Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В бюджетном учреждении сотрудники используют личные вещи при выполнении служебных обязанностей. Когда сотрудник увольняется, он забирает свои вещи. Как учитывать личные вещи сотрудников, принесенные ими в учреждение (речи о дарении или пожертвовании не идет)?

В бюджетном учреждении сотрудники используют личные вещи при выполнении служебных обязанностей. Когда сотрудник увольняется, он забирает свои вещи.
Как учитывать личные вещи сотрудников, принесенные ими в учреждение (речи о дарении или пожертвовании не идет)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Прежде всего бюджетному учреждению необходимо определить, на каком праве будет использоваться имущество работника.
1. Если сотрудник использует свое имущество лично при выполнении служебных обязанностей и такое использование с работодателем согласовано, с ним оформляется соглашение в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом объект личного имущества может быть учтен на дополнительно введенном забалансовом счете, предусмотренном учетной политикой учреждения, путем его увеличения (уменьшения при выбытии имущества).
2. Если же работник передает имущество в пользование учреждения, то в такой ситуации может быть оформлен договор безвозмездного пользования или аренды. В случае классификации заключенного договора как объекта операционной аренды поступившее имущество подлежит учету на балансовом счете 0 111 40 000 "Права пользования нефинансовыми активами".

Обоснование вывода:
Ключевым моментом для целей организации учета личного имущества сотрудников является определение права пользования таким имуществом в учреждении. Подобные вопросы должны быть согласованы с руководителем и оформлены документально. Урегулировать права пользования личным имуществом сотрудников необходимо, чтобы исключить возникновение разногласий при проверках*(1). При этом особое внимание следует уделить объектам, содержание которых оплачивает учреждение, пусть даже расходы и невелики. Например, неучтенное оборудование может потреблять электричество. Кроме того, должны быть соблюдены и иные требования, в том числе правила пожарной безопасности.
Как уже было отмечено ранее, использовать личные вещи сотрудники могут только с разрешения работодателя. При этом согласие работодателя на использование сотрудниками личных вещей должно быть обусловлено производственной необходимостью. Обратите внимание, что, если работодатель не заинтересован в использовании сотрудниками личных вещей, он может не согласовать такое использование.
Так, к примеру, имущество работником может быть подарено учреждению, передано в безвозмездное пользование, в аренду или же таким имуществом работник будет пользоваться лично, но в интересах учреждения.
Если в учреждении будет принято решение об использовании личного имущества при выполнении служебных обязанностей лично самим сотрудником (например, собственный личный компьютер, инструмент), то в таком случае работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ должна выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаться расходы, связанные с их использованием*(2).
При таком решении вопроса объект нефинансовых активов в собственность учреждения не переходит, в учреждении также не возникает и права пользования таким объектом, так как такие права остаются исключительно за работником. Поэтому личное имущество работников, находящееся в учреждении с согласия или ведома работодателя, не может быть учтено на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абзац 3 п. 8 СГС "Основные средства"). Для организации учета такого имущества могут быть использованы забалансовые счета. Нормы Инструкции N 157н не предусматривают конкретного забалансового счета для отражения личного имущества работника, используемого им в интересах учреждения. Поэтому в таком случае бюджетным учреждением может быть принято решение об отражении такого имущества на дополнительно введенном забалансовом счете путем его увеличения (уменьшения при выбытии имущества). Такое право предусмотрено п. 332 Инструкции N 157н. Учет может осуществляться в условной оценке: один объект - один рубль.
К примеру, учетной политикой может быть закреплено отражение на забалансовом счете личного имущества сотрудников на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Факт поступления (выбытия) такого имущества может подтверждаться актами приема-передачи (иными документами, подтверждающими получение имущества). Форма акта для таких целей Приказом N 52н не предусмотрена, поэтому она может быть разработана самостоятельно и закреплена в рамках формирования учетной политики учреждения. К примеру, за основу может быть взят Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Кроме того, движение личного имущества сотрудников может быть зафиксировано в отдельном регистре, к примеру, журнале регистрации личного имущества сотрудников. Конкретный порядок учета личного имущества сотрудников учреждению необходимо определить самостоятельно и закрепить в учетной политике.
