Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Сотрудник самостоятельно пополнил проездную транспортную карту. Расчеты по транспортным картам ведутся на счете 206.22. Сумма по отчету перевозчика ежемесячно списывается на текущие расходы. Какими проводками отразить в учете казенного учреждения данный факт?

Сотрудник самостоятельно пополнил проездную транспортную карту. Расчеты по транспортным картам ведутся на счете 206.22. Сумма по отчету перевозчика ежемесячно списывается на текущие расходы.
Какими проводками отразить в учете казенного учреждения данный факт?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Несогласованные расходы на нужды учреждения работодатель имеет право сотруднику не возмещать.
Если работодатель принял решение о возмещении сотруднику расходов, связанных с пополнением лимита проездной транспортной карты, данный факт может быть отражен в бюджетном учете операциями по расчетам с подотчетными лицами.

Обоснование вывода:
Для проезда сотрудников на общественном транспорте для выполнения служебных обязанностей, не связанных с командировкой, учреждения могут приобретать транспортные карты. При этом расходы могут быть связаны не только с приобретением такой карты, например, оплатой ее залоговой стоимости, но и с пополнением карты непосредственно для оплаты проезда.
С целью осуществления контроля за эффективностью использования бюджетных средств при оплате проезда на общественном транспорте для выполнения служебных обязанностей, не связанных с командировкой, с использованием транспортных карт казенному учреждению необходимо разработать соответствующий локально-правовой акт с учетом содержания приказов (распоряжений, указаний) главного распорядителя бюджетных средств. Таким локальным актом можно урегулировать вопросы, связанные с порядком приобретения и пополнения транспортных карт (назначить ответственных лиц, с указанием Ф.И.О.), сроки (периодичность) пополнения, маршруты (или количество поездок), перечень должностей, имеющих право использовать такие карты, порядок их выдачи, возврата и др.
В рассматриваемом случае сотрудник самостоятельно пополнил лимит проездной транспортной карты. Учитывая данный факт, обращаем внимание, что возмещение произведенных сотрудником расходов может быть осуществлено при условии, что они не противоречат локальным актам учреждения и предварительно согласованы с работодателем. Несогласованные расходы на нужды учреждения работодатель может не возмещать (смотрите, например, определения ВС Республики Башкортостан от 14.03.2019 по делу N 33-5422/2019, Московского горсуда от 12.02.2019 по делу N 33-5629/2019).
Если рассматриваемые расходы планируются к возмещению, то в бюджетном учете казенного учреждения могут быть отражены операции по расчетам с подотчетными лицами.
Применяемая в настоящее время методология бюджетного (бухгалтерского) учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Вместе с тем все расходы, осуществляемые сотрудниками для нужд учреждения, должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. Поэтому в данной ситуации при принятии решения о возмещении расходов сотруднику необходимо руководствоваться теми же нормами, как если бы денежные средства были выданы под отчет. Данная позиция объясняется тем, что даже если аванс не выдавался, чтобы компенсировать свои затраты, сотрудник все равно должен будет отчитаться по расходам, пусть даже и произведенным за счет собственных средств. Поэтому в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00. Однако учреждению целесообразно закрепить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке, и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом отражение авансовых платежей осуществляется с использованием счета 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" (п. 202 Инструкции N 157н), а оплата фактически оказанных услуг - с использованием счета 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" при оплате фактически оказанных услуг (п. 254 Инструкции N 157н).
В то же время Инструкцией N 162н не предусмотрена корреспонденция счетов по осуществлению авансовых платежей через подотчетное лицо. Однако отражение аналогичной хозяйственной операции предусмотрено п. 97 Инструкции 174н и п. 109 Инструкции 183н. Поэтому, учитывая положения п. 3 Инструкции N 157н о сопоставимости данных бухгалтерского учета у государственного (муниципального) учреждения вне зависимости от его типа, казенное учреждение может самостоятельно утвердить соответствующие корреспонденции счетов в порядке, предусмотренном п. 2 Инструкции N 162н, при необходимости.
В свою очередь, в соответствии с п. 48 Порядка N 85н, п. 3 Порядка N 209н расходы подлежат отражению по соответствующим элементам вида расходов и статьям (подстатьям) КОСГУ в зависимости от их экономического содержания. То есть в зависимости от экономической направленности расходов зависит применение определенного кода вида расходов и статьи (подстатьи) КОСГУ. Так, расходы на пополнение транспортной карты, в том числе через подотчетное лицо, относятся к приобретению непосредственно транспортных услуг для нужд учреждения и отражаются по КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 222 "Транспортные услуги" КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка N 85н, п. 10.2.2 Порядка N 209н).
Таким образом, если в казенном учреждении принято решение о возмещении сотруднику ранее произведенных расходов, то в бюджетном учете могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет КРБ 1 206 22 56Х (1 302 22 73Х) Кредит КРБ 1 208 22 667
- принят к учету авансовый платеж по пополнению лимита проездной транспортной карты на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и подтверждающих документов;
2. Дебет КРБ 1 208 22 567 Кредит КРБ 1 305 05 222 (1 201 34 610),
увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 222)
- перечислена со счета получателя бюджетных средств на карту (выплачена из кассы) сумма возмещения расходов сотрудника (п. 111 Инструкции N 162н).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шубенкина Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

12 августа 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.