Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере По какой статье (подстатье) КОСГУ (340 или 290) следует отразить закупку фотобумаги и краски для принтера, если они будут использоваться для изготовления силами бюджетного учреждения грамот и сертификатов, для последующего награждения участников и победителей при проведении мероприятий? Какими документами следует отразить выдачу грамот и сертификатов?

По какой статье (подстатье) КОСГУ (340 или 290) следует отразить закупку фотобумаги и краски для принтера, если они будут использоваться для изготовления силами бюджетного учреждения грамот и сертификатов, для последующего награждения участников и победителей при проведении мероприятий? Какими документами следует отразить выдачу грамот и сертификатов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Закупку фотобумаги и краски для принтера, предназначенные для изготовления грамот, сертификатов, следует отразить по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.
Первичные документы, подтверждающие выдачу грамот и сертификатов бюджетному учреждению, следует разработать самостоятельно и утвердить в рамках формирования учетной политики.

Обоснование вывода:
Решение по отнесению расходов бюджетного учреждения на тот или иной код КОСГУ принимается в зависимости от экономического содержания проводимой операции (п. 1 раздела V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, далее - Указания N 65н). Порядок отнесения расходов учреждений на определенные коды КОСГУ приведен в п. 3 раздела V Указаний N 65н.
Так, расходы на приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, в частности, приветственных адресов, почетных грамот, благодарственных писем, дипломов и удостоверений лауреатов конкурсов для награждения и т.п. отражаются по статье 290 "Прочие расходы" КОСГУ.
В свою очередь, на статью 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ относятся расходы по оплате договоров, связанных с приобретением объектов, подлежащих учету в качестве материальных запасов учреждения.
При определении экономического содержания данной операции прежде всего следует исходить из того, что приобретаемые бюджетным учреждением нефинансовые активы только еще предполагается использовать для печати грамот и сертификатов в целях дальнейшего награждения. То есть, по сути, речь идет о приобретении расходного материала с целью изготовления материальных запасов. Соответственно, подобные расходы отражаются в бухгалтерском учете с использованием статьи 340 КОСГУ.
Полученные от контрагента материальные ценности, согласно ст. 98 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), подлежат первоначальному отражению в бухгалтерском учете на счете 105 00 "Материальные запасы". Оприходование расходных материалов производится на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение поставщиком условий договора по передаче материальных ценностей (п. 33 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н, далее - Инструкция N 174н).
Для учета учреждением вложений в объекты нефинансовых активов, в том числе при изготовлении их собственными силами, используется счет 106 00 "Вложения в нефинансовые активы". Согласно п. 127 Инструкции N 157н в случае изготовления материальных запасов, необходимых для обеспечения деятельности учреждения и не предназначенных для продажи, используется счет 106 04 "Вложения в материальные запасы" (п. 133 Инструкции N 157н).
Однако ни Инструкцией N 157н, ни Инструкцией N 174н не предусмотрен учет изготовления материальных запасов с целью вручения (награждения) физическим лицам. В такой ситуации бюджетному учреждению конкретный порядок бухгалтерского учета изготовления активов собственными силами с целью их дальнейшего вручения следует разработать самостоятельно и закрепить в рамках формирования учетной политики.
При этом следует учитывать, что первоначально учреждением изготавливается новый объект нефинансовых активов: грамота или сертификат. Бюджетное учреждение заранее не может абсолютно достоверно определить, какое количество расходных материалов потребуется на изготовление таких активов. Следовательно, в данной ситуации целесообразным будет решение о применение счета 106 04 "Вложения в материальные запасы" в целях формирования фактической стоимости изготовленного актива. Учитывая, что бюджетным учреждением грамоты изготавливаются самостоятельно, то изготовленные активы по фактической стоимости могут быть приняты к учету на счет 105 00 "Материальные запасы", с дальнейшим переводом на забалансовый счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых в учреждениях государственного сектора, а также методические указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Так, выдача расходных материалов для изготовления грамот, сертификатов в подразделение (лицу, осуществляющему изготовление) может оформляться Требованием-накладной (ф. 0504204) или Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Конкретный порядок документального оформления операций по движению материалов, используемых при