Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Сотрудник бюджетного учреждения приобретает у индивидуальных предпринимателей и юридических лиц материальные ценности. К Авансовому отчету он прикладывает товарный чек без чека КТТ. Часть товарных чеков не содержит названия организации и печати. Можно ли принять к учету Авансовый отчет с товарным чеком?

Сотрудник бюджетного учреждения приобретает у индивидуальных предпринимателей и юридических лиц материальные ценности. К Авансовому отчету он прикладывает товарный чек без чека КТТ. Часть товарных чеков не содержит названия организации и печати.
Можно ли принять к учету Авансовый отчет с товарным чеком?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бюджетное учреждение может принять к учету авансовый отчет, к которому приложен только товарный чек, в случае, если он содержит все обязательные реквизиты и организация или ИП не применяет ККТ в случаях, установленных ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
Документ, подтверждающий произведенные расходы и оформленный с нарушениями, может быть принят к учету на основании распоряжения руководителя учреждения. Однако возмещение таких расходов может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н, а также на основании подп. 6.3 п. 6 Указаний N 3210-У, положений Приказа N 52н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке и при условии его оформления в печатном виде, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 20 Стандарта "Концептуальные основы", Приложение N 5 к Приказу N 52н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 25 Стандарта "Концептуальные основы", а в установленных случаях они должны оформляться еще и с обязательным применением унифицированных форм (п. 26 Стандарта "Концептуальные основы").
Так, к обязательным реквизитам относятся:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование субъекта учета, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ) установлено обязательное применение всеми организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники при осуществлении ими расчетов (пп. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).
В то же время Законом N 54-ФЗ предусмотрены исключения, когда контрольно-кассовая техника может не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями в силу специфики осуществляемой деятельности либо особенностей местонахождения в случаях, установленных ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Так, например, расчеты без применения ККТ могут производиться при осуществлении торговли на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест, открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами, кроме торговли непродовольственными товарами, которые определены в перечне, утвержденном распоряжением Правительства РФ от 14.04.2017 N 698-р (абзац 6 п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Кроме того, действие абзаца 6 п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ не распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих расчеты за товары, подлежащие в соответствии с законодательством РФ маркировке средствами идентификации (п. 8.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). Также расчеты без применения ККТ могут производиться при изготовлении металлической галантереи и ключей (абзац 12 п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ), розничной торговле бахил (абзац 18 п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ), если организации и ИП осуществляют расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, указанных в перечне отдаленных или труднодоступных местностей, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ) и т.д.
При этом в определенных случаях Закон N 54-ФЗ предусматривает обязанность выдавать вместо чека ККТ документ, подтверждающий факт осуществления расчета между организацией или ИП и покупателем, содержащий наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абзацем 4 п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ. Так, например, такая обязанность установлена для ИП, применяющих патентную систему налогообложения и осуществляющих предпринимательскую деятельность по изготовлению металлической галантереи, ключей, номерных знаков, указателей улиц, производству хлебобулочных и мучных кондитерских изделий и т.д. (подпункты 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12-17, 19-27, 29-31, 34-36, 39, 41-44, 49-52, 54, 55, 57-62, 64, 66-80 пункта 2 статьи 346.43 НК РФ), для организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ)*(1).
Таким образом, в случае если подотчетным лицом представлен Авансовый отчет с приложением товарного чека, подтверждающего оплату и факт приобретения материальных ценностей, и такой товарный чек содержит в себе все необходимые реквизиты, позволяющие определить дату выполнения работ, их наименование, количество и стоимость, а также наименование организации или фамилию, имя, отчество ИП, ИНН организации или ИП, то такой авансовый отчет бюджетному учреждению принять к учету можно, если организация или ИП не применяет ККТ в соответствии с законодательством РФ. Наличие печати на чеке не является обязательным, при наличии всех прочих реквизитов. Расходы по такому чеку должны быть компенсированы и могут быть приняты к учету. В случае сомнений в достоверности документа учреждение может провести контрольные мероприятия по проверке информации об исполнителе, воспользовавшись специальным сервисом на сайте ФНС России.
Вместе с тем приложенные к Авансовому отчету документы об оплате могут быть оформлены с нарушениями (например, отсутствие кассового чека в случае установленной обязанности его выдачи, отсутствие обязательных реквизитов). По мнению ревизоров, оформленные с нарушением состава обязательных реквизитов документы не могут подтверждать понесенные сотрудниками расходы. Соответственно, возмещением затрат на основании таких документов может рассматриваться ими как ущерб бюджету. Но суды не всегда согласны с контролирующими органами (смотрите, например, постановление Шестого ААС от 01.12.2020 по делу N А04-2526/2020, поддержанное определением Верховного Суда РФ от 28.04.2021 N 303-ЭС21-4977). По этому поводу специалисты финансового ведомства в части вопроса подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли отметили, что нарушение контрагентом законодательства при документальном оформлении расчетов само по себе не свидетельствует о неправомерности расходов покупателя (письмо Минфина России от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132). То есть на уровне финансового ведомства впервые было высказано мнение о том, что подотчетные лица и организации не должны быть заложниками неприменения контрагентами ККТ или несоблюдения ими норм закона при оформлении соответствующих документов для покупателей. Данная позиция Минфина может стать аргументом для учреждения в спорах с проверяющими.
При выявлении нарушений в приложенных к Авансовому отчету документах окончательное решение о возмещении таких расходов остается за руководителем учреждения. Однако дело бухгалтерии - разъяснить ему суть нарушения и последствия принятия к учету неправильно оформленных документов. Если руководитель все-таки даст письменное указание принять документы к учету, при проверке ревизоры могут признать нарушение и даже оштрафовать за искажение отчетности и, конечно, потребуют возместить ущерб. Но речь уже не будет идти о вине бухгалтера.
Для того чтобы свести к минимуму возможные негативные последствия, следует детально разъяснять подотчетным лицам, как должны быть оформлены документы, которые они должны получить от продавца при хозяйственных закупках.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

6 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Более подробно о случаях неприменения ККТ можно ознакомиться в материалах:
- Энциклопедия решений. Кто вправе не применять ККТ?
- Памятка бухгалтеру бюджетной сферы: Все про применение и неприменение ККТ.