержат требования о необходимости подтверждения правомерности расчета налога на прибыль и налога на добавленную стоимость сертификатами качества угля, то есть указанные документы не являются первичными бухгалтерским документами, которые могут служить обоснованием для получения заявителем соответствующей налоговой выгоды.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Галимарданова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

1 ноября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.