Бюджетное учреждение выставляет претензии поставщикам, пени за нарушение условий контракта и отсылает их по почте. При этом поставщики либо не всегда отвечают на претензии, либо, не согласившись с ними, письменные возражения не присылают. Надо ли ставить на учет такие претензии, если их сумма незначительная? Как списывать дебиторскую задолженность по таким претензиям?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Сам по себе факт направления претензии с целью взыскания пени или неустойки дает основания полагать, что должностными лицами учреждения установлено нарушение контрагентом условий договора, а значит, у учреждения есть основания отражать дебиторскую задолженность на счете 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу и иным доходам". Если предприняты все объективно возможные меры к взысканию дебиторской задолженности, то в учреждении в общеустановленном порядке может быть принято решение о списании такой задолженности в случае признания ее сомнительной.

Обоснование вывода:
Ответственность поставщика (подрядчика, исполнителя) по контракту в настоящее время предусмотрена чч. 6-8 ст. 34 Закона N 44-ФЗ. Согласно ч. 7 ст. 34 Закона N 44-ФЗ пеня начисляется за каждый день просрочки исполнения контрагентом обязательства, предусмотренного контрактом, начиная со дня, следующего после дня истечения установленного контрактом срока исполнения обязательства. В силу ч. 8 ст. 34 Закона N 44-ФЗ штрафы начисляются за неисполнение или ненадлежащее исполнение контрагентом обязательств, предусмотренных контрактом, за исключением просрочки исполнения контрагентом обязательств (в том числе гарантийного обязательства), предусмотренных контрактом.
Расчеты по штрафам, пеням и неустойкам, начисленным за нарушение условий договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг учитываются на счете 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу и иным доходам" (п. 220 Инструкции N 157н). В бюджетном учреждении суммы задолженности по штрафам, пеням, неустойкам, начисленным за нарушение условий договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, иных санкций, отражаются по дебету счета 2 209 41 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от штрафных санкций за нарушение условий контрактов (договоров)" в корреспонденции с кредитом счета 2 401 10 141 "Доходы от штрафных санкций за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)", 2 401 40 141 "Доходы будущих периодов от штрафных санкций за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)" (п. 109 Инструкции N 174н).
Отметим, что каждый факт хозяйственной жизни должен найти свое отражение в учете учреждения. При этом учреждение самостоятельно в рамках своей учетной политики определяют существенность информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 17 Стандарта "Концептуальные основы..."). Однако до формирования отчетности у учреждения нет возможности оценить, насколько существенна или несущественна информация о начисленных пени и неустойках, даже если их сумма не значительна. Таким образом, если должностными лицами учреждения был установлен факт нарушения контрагентом условий договора, учреждение воспользовалось своим правом и рассчитало сумму штрафных санкций, а также направило соответствующую претензию контрагенту, то такой факт следует отражать в учете. В то же время, учитывая неопределенность, связанную с тем, что контрагент может не ответить на претензию или оспорить ее, в учете учреждения такой факт отражается как признание доходов будущих периодов с применением счета 401 40 "Доходы будущих периодов" (п. 7 Стандарта "Доходы", п. 301 Инструкции N 157н). Дальнейшее взыскание задолженности может осуществляться в том числе и в судебном порядке.
Если учреждением предприняты все объективно возможные меры ко взысканию дебиторской задолженности, при этом задолженность не погашена, то учреждением в общеустановленном порядке может быть принято решение о признания ее сомнительной и списании с балансового учета*(1). Операции по списанию сомнительной (безнадежной к взысканию) задолженности по неустойкам с балансового учета отражаются в корреспонденции со счетом 0 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" (п. 110 Инструкции N 174н) на основании соответствующего решения комиссии учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

4 августа 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите подробнее в материалах:
- Энциклопедия решений. Списание дебиторской задолженности (для бюджетной сферы);
- Вопрос: Может ли бюджетное учреждение по сроку исковой давности (три года в соответствии со ст. 196 ГК РФ) списать неустойку, чтобы закрыть контракт?