Работник казенного учреждения ошибочно заправил бензином личный автомобиль по корпоративной карте учреждения (15 литров). Он сообщил о случившемся в бухгалтерию, а также написал заявление об удержании из его заработной платы стоимости 15 литров бензина. В учреждении поступление ГСМ отражается в учете на основании документов, предоставляемых поставщиком ГСМ, списание - на основании путевого листа и акта о списании материальных запасов. Казенное учреждение является администратором доходов по АнКВД 130, 140, 180. Как отразить удержание из заработной платы стоимости ГСМ и возвратить в бюджет удержанную сумму?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Отражение операций по удержанию суммы задолженности виновного лица из заработной платы в счет погашения задолженности осуществляется с использованием счета 304 03 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда".
Расчеты между администратором дохода и подведомственным казенным учреждением по поступившим суммам от возмещения ущерба, причиненного нефинансовым активам, отражаются с применением счетов 1 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджеты" и 1 304 04 172 "Внутриведомственные расчеты" на основании Извещения (ф. 0504805).

Обоснование вывода:
Корпоративная карта - это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях (АЗС), представляющее собой носитель информации, подтверждающий право на получение определенного количества (объема) топлива в торговых точках (АЗС).
Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Как правило, механизм получения ГСМ по топливным картам выглядит так: водитель заправляет автомобиль на АЗС, предъявляет топливную карту, получает чек ККТ / терминальный чек, а по истечении месяца поставщик выставляет учреждению итоговую товарную накладную за отпущенный в этом периоде товар.
В рассматриваемом случае в соответствии с учетной политикой казенного учреждения оприходование бензина осуществляется по итоговым документам, выставляемым поставщиком за месяц.
Следовательно, в рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете должна найти отражение операция, введенная на основании предоставленного поставщиком счета-фактуры (товарной накладной), подтверждающего факт отпуска ГСМ по корпоративной карте учреждения. Принятие к учету ГСМ осуществляется в порядке, предусмотренном п. 23 Инструкции N 162н.
В то же время фактически оплаченные топливной картой учреждения ГСМ не были использованы на нужды учреждения. Следовательно, можно говорить об ущербе, нанесенном имуществу, являющемуся нефинансовым активом (материальным запасом). Такие ущербы отражаются в бюджетном учете казенного учреждения по оценочной стоимости с применением счета 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов" в корреспонденции с кредитом счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" (п. 221 Инструкции N 157н, п. 86 Инструкции N 162н).
Выбытие материальных запасов согласно принятию решения об их списании вследствие выбытия объектов помимо воли казенного учреждения (при выявленных недостачах, хищениях) отражается с применением счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" в порядке п. 26 Инструкции N 162н.
В свою очередь, согласно пп. 102, 108 Инструкции N 162н удержания из оплаты труда отражаются по счетам 0 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате" и кредиту счета 0 304 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда".
Для учета расчетов между администратором доходов бюджета, осуществляющим полномочия по администрированию кассовых поступлений, и казенным учреждением, которому поступило возмещение ущерба, применяются счета 1 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджеты" и 1 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты" (пп. 260, 262, 263, 276 Инструкции N 157н). В адрес администратора кассовых поступлений направляется Извещение (ф. 0504805) по планируемым к поступлению в доход бюджета суммам.
Казенное учреждение полномочиями по администрированию доходов в части возмещения ущерба по нефинансовым активам не наделено, соответственно, сумма возмещения ущерба в полном объеме должна быть перечислена в доход бюджета: согласно п. 3 ст. 41 БК РФ средства, полученные в результате применения мер гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности, а также средства, полученные в возмещение вреда, причиненного РФ, субъектам РФ, муниципальным образованиям, относятся к неналоговым доходам бюджетов бюджетной системы РФ, то есть подлежат зачислению в доход бюджета.
Вместе с тем порядок отражения хозяйственных операций в бюджетном учете получателя бюджетных средств, не наделенного полномочиями администратора доходов бюджета, сумм возмещения ущерба посредством удержания из заработной платы сотрудника по его согласию, а также их перечисления в доход соответствующего бюджета действующими нормативно-правовыми актами не урегулирован. Соответственно, такой порядок необходимо предусмотреть по согласованию с ГРБС или финансовым органом в учетной политике казенного учреждения (п. 2 Инструкции N 162н).
С одной стороны, согласно п. 12.2.4 Порядка N 85н, п. 12.4.3 Порядка N 209н поступления от возмещения ущерба, нанесенного материальным запасам, отражаются у администратора доходов бюджета с применением статьи 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" аналитической группы подвида доходов бюджетов, к которой относятся в том числе доходы от возмещения ущерба, выявленного в связи с недостачей материальных запасов, в увязке с подстатьей 443 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ. Однако исходя из действующей методологии бюджетного учета, отражение сумм в разрезе доходных кодов бюджетной классификации на лицевом счете получателя бюджетных средств в настоящее время не предусмотрено. В связи с этим такое поступление, по нашему мнению, может быть учтено по тем кодам бюджетной классификации, по которым отражалось перечисление средств.
Согласно п. 48.2.4.4 Порядка N 85н, п. 11.4.3 Порядка N 209н расходы на оплату договоров о приобретении горюче-смазочных материалов отражаются по элементу вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ. Соответственно, в данной ситуации для отражения операции по возмещению ущерба получателя бюджетных средств возможно применение промежуточного КВР 244 и подстатьи 343 КОСГУ.
Учитывая также тот факт, что в рассматриваемой ситуации возмещение ущерба осуществляется посредством удержания из заработной платы сотрудника, перечисление средств в доход бюджета может быть отражено по тому же коду бюджетной классификации, по которому производится оплата труда. Иными словами, считаем возможным применение элемента вида расходов 111 "Фонд оплаты труда учреждений" в увязке с подстатьей 211 "Заработная плата" КОСГУ (п. 48.1 Порядка N 85н, п. 10.1.1 Порядка N 209н), что позволит в дальнейшем корректно сформировать бюджетную отчетность казенного учреждения, не наделенного полномочия администратора доходов бюджета.
Таким образом, в бюджетном учете казенного учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет КРБ 1 105 33 343 Кредит КРБ 1 302 34 73Х
- отражено поступление ГСМ на основании документов, оформленных поставщиком;
2. Дебет КДБ 1 401 10 172 Кредит КРБ 1 105 33 443
- отражено списание ГСМ на основании принятия решения об их списании по причине выявленного ущерба;
3. Дебет КДБ 1 209 74 567 Кредит КДБ 1 401 10 172
- отражено начисление ущерба, нанесенного имуществу казенного учреждения;
4. Дебет КДБ 1 304 04 343 Кредит КДБ 1 303 05 731
- отражено направление администратору доходов бюджета Извещения (ф. 0504805) о поступлении ожидаемых доходов;
5. Дебет КРБ 1 302 11 837 Кредит КРБ 1 304 03 737
- отражено удержание суммы причиненного ущерба из заработной платы сотрудника;
6. Дебет КРБ 1 304 03 837 Кредит 1 304 05 211
- отражено перечисление удержанных сумм;
7. Дебет КДБ 1 303 05 831 Кредит КДБ 1 209 74 667
- на основании поступившего в казенное учреждение от администратора доходов бюджета Извещения (ф. 0504805) отражено поступление ожидаемого дохода в доход бюджета.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

4 октября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.