Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В январе текущего года бюджетным учреждением была излишне начислена и перечислена сотруднику сумма оплаты больничного листа за счет средств работодателя. Переплата не является следствием счетной ошибки. Как в бухгалтерском учете и на основании каких документов отразить возврат денежных средств от сотрудника в мае текущего года?

В январе текущего года бюджетным учреждением была излишне начислена и перечислена сотруднику сумма оплаты больничного листа за счет средств работодателя. Переплата не является следствием счетной ошибки. Как в бухгалтерском учете и на основании каких документов отразить возврат денежных средств от сотрудника в мае текущего года?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Детальный порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с возмещением переплат и неположенных выплат, действующими нормативными правовыми актами не определен.
В рассматриваемой ситуации расчеты с сотрудником по излишне произведенной выплате могут быть отражены с применением счета 2 209 34 000 "Расчеты по компенсации затрат". Начисление дохода и дебиторской задолженности может отражаться на основании решения руководителя учреждении о добровольном возмещении ущерба сотрудником с приложением заявления последнего.
В свою очередь, детальный порядок отражения в учете дохода, связанного с возмещением переплат и неположенных выплат, необходимо разработать самостоятельно и закрепить локальным актом бюджетного учреждения.

Обоснование вывода:
В случае выявления переплат и неположенных выплат в организации бюджетной сферы должны быть проведены следующие мероприятия:
- выявление причин, повлекших нарушение;
- установление виновных лиц и точных сумм ущерба;
- принятие мер к максимально возможному возмещению ущерба.
Соответственно, в зависимости от конкретных обстоятельств руководителем организации бюджетной сферы в связи с выявлением переплат и неположенных (необоснованных) выплат может быть принято решение об удержании суммы ущерба из доходов получателя выплаты или о добровольном возмещении ущерба получателем выплаты, об отнесении в бюджетном учреждении суммы переплаты (неположенной выплаты) на расходы по приносящей доход деятельности.
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях для отражения расчетов, связанных с возмещением переплат, предусматривает возможность применения одного из вариантов:
- корректировка ранее произведенных начислений способом "Красное сторно";
- начисление доходов в виде компенсации затрат.
Для применения способа "Красное сторно" в целях корректировки начислений в рассматриваемой в вопросе ситуации должны выполняться следующие условия:
- переплата является следствием счетной ошибки (смотрите, например, письмо Минфина России от 30.08.2019 N 02-06-10/66912);
- переплата выявлена до истечения срока, установленного ст. 137 ТК РФ для принятия работодателем решения об удержании излишне выплаченных сумм из будущих начислений по заработной плате, в частности, не позднее одного месяца со дня начисления неположенной выплаты в части расчетов по оплате труда (смотрите, например, письмо Минфина России от 28.02.2014 N 02-06-10/8795);
- получатель выплаты не оспаривает удержание.
Так как переплата не является в рассматриваемом случае следствием счетной ошибки, месячный срок, установленный для возвращения переплаты, истек, то корректировку начислений способом "Красное сторно" считаем не совсем корректной.
В таком случае, по нашему мнению, перерасчет больничного листа за счет средств работодателя не осуществляется, а факт переплаты следует отразить сразу с использованием счета 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам".
Сумма задолженности сотрудника учреждения отражается в учете с применением счета 0 209 34 560 "Расчеты по компенсации затрат" в корреспонденции со счетом 0 401 10 134 (п. 109 Инструкции N 174н).
В свою очередь, момент признания доходов в рассматриваемом случае и документ-основание для отражения такого факта хозяйственной жизни действующими нормативно-правовыми актами не урегулирован. Соответственно, детальный порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с возмещением переплат и неположенных выплат физическим лицам, разрабатывается учреждением самостоятельно и утверждается локальным актом бюджетного учреждения.
Увеличение доходов и признание дебиторской задолженности может быть отражено на основании решения руководителя бюджетного учреждения с приложением заявления сотрудника о добровольном возмещении денежных средств.
Поступление денежных средств в счет возмещения ущерба, нанесенного переплатой (неположенной выплатой), отражается в качестве поступления доходов по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат" аналитической группы подвида доходов бюджетов в увязке с подстатьей 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 12.1.3 Порядка N 85н, п. 9.3.4 Порядка N 209н).
При этом доходы от компенсации ранее произведенных бюджетным учреждением расходов подлежат отражению по коду финансового обеспечения (КФО) 2, по аналогии с иными санкциями, предъявляемыми бюджетными учреждениями к различным субъектам (в том числе возникшие по деятельности за счет средств субсидии на выполнение государственного задания и средств субсидии на иные цели) (смотрите, в частности, письма Минфина России от 25.03.2013 N 02-06-07/9374, от 18.09.2012 N 02-06-10/3788, от 18.12.2012 N 02-04-12/5226).
Отметим, что прямая обязанность по возврату в доход бюджета средств субсидий на выполнение задания возникает только в размере, соответствующем недостигнутым показателям, характеризующим объем выполнения муниципального задания (ч. 17 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 N 83-ФЗ, далее - Закон N 83-ФЗ).
В соответствии с действующим законодательством у бюджетных учреждений не возникает обязанности по перечислению в доход бюджета сумм возврата дебиторской задолженности (в том числе дебиторской задолженности прошлых лет), образовавшейся:
- за счет средств субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания (ч. 17 ст. 30 Закона N 83-ФЗ);
- в рамках приносящей доход деятельности (п. 3 ст. 298 ГК РФ).
Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть оформлены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет 2 209 34 567 Кредит 2 401 10 134
- начислена задолженность сотрудника по излишне выплаченной ему сумме больничного листа за счет средств работодателя;
2. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 209 34 667,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВД 130; КОСГУ 134)
- отражено внесение сотрудником средств на лицевой счет бюджетного учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Толмачева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

21 мая 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.