Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Учреждением заключен договор на оказание услуги "Обновление топографического плана масштабов 1:25 000, 1:2 000, инженерно-экологическим, инженерно-гидрометеорологическим и инженерно-геологическим изысканиям для разработки документации по планировке территории города", результат исполнения будет представлен не в бумажном виде, а в виде базы данных, которая будет располагаться на сервере исполнителя. Договор выполняется и оплачивается в несколько этапов. Учреждение планирует использовать данную базу в течение нескольких или более лет. Необходимо ли учитывать данную базу данных в забалансовом учете учреждения?

Учреждением заключен договор на оказание услуги "Обновление топографического плана масштабов 1:25 000, 1:2 000, инженерно-экологическим, инженерно-гидрометеорологическим и инженерно-геологическим изысканиям для разработки документации по планировке территории города", результат исполнения будет представлен не в бумажном виде, а в виде базы данных, которая будет располагаться на сервере исполнителя. Договор выполняется и оплачивается в несколько этапов. Учреждение планирует использовать данную базу в течение нескольких или более лет.
Необходимо ли учитывать данную базу данных в забалансовом учете учреждения?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в результате исполнения договора учреждению передаются права пользования нематериальными активами, то их следует учитывать на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование". Если же база данных не является объектом нематериальных активов, то учреждение вправе самостоятельно выбрать, учитывать его на забалансовом учете или нет.

Обоснование вывода:
В результате исполнения данного договора в учреждение могут поступать нематериальные активы (смотрите письмо Минфина России от 07.12.2018 N 02-07-10/89100). Поэтому в первую очередь перед соответствующими должностными лицами учреждения следует поставить вопрос о квалификации положений договора в качестве передачи исключительных прав на нематериальные активы, передачи неисключительных (пользовательских) прав на нематериальные активы или оказании услуг (работ), не связанных с созданием активов (смотрите письмо Минфина России от 28.05.2019 N 02-06-05/38836).
В случае если передаются исключительные права на программы ЭВМ (базы данных), то они принимаются к бухгалтерскому учету в составе нематериальных активов при соответствии условиям, установленным п. 56 Инструкции N 157н, и учитываются на счете 0 102 00 000 "Нематериальные активы" как отдельный инвентарный объект нематериальных активов. Объекты нематериальных активов принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости (п. 23 Инструкции N 157н). В данном случае первоначальной стоимостью объекта нематериальных активов признается сумма фактических вложений в его приобретение. Операции по формированию фактической стоимости объекта нематериальных активов отражаются учреждениями по дебету аналитических счетов учета счета 0 106 02 000 "Вложения в нематериальные активы". Таким образом, окончательная стоимость будет сформирована после выполнения всех этапов, в сумме договора.
Если же учреждение получает право пользования нематериальным активом, то согласно требованиям п.п. 66, 333 Инструкции N 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением, учитываются на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре, в течение всего срока действия права пользования. Если договором не предусмотрен конкретный срок использования базы данных, учреждение может самостоятельно установить этот срок.
При этом согласно п. 66 Инструкции N 157н платежи учреждения за предоставленное ему по договору право использования базы данных могут быть отнесены как на финансовый результат (затраты) текущего финансового года, так и к расходам будущих периодов. Конкретный порядок отражения этих платежей в учетных регистрах должен быть установлен учреждением в рамках формирования учетной политики (письмо Минфина России от 18.03.2016 N 02-07-10/15362). Соответственно, если расходы будут отнесены к расходам будущих периодов, то они будут сформированы по завершении всех этапов договора, и в дальнейшем равномерно отнесены на финансовые результаты последующих лет.
Если в результате исполнения указанного в вопросе договора будут оказаны только услуги и передачи активов не произойдет, то согласно п. 16 Стандарта "Концептуальные основы...", расходы по данному договору (так же как и в случае с передачей неисключительных прав) могут относиться к расходам будущих периодов. Такие расходы учитываются на счете 0 401 50 000 "Расходы будущих периодов" (п. 302 Инструкции N 157н). При этом отдельно вести учет указанной базы данных на забалансовых счетах не требуется, однако учреждение вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета, а также для обеспечения внутреннего контроля за сохранностью имущества, выданного в пользование (п. 332 Инструкции N 157н). Соответственно, учитывая, что база данных будет расположена на сервере исполнителя, учреждением самостоятельно может быть принято решение о учете базы данных на введенном согласно учетной политике отдельном забалансовом счете.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Георгий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

6 декабря 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.