Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Казенное учреждение заключило контракт на поставку лицензионного программного обеспечения. По окончании работ учреждению был представлен акт приема-передачи, в котором отражено получение лицензии на право использования, дистрибутив и техническая поддержка сроком на один год. Срок лицензии не ограничен. Приобретаемый дистрибутив (материальный носитель - компакт-диск) планируется учитывать в составе материальных запасов. Учетной политикой учреждения предусмотрено начисление расходов будущих периодов при приобретении лицензий на использование программного обеспечения, однако детальный порядок отражения таких расходов учетной политикой не установлен. Как правильно отразить в бухгалтерском учете операции по данному контракту с указанием счетов и КОСГУ? Как правильно отразить расходы будущих периодов, если будет дополнительно составлен протокол комиссии по использованию лицензии сроком на пять лет?

Казенное учреждение заключило контракт на поставку лицензионного программного обеспечения. По окончании работ учреждению был представлен акт приема-передачи, в котором отражено получение лицензии на право использования, дистрибутив и техническая поддержка сроком на один год. Срок лицензии не ограничен. Приобретаемый дистрибутив (материальный носитель - компакт-диск) планируется учитывать в составе материальных запасов. Учетной политикой учреждения предусмотрено начисление расходов будущих периодов при приобретении лицензий на использование программного обеспечения, однако детальный порядок отражения таких расходов учетной политикой не установлен.
Как правильно отразить в бухгалтерском учете операции по данному контракту с указанием счетов и КОСГУ? Как правильно отразить расходы будущих периодов, если будет дополнительно составлен протокол комиссии по использованию лицензии сроком на пять лет?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на приобретение лицензии и технической поддержки программного обеспечения отражаются с использованием подстатьи 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. Поскольку учреждение производит затраты на лицензию в текущем периоде, однако они относятся к следующим отчетным периодам, то их следует отражать как расходы будущих периодов с использованием одноименного счета 1 401 50 200 в порядке, установленном учетной политикой учреждения. Для учета полученной лицензии используется забалансовый счет 01 "Имущество, полученное в пользование".
Расходы на приобретение дистрибутива (материального носителя - компакт-диска) отражаются по подстатье 346 "Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)" КОСГУ. Дистрибутив (материальный носитель - компакт-диск) следует учитывать на балансовом счете 1 105 36 000 "Прочие материальные запасы".
Оплата за услуги по техническому обслуживанию учитывается в качестве авансового платежа с использованием счета 1 206 26 000 "Расчеты по авансам по прочим работам, услугам".

Обоснование вывода:
В рассматриваемой ситуации казенное учреждение в рамках одного договора приобретает лицензию на право использования программного обеспечения, дистрибутив (материальный носитель - компакт-диск), необходимый для его установки, и техническую поддержку сроком на один год.
При определении соответствующей статьи (подстатьи) КОСГУ учреждения руководствуются Порядком N 209н. В соответствии с п. 10.2.6 Порядка N 209н на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ относятся расходы на услуги в области информационных технологий. Таким образом, полагаем, что расходы на приобретение лицензии, дающей право использования программного обеспечения. следует отражать по подстатье 226 КОСГУ. Также по подстатье 226 КОСГУ следует отражать расходы на оплату технической поддержки программного обеспечения (смотрите информацию Минфина России от 13.05.2019).
Поскольку дистрибутив планируется учитывать в составе материальных запасов, то для отражения расходов на его приобретение используется одна из подстатей статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ. При этом дистрибутив в описании подстатей статьи 340 КОСГУ прямо не поименован. В то же время расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) прочих объектов, относящихся к материальным запасам, отражаются по подстатье 346 "Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)" КОСГУ (п. 11.4.6 Порядка N 209н). Следовательно, в рассматриваемой ситуации учреждение может отражать расходы на приобретение дистрибутива с использованием подстатьи 346 КОСГУ.
В соответствии с требованиями п. 66 Инструкции N 157н платежи учреждения (лицензиата) за предоставленное ему по лицензионному договору (договору присоединения) право использования программного обеспечения в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики, могут быть отнесены:
- на финансовый результат (затраты) текущего финансового года;
- к расходам будущих периодов.
В данной ситуации учетной политикой учреждения предусмотрено начисление расходов будущих периодов при приобретении лицензий на использование программного обеспечения, однако детальный порядок отражения таких расходов учетной политикой не установлен. Поэтому учреждению следует разработать такой порядок и закрепить его в рамках формирования учетной политики. Так, учреждению нужно закрепить периодичность отнесения расходов будущих периодов на финансовый результат текущего финансового года, например, ежемесячно.
В отношении технической поддержки следует отметить, что акт выполненных работ (оказанных услуг) подписывается сторонами по факту их оказания. Если в рассматриваемой ситуации услуги по технической поддержке учреждению не были оказаны, то и подписание такого акта, по нашему мнению, является сомнительным.
Вместе с тем если условиями договора предусмотрено, что учреждение сначала оплачивает услуги по технической поддержке, а уже потом услуги оказываются исполнителем в течение определенного срока, то по сути такая операция является авансовым платежом, который впоследствии закрывается зачетом авансового платежа на основании акта оказания конкретной услуги. Следовательно, в отношении расчетов по техническому обслуживанию в таком случае применяется счет 0 206 26 000 "Расчеты по авансам по прочим работам, услугам" (п. 202 Инструкции N 157н).
Расходы казенного учреждения, произведенные в текущем финансовом году, но относящиеся к очередным финансовым периодам, учитываются по дебету счета 0 401 50 200 "Расходы будущих периодов" в корреспонденции с кредитом счета 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" (п. 124 Инструкции N 162н). Признание указанных расходов расходами текущего финансового периода (отнесение их на финансовый результат деятельности) отражается на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) по дебету счета 0 401 20 200 "Расходы экономического субъекта", и кредиту счета 0 401 50 200 "Расходы будущих периодов" (п. 124 Инструкции N 162н).
Согласно требованиям п. 66, 333 Инструкции N 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре. Поступление и выбытие программ на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" отражается на основании лицензионного договора, а в качестве первичного документа может оформляться Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Выбытие программного обеспечения с забалансового учета отражается датой истечения срока, который в рассматриваемой ситуации установила комиссия учреждения (пять лет).
Таким образом, рассматриваемая ситуация, учитывая положения Инструкций NN 157н, 162н, отражается следующими бухгалтерскими записями:
1. Дебет КРБ 1 302 26 83Х (1 302 34 83Х, 1 206 26 56Х) Кредит КРБ 1 304 05 226 (346)
- отражена оплата по договору;
2. Дебет КРБ 1 401 50 226 Кредит КРБ 1 302 26 73Х
- расходы по приобретению неисключительной лицензии на использование программного обеспечения учтены в качестве расходов будущих периодов,
одновременно:
увеличение забалансового счета 01
- учтены неисключительные права на использование программного обеспечения;
3. Дебет КРБ 1 105 36 346 Кредит КРБ 1 302 34 73Х
- отражено принятие к учету дистрибутива;
4. Дебет КРБ 1 401 20 226 Кредит КРБ 1 401 50 226
- расходы будущих периодов отнесены на финансовый результат текущего года;
5. Дебет КРБ 1 401 20 226 Кредит КРБ 1 302 26 73Х
- на основании акта выполненных работ отражено начисление кредиторской задолженности за техническое обслуживание;
6. Дебет КРБ 1 302 26 83Х Кредит КРБ 1 206 26 66Х
- отражен зачет аванса за техническое обслуживание.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

27 июля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.