Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В ФГБУ нет категорий персонала, относящегося к государственной, военной и приравненной к ним службе. ФГБУ выплатило родственникам умершего работника материальную помощь. Сумма определена в пределах фактически понесенных затрат, связанных с похоронами. Коллективным договором установлено, что в связи со смертью работника по решению работодателя семье умершего работника может быть оказана материальная помощь. По какому КВР и какой подстатье КОСГУ лучше отразить такую выплату? Нужно ли хранить документы, подтверждающие фактически понесенные затраты?

В ФГБУ нет категорий персонала, относящегося к государственной, военной и приравненной к ним службе. ФГБУ выплатило родственникам умершего работника материальную помощь. Сумма определена в пределах фактически понесенных затрат, связанных с похоронами. Коллективным договором установлено, что в связи со смертью работника по решению работодателя семье умершего работника может быть оказана материальная помощь. По какому КВР и какой подстатье КОСГУ лучше отразить такую выплату? Нужно ли хранить документы, подтверждающие фактически понесенные затраты?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Для отражения расходов учреждения на материальную помощь родственнику сотрудника, которая выплачивается в соответствии с коллективным договором, в сумме фактически понесенных затрат на погребение следует применять подстатью 265 "Пособия по социальной помощи, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам в натуральной форме" в увязке с элементом вида расходов 321 "Пособия, компенсации и иные социальные выплаты гражданам, кроме публичных нормативных обязательств".
На законодательном уровне порядок и сроки хранения именно таких документов не установлены. В таком случае учреждение может самостоятельно разработать порядок их хранения и включить его в локальный акт, регламентирующий правила документооборота учреждения. При разработке срока хранения подтверждающих документов необходимо исходить из того, что он не должен быть меньше, чем срок, который установлен в отношении других документов, оформляемых для выплаты материальной помощи, в частности, приказа на выплату материальной помощи и платежного документа.

Обоснование вывода:
При определении соответствующей статьи (подстатьи) КОСГУ учреждения руководствуются Порядком N 209н, а при выборе кодов видов расходов - Порядком N 85н.
В соответствии с п. 10.6 Порядка N 209н, статья 260 "Социальное обеспечение" КОСГУ детализируется подстатьями КОСГУ, в частности:
- подстатья 264 "Пенсии, пособия, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам";
- подстатья 265 "Пособия по социальной помощи, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам в натуральной форме".
В соответствии с информацией Минфина России от 13 мая 2019 г. "Примеры и особенности отнесения отдельных операций на соответствующие статьи (подстатьи) классификации операций сектора государственного управления КОСГУ)" - выплата материальной помощи (возмещения расходов) членам семьи бывшего работника, связанных с погребением бывшего работника, отражается на подстатью 265 КОСГУ. В то же время на подстатью 264 КОСГУ отражаются расходы на выплату материальной помощи членам семьи умершего сотрудника (раздел 2.4 Методических рекомендаций к порядку применения классификации операций сектора государственного управления, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 N 02-05-10/45153).
Таким образом, если речь идет о компенсации расходов на погребение, иными словами, расходы на погребение были изначально оплачены именно родственником умершего работника, а учреждение возмещает ему понесенные затраты, следует применять подстатью 265 КОСГУ. Если же речь идет о материальной помощи, которая устанавливается коллективным договором (ст. 41 ТК РФ) и (или) иным локальным нормативным документом работодателя в виде фиксированной суммы, то есть определение суммы материальной помощи не связано с расходами, произведенными родственником на погребение, то в таком случае целесообразнее применять подстатью 264 КОСГУ.
В соответствии с прямой нормой п. 48.3.2.1 Порядка N 85н расходы на выплату материальной помощи членам семьи умершего сотрудника отражаются по элементу вида расходов 321 "Пособия, компенсации и иные социальные выплаты гражданам, кроме публичных нормативных обязательств". При этом по элементу вида расходов 323 "Приобретение товаров, работ, услуг в пользу граждан в целях их социального обеспечения" отражаются расходы бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, а также расходы государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений на приобретение товаров, работ, услуг в целях социального обеспечения граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 48.3.2.3 Порядка N 85н).
Учитывая, что по элементу вида расходов 323 отражаются расходы, проведение которых обусловлено обязанностью бюджетного учреждения в соответствии с законодательством Российской Федерации, а в рассматриваемой ситуации такой обязанности у учреждения нет, считаем применение элемента вида расходов 323 необоснованным.
Поскольку порядок определения суммы материальной помощи зависит от документально подтвержденных затрат родственника на погребение, учреждению следует организовать хранение подтверждающих документов или их копий. При этом на законодательном уровне порядок и сроки хранения именно таких документов не установлены. В таком случае учреждение может самостоятельно разработать порядок их хранения и включить его в локальный акт, регламентирующий правила документооборота учреждения. При разработке срока хранения подтверждающих документов необходимо исходить из того, что он не должен быть меньше, чем срок, который установлен в отношении других документов, оформляемых для выплаты материальной помощи, в частности, приказа на выплату материальной помощи и платежного документа.
Одним из вариантов может быть способ, при котором подтверждающие документы хранятся и подшиваются вместе с приказом на выплату материальной помощи.
Учитывая вышесказанное, считаем, что для отражения расходов учреждения на материальную помощь родственнику сотрудника, которая выплачивается в соответствии с коллективным договором, в сумме фактически понесенных затрат на погребение следует применять подстатью 265 "Пособия по социальной помощи, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам в натуральной форме" в увязке с элементом вида расходов 321 "Пособия, компенсации и иные социальные выплаты гражданам, кроме публичных нормативных обязательств".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

8 июня 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.