Отметим, что забалансовый счет 21 "Основные средства в эксплуатации" предназначен для учета находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением (п. 373 Инструкции N 157н). Принятие к учету на забалансовый счет 21 объектов основных средств осуществляется на основании первичного документа, подтверждающего ввод (передачу) объекта в эксплуатацию. Таким образом, на забалансовом счете 21 учитываются объекты стоимостью до 10 000 рублей, отвечающие критериям отнесения к основным средствам, в том числе и понятию актива (п.п. 7, 8 СГС "Основные средства", п. 36 СГС "Концептуальные основы..."). А увеличение забалансового счета 21 происходит при вводе такого имущества в эксплуатацию.
Таким образом, личное имущество работников, используемое ими персонально при выполнении служебных обязанностей и находящееся в учреждении с согласия или ведома работодателя, не может быть учтено на забалансовом счете 21, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива.
В учреждении также может быть принято решение о получении объектов нефинансовых активов от работника по договору безвозмездного пользования или аренды. Такое решение представляется целесообразным в том случае, если таким имуществом будет пользоваться не только работник лично, но и другие работники учреждения (например, стулья, тумбочки, принесенные сотрудниками из дома). При этом денежная компенсация, предусмотренная ст. 188 ТК РФ, сотруднику уже не назначается. В свою очередь, в договоре аренды или безвозмездного пользования следует предусмотреть все существенные условия передачи имущества. В таком случае целесообразно оформить пользование имуществом (безвозмездное или возмездное) согласно главам 34, 36 ГК РФ. Соответственно, к таким отношениям может быть применен СГС "Аренда" (п. 2 СГС "Аренда").
СГС "Аренда" устанавливает различные учетные правила в зависимости от того, является ли аренда операционной или финансовой. Объекты операционной аренды учитываются на соответствующем аналитическом счете балансового счета 0 111 40 000 "Права пользования нефинансовыми активами" (п. 20 СГС "Аренда", п. 67.1 Инструкции N 174н). Объекты финансовой аренды учитываются на счете 0 101 00 000 "Основные средства" (п. 18.1 СГС "Аренда"). Классификация объектов учета аренды приведена в разделе III СГС "Аренда" и зависит от условий заключаемых договоров*(3).
Если в учреждении будет принято решение об использовании имущества работника с оформлением договора безвозмездного пользования или аренды, наиболее целесообразным представляется решение, в соответствии с которым заключенный договор может быть отнесен к категории операционной аренды. О конкретном порядке отражения в бухгалтерском учете объектов учета операционной аренды, в том числе и при первом применении СГС "Аренда", смотрите в разделе III письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83464 и в разделе 2 письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83463.
Необходимо обратить внимание на тот факт, что в соответствии с требованиями п. 21 СГС "Аренда" по объектам операционной аренды, отраженным на счете 0 111 00, производится начисление амортизации в обычном порядке согласно одному из методов, перечисленных в п. 36 СГС "Основные средства", установленном в рамках формирования учетной политики учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Ответ прошел контроль качества

20 июня 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите, например, решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В ситуации, которая стала предметом разбирательства в суде, за счет субсидии на выполнение задания (КФО 4) была приобретена программа для ведения бухгалтерского учета. Орган финансового контроля в ходе проверки выяснил, что она установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя бюджетного учреждения оштрафовали на 20 000 рублей за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.
*(2) Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
*(3) Смотрите также материалы:
- Энциклопедия решений. Учет у арендатора по стандарту "Аренда" (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Учет при безвозмездном пользовании по стандарту "Аренда" у ссудополучателя (для госсектора).