Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Бюджетное учреждение выдало денежные средства сотруднику под отчет на приобретение материальных запасов. В предоставленных документах к авансовому отчету отдельной строкой выделена доставка данных материальных запасов. Необходимо ли расходы на оплату доставки материальных запасов относить на подстатью 222 КОСГУ или можно включить в стоимость материальных запасов?

Бюджетное учреждение выдало денежные средства сотруднику под отчет на приобретение материальных запасов. В предоставленных документах к авансовому отчету отдельной строкой выделена доставка данных материальных запасов.
Необходимо ли расходы на оплату доставки материальных запасов относить на подстатью 222 КОСГУ или можно включить в стоимость материальных запасов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на оплату материальных запасов с учетом их доставки в данной ситуации могут быть отнесены на подстатью статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ в полном объеме.

Обоснование вывода:
Денежные средства выдаются подотчетному лицу по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции N 157н).
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции N 157н).
Форма Авансового отчета и методические указания по его заполнению установлены Приказом N 52н. Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:
- получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
- факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Согласно нормам Гражданского кодекса РФ сделки могут совершаться как в устной, так и в письменной форме (ст. 158 ГК РФ). Так, в рассматриваемой ситуации подотчетным лицом были приобретены объекты нефинансовых активов без заключения договора в письменной форме. Однако напоминаем, что все закупки, в том числе через подотчетных лиц, должны осуществляться с применением норм Федерального закона N 44-ФЗ и Федерального закона N 223-ФЗ в зависимости от источника их приобретения.
Как правило, расходы, которые предусмотрены договором поставки, оплачиваются по одной статье КОСГУ. Так, в частности, если речь идет о приобретении материальных запасов и в рамках данного договора предусмотрена их доставка, то расходы на оплату такого договора следует относить по соответствующей подстатье статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ (п. 11.4 Порядка N 209н).
Вместе с тем на подстатью 222 Транспортные услуги КОСГУ относятся только расходы по договорам перевозки, а также отдельные расходы, связанные с договорами перевозки (доставки, фрахтования) (п. 10.2.2 Порядка N 209н). По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (ст. 785 ГК РФ). Как правило, факт доставки (перевозки) нефинансовых активов оформляется соответствующими документами, например, транспортной накладной, или актом, подтверждающим оказание услуг по их доставке (п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ).
В рассматриваемой ситуации сложность для определения статьи (подстатьи) КОСГУ возникает в связи с отсутствием договора в письменной форме и невозможностью проверки документов, предоставленных подотчетным лицом с условиями заключенного договора.
Вместе с тем следует отметить, что одним из основных моментов в качестве внутреннего контроля предоставленного Авансового отчета (ф. 0504505) и приложенных к нему документов является контроль расходования выданных подотчетных средств согласно целям, утвержденным при его выдаче. Это обусловлено тем, что у учреждения не возникает обязанности по возмещению расходов, не предусмотренных при выдаче аванса и не согласованных заранее. Возмещение таких расходов возможно по решению руководителя учреждения при наличии данных средств согласно Плану финансово-хозяйственной деятельности. Так как в рассматриваемой ситуации подотчетному лицу были выданы денежные средства на приобретение материальных запасов, бухгалтерии учреждения целесообразно запросить у подотчетного лица дополнительные документы, подтверждающие, что данная доставка связана именно с их приобретением, то есть осуществлена в рамках договора поставки.
Кроме того, учитывая, что в данной ситуации отсутствуют документы, подтверждающие факт доставки (перевозки) материальных запасов (транспортная накладная, акт или иные документы), а стоимость самой доставки указана в товарном чеке вместе с приобретенными материальными запасами, считаем возможным рассматривать данную ситуацию в качестве заключенного единого договора в устной форме на поставку материальных запасов, с возможностью отнесения расходов по такому договору на соответствующую подстатью статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ в полном объеме. При этом если в предоставленных документах указано несколько наименований материальных запасов, то в целях определения первоначальной стоимости каждого объекта расходы по их доставке (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования материального запаса в их общей стоимости (п. 102 Инструкции N 157н, п. 19 Стандарта "Запасы", п. 4.1.1 Методических рекомендаций).
Таким образом, расходы на оплату материальных запасов с учетом их доставки в данной ситуации могут быть отнесены на соответствующую подстатью статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ в полном объеме.
Вместе с тем следует отметить, что в случае приобретения нефинансовых активов через подотчетное лицо, в рамках которого предполагается оказание дополнительных услуг, например, монтажа, установки, доставки и других работ, которые связаны с приведением нефинансовых активов в состояние, пригодное для дальнейшей эксплуатации, считаем целесообразным заключение договора в письменной форме. Данное обстоятельство поможет урегулировать возникшие вопросы, в том числе и по правильному оформлению первичных документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

8 июля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.