Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Как правильно прописать в учетной политике порядок документооборота подачи банковских гарантий от контрактной службы в бухгалтерию (сроки, ведение и оформление и т.п.)? Какие сопутствующие документы должны быть составлены в организации?

Как правильно прописать в учетной политике порядок документооборота подачи банковских гарантий от контрактной службы в бухгалтерию (сроки, ведение и оформление и т.п.)? Какие сопутствующие документы должны быть составлены в организации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В учетной политике учреждения необходимо предусмотреть срок и порядок передачи в бухгалтерскую службу банковских гарантий, выданных в обеспечение исполнения обязательств, а также документов, подтверждающих надлежащее исполнение или неисполнение контрагентом условий контракта, определив ответственными за предоставление соответствующих документов специалистов контрактной службы.
Обязанность предоставления банковской гарантии и иных документов, подтверждающих исполнение (неисполнение) обязательств за конкретным специалистом контрактной службы, также можно закрепить в положении (регламенте) о контрактной службе.

Обоснование вывода:
Согласно п. 1 ст. 45 Закона N 44-ФЗ Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" заказчики в качестве обеспечения исполнения контрактов, гарантийных обязательств принимают банковские гарантии, выданные банками.
Банковские гарантии в соответствии с п. 351 Инструкции N 157н подлежат учету на забалансовом счете 10 "Обеспечение исполнения обязательств".
Обеспечение обязательства в виде банковской гарантии отражается на забалансовом счете 10 датой предоставления банковской гарантии (письмо Минфина России от 16.06.2020 N 02-07-05/51623). Причем основанием для отражения поступлений банковской гарантии может служит не только оригинал документа, но и копия банковской гарантии, размещенной в реестре банковских гарантий в единой информационной системе, подписанная усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени банка (письмо Минфина России от 13.06.2019 N 02-07-10/43230).
Таким образом, по факту принятия предоставленной учреждению банковской гарантии бухгалтер должен своевременно отразить ее поступление на забалансовом счете 10 (п. 29 Стандарта "Концептуальные основы..."). В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения информации в бухгалтерском учете необходимо обеспечить взаимодействие между контрактной и бухгалтерской службами учреждения по формированию и обмену первичными учетными документами при совершении факта хозяйственной жизни с учетом функциональных обязанностей этих служб.
В соответствии с пп. "д" п. 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" документами учетной политики утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи документов для отражения информации в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета.
Следовательно, графиком (порядком) документооборота должен быть предусмотрен срок предоставление банковской гарантии (копии банковской гарантии) специалистами контрактной службы в бухгалтерию: например, в течение двух рабочих дней со дня получения банковской гарантии учреждением или со дня ее размещения в реестре банковских гарантий в единой информационной системе. Такой срок устанавливается с учетом соблюдения сроков отражения бухгалтерской службой документов в бухгалтерском учете в том периоде, к которому относятся факты хозяйственной жизни, а также сроков ежемесячного формирования Главной книги (ф. 0504072) и составления бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
Предоставление банковской гарантии (ее копии) может сопровождаться документом, закрепленным в рамках учетной политики для подтверждения факта передачи банковской гарантии в бухгалтерскую службу, например, служебной запиской или реестром представленных документов, составленных специалистом контрактной службы. Такой документ составляется в двух экземплярах с проставлением на них отметки о поступлении банковской гарантии уполномоченным сотрудником бухгалтерии, один экземпляр хранится в контрактной службе. Оформление служебной записки или реестра позволит при возникновении споров о достоверности показателей учета и отчетности определить виновное лицо, действия (бездействие) которого повлекло за собой несвоевременное отражение или неотражение данных в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности*(1).
Выбытие банковской гарантии с учета на забалансовом счете 10 отражается датой прекращения обязательства, в обеспечение которого выдана банковская гарантия, а именно датой исполнения контрагентом обязательств, обеспеченных гарантией, или датой исполнения гарантом требований бенефициара об уплате денежной суммы в связи с нарушением принципалом обязательства, в обеспечение которого была выдана гарантия (смотрите, например письма Минфина России от 13.06.2019 N 02-07-10/43230, от 27.06.2014 N 02-07-07/31342). Таким образом, если банковская гарантия выдана для обеспечения исполнения основного обязательства, то срок ее выбытия с забалансового учета напрямую зависит от исполнения или неисполнения обязательств, предусмотренных по условиям контракта. В случае надлежащего исполнения контракта исполнителем в полном объеме обязанность в обеспечении исполнения основного обязательства по контракту гарантии считается исполненной. Списание банковской гарантии отражается на основании документов, подтверждающих исполнение такого контракта, датой подписания закрывающих контракт документов. Вместе с тем при условии, что банковская гарантия выдана для обеспечения в том числе гарантийных обязательств, списание с забалансового учета возможно на дату истечения срока выдачи банковской гарантии.
Срок и порядок предоставления специалистами контрактной службы документов, подтверждающих исполнение поставщиком (подрядчиком, исполнителем) контракта в полном объеме или ненадлежащее исполнение контагентом условий контракта, также подлежит закреплению в графике (порядке) документооборота в рамках учетной политики учреждения.
Следует отметить, что к функциональным обязанностям контрактной службы относится в том числе рассмотрение банковских гарантий, организация заключения контрактов, подтверждение факта исполнения контракта, направление требования об осуществлении погашения обязательства при условии неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом условий контракта в соответствии с выданной банковской гарантией (приказ Министерства экономического развития РФ от 29.10.2013 N 631 "Об утверждении Типового положения (регламента) о контрактной службе").
Закрепление обязанности за конкретным специалистом контрактной службы предоставлять соответствующие документы в бухгалтерию можно утвердить в положении (регламенте) о контрактной службе учреждения.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Счет 10 "Обеспечение исполнения обязательств" (для бюджетной сферы);
- приказ Департамента финансов Вологодской области от 31.12.2019 N 82 "Об утверждении Положения по единой учетной политике органов исполнительной государственной власти и государственных учреждений области".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панкратова Галина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
государственный советник 1 класса Разрезова Татьяна

20 августа 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Неотражение представленных обеспечений на забалансовом счете 10 "Обеспечение исполнения обязательств" может рассматриваться в качестве недостатка и нарушения при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета, формировании бюджетной (бухгалтерской) отчетности и повлечь наказание в виде административного штрафа в соответствии со ст. 15.15.6 КоАП РФ (п. 7.21 Приложения к письму Федерального казначейства от 29.05.2020 N 07-04-05/21-10615).