Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Бюджетное учреждение направляет сотрудника в служебную командировку на его личном транспорте. Каков порядок расчетов с подотчетными лицами? Какие документы необходимы для подтверждения расходов на ГСМ? На какие КОСГУ и КВР отнести расходы за использование личного транспорта для служебных целей (ГСМ)?

Бюджетное учреждение направляет сотрудника в служебную командировку на его личном транспорте.
Каков порядок расчетов с подотчетными лицами? Какие документы необходимы для подтверждения расходов на ГСМ? На какие КОСГУ и КВР отнести расходы за использование личного транспорта для служебных целей (ГСМ)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы сотрудника на приобретение ГСМ при поездке в командировку на личном транспорте могут быть возмещены как иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя, с отражением по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
Документами, подтверждающими такие расходы, могут быть: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
В случае, если расходы на ГСМ учреждением не будут рассматриваться как возмещение иных расходов, произведенных работником в командировке с разрешения и ведома работодателя, то такие расходы могут быть отражены:
- по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 222 "Транспортные услуги" КОСГУ - в случае классификации данных расходов в качестве компенсации за использование личного транспорта;
- по элементу вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ, с оприходованием приобретенных ГСМ на счет 105 03 "Горюче-смазочные материалы" - в случае классификации данных расходов в качестве приобретения ГСМ через подотчетное лицо.
Учреждению следует разработать порядок учета расчетов по компенсациям расходов на ГСМ при направлении сотрудников в командировку на личном транспорте и закрепить его локальным актом учреждения.

