Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Сотрудники бюджетного учреждения осуществляют покупку горюче-смазочных материалов на автозаправочной станции через Интернет с помощью специального мобильного приложения. Может ли бюджетная организация принять к учету электронные чеки, распечатанные на бумажном носителе, от сотрудников АЗС (заправка автомобиля через мобильное приложение через Интернет, без посещения кассы) при сдаче авансового отчета (командировка или проезд к месту использования льготного отпуска)?

Сотрудники бюджетного учреждения осуществляют покупку горюче-смазочных материалов на автозаправочной станции через Интернет с помощью специального мобильного приложения.
Может ли бюджетная организация принять к учету электронные чеки, распечатанные на бумажном носителе, от сотрудников АЗС (заправка автомобиля через мобильное приложение через Интернет, без посещения кассы) при сдаче авансового отчета (командировка или проезд к месту использования льготного отпуска)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При заправке автомобиля через Интернет с помощью мобильного приложения покупателю направляется на электронную почту или номер телефона подтверждающий кассовый чек или бланк строгой отчетности. Данный документ, распечатанный на бумажном носителе, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе.
Бюджетное учреждение может принять к учету авансовый отчет с приложением документов о данных расходах, при условии, если они были предусмотрены при выдаче аванса и согласованы.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н, а также на основании пп. 6.3 п. 6 Указаний N 3210-У, положений Приказа N 52н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке, и при условии его оформления в печатном виде, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 20 Стандарта "Концептуальные основы", Приложение N 5 к Приказу N 52н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 25 Стандарта "Концептуальные основы", а в установленных случаях они должны оформляться еще и с обязательным применением унифицированных форм (п. 26 Стандарта "Концептуальные основы").
Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ), а также факт оплаты стоимости данного имущества (услуг, работ). При этом учреждение может возмещать только расходы, предусмотренные при выдаче аванса, а также согласованные заранее.
Отметим, что обязательное применение всеми организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) при осуществлении ими расчетов установлено федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ) (п.п. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ). Вид, форма и обязательные реквизиты документа, подтверждающие факт оплаты, должны отвечать требованиям Закона N 54-ФЗ.
Таким образом, подотчетное лицо может представить в качестве подтверждающего оплату расходов следующие документы:
- кассовый чек, непосредственно сформированный ККТ;
- бланк строгой отчетности, непосредственно сформированный ККТ;
- кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный на электронную почту или номер телефона и распечатанный на бумаге;
- документ, подтверждающий расчеты в отдаленных и труднодоступных местностях;
- товарный чек, квитанция, расписка, иной подобный документ.
При расчетах через онлайн-банк подотчетное лицо также должно представить электронные кассовые чеки от организации-продавца. И даже если подотчетное лицо осуществило оплату через отделение банка, банкомат или терминал банка, то в качестве подтверждения оплаты продавцом должна применяться контрольно-кассовая техника (п.п. 1, 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).
При приобретение товаров, услуг через Интернет документом, подтверждающим расходы, служит кассовый чек или бланк строгой отчетности, направленный на электронную почту или номер телефона и распечатанный на бумаге (п.п. 2, 5 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ). Кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, приравниваются к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным ККТ на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Закона 54-ФЗ).
В рассматриваемой ситуации сотрудники бюджетного учреждения осуществляют покупку горюче-смазочных материалов на автозаправочной станции через Интернет с помощью специального мобильного приложения. Отметим, что в данном случае платеж производится аналогично любой другой онлайн-покупке - через банковскую карту, Google Pay, Apple Pay, с электронного кошелька и т.д. (зависит от сервиса). Таким образом, согласно п. 4 ст. 1.2 Закона 54-ФЗ электронный чек, распечатанный на бумажном носителе, в данной ситуации может служить фактом подтверждения расходов. Расходы по Авансовому отчету (ф. 0504505) с приложением такого чека, содержащим все необходимые реквизиты, вполне обоснованно могут быть возмещены учреждением.
Если же в приложенном к Авансовому отчету (ф. 0504505) чеке не будет хватать обязательных реквизитов, то окончательное решение о возмещении расходов находится в компетенции руководителя учреждения (ч. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).
Следует отметить, что учреждению целесообразно утвердить локальный акт, в котором в перечень возмещаемых расходов подотчетным лицам включены также расходы по расчетам за приобретение горюче-смазочных материалов через Интернет (мобильное приложение), а также порядок и размеры выплат.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Отчет по полученному авансу (для бюджетной сферы);
- Все про применение и неприменение ККТ. Памятка бухгалтеру бюджетной сферы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ибатуллина Резеда

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

8 декабря 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.