Обоснование вывода:
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Особенности порядка направления работников в служебные командировки определены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, установлен Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (далее - Постановление N 729).
Отметим, что глава 24 ТК РФ, устанавливающая гарантии при направлении работников в служебные командировки, не содержит запрета на использование командированным работником собственного транспорта, такого запрета также не содержится в Положении N 749 и Постановлении N 729. Вместе с тем ст. 168 ТК РФ определено, что командированному работнику возмещаются и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. При этом возмещение таких расходов в соответствии с п. 24 Положения N 749 осуществляется при представлении подтверждающих документов в порядке и размерах, определенных ст. 168 ТК РФ, и, соответственно, в данной ситуации Постановлением N 729. Однако указанным Постановлением в отношении подобных расходов установлено лишь то, что для их возмещения они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (п. 3 Постановления N 729).
В рассматриваемой ситуации учреждение планирует компенсировать сотруднику расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ), использованных при поездке в командировку на личном транспорте. Считаем, что указанные расходы могут быть оплачены с письменного разрешения руководителя в соответствии с п. 3 Постановления N 729, в порядке, определенном внутренними локальными актами. Так, локальными актами учреждения определяются, в частности, случаи использования личного транспорта, а также перечень документов, подтверждающих осуществленные расходы. Например, такими документами в соответствии с п. 7 Положения N 749 могут быть: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта и фактически произведенные расходы.
Как правило, до поездки оформляется маршрут следования, по которому должна быть осуществлена поездка. Обоснованно возмещению могут подлежать фактически совершенные и документально подтвержденные расходы сотрудника на ГСМ. Так, документом, подтверждающим фактический расход топлива при командировке сотрудника на личном транспорте, может являться путевой лист. Стоимость приобретенного бензина может быть подтверждена чеками и иными документами с АЗС.
Кроме того, согласно прямой норме п. 10.2.6 Порядка N 209н возмещение персоналу иных расходов, произведенным работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя, следует относить на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. При этом п. 46.5 Порядка N 85н определено, что компенсация иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, перечень которых определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте, отражается по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".
Таким образом, если коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения предусмотрена компенсация расходов на ГСМ в качестве возмещения иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя, то такие расходы следует отражать по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
Вместе с тем ТК РФ предусмотрены и иные гарантии и компенсации. Так, например, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Стоит обратить внимание, что компенсация за использование личного транспорта осуществляется вне зависимости от того, направляется ли работник в командировку или осуществляет иные обязанности, связанные со служебной деятельностью. При этом, учитывая, что данная компенсация может включать в себя расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то возмещение расходов на ГСМ можно рассматривать аналогично расходам на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей.
Так, расходы на компенсацию работникам государственных (муниципальных) учреждений за использование личного транспорта для служебных целей относятся по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 222 "Транспортные услуги" КОСГУ (п. 48.1.1.2 Порядка N 85н, пп. 10.2.2 п. 10 Порядка N 209н).
Таким образом, если оплата ГСМ рассматривается учреждением именно как компенсация расходов сотруднику на приобретение таких материалов, то учреждением может быть принято решение об оплате таких расходов на основании самостоятельно разработанного порядка их учета. Так, например, учреждением может быть установлена ежемесячная фиксированная сумма на компенсацию сотруднику расходов на приобретение ГСМ или сумма оплаты компенсации за приобретение ГСМ может быть переменной и зависеть от подтверждающих документов*(1). При этом учреждению целесообразно установить лимит указанных расходов. В таком случае расходы на компенсацию ГСМ могут быть отнесены по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 222 "Транспортные услуги" КОСГУ. Кроме того, учет расчетов в части компенсации за использование личного транспорта для служебных целей, в том числе в части возмещения расходов на ГСМ, может отражаться на счете 302 22 "Расчеты по транспортным услугам". Применение данного счета обусловлено тем, что данные расходы рассматриваются в качестве компенсации и в таком случае не зависят от командировки сотрудника, а также не предусматривают закупку материалов через подотчетное лицо.
Следует обратить внимание, что если сотрудник приобретает ГСМ у поставщиков в интересах учреждения для последующего использования в служебных целях и дальнейшее возмещение расходов не относится в соответствии с локальными актами учреждения к компенсационным выплатам за использование личного автомобиля, то такие расходы следует рассматривать как приобретение учреждением ГСМ через подотчетное лицо.
В свою очередь, приобретение учреждением через подотчетное лицо ГСМ отражается по подстатье 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ (пп. 11.4.3 п. 11 Порядка N 209н). Кроме того, применение данной подстатьи КОСГУ предусматривает организацию бухгалтерского учета ГСМ с использованием балансового счета 105 03 "Горюче-смазочные материалы" (п. 118 Инструкции N 157н).
Вместе с тем расходы на закупку товаров, работ, услуг, не отнесенные к иным элементам видов расходов подгруппы 240 "Иные закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд", отражаются по элементу вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" (п. 48.2.4.4 Порядка N 85н).
Так, в случае, если расходы на ГСМ учреждением будут рассматриваться как закупка материалов через подотчетное лицо, то такие расходы следует отразить по элементу вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ.
Таким образом, расходы сотрудника на приобретение ГСМ при поездке в командировку на личном транспорте могут быть возмещены как иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя, с отражением по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
В случае, если расходы на ГСМ учреждением не будут рассматриваться как возмещение иных расходов, произведенных работником в командировке с разрешения и ведома работодателя, то такие расходы могут быть отражены:
- по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 222 "Транспортные услуги" КОСГУ - в случае классификации данных расходов в качестве компенсации за использование личного транспорта;
- по элементу вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьей 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ, с оприходованием приобретенных ГСМ на счет 105 03 "Горюче-смазочные материалы" - в случае классификации данных расходов в качестве приобретения ГСМ через подотчетное лицо.
Учреждению следует разработать порядок учета расчетов по компенсациям расходов на ГСМ при направлении сотрудников в командировку на личном транспорте и закрепить его локальным актом учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

23 сентября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Следует отметить, что для некоторых категорий работников (сотрудников) организаций бюджетной сферы размер компенсации расходов за использование личного транспорта определен на законодательном уровне. Например, при выплате государственным гражданским служащим компенсации за использование личного транспорта в служебных целях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 (далее - Постановление N 563). В соответствии с нормами Постановления N 563 предельный размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях определен для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. сантиметров включительно в размере 2400 руб., свыше 2000 куб. сантиметров в размере 3000 руб. Помимо предельных размеров компенсации, в Постановлении N 563 определено, что возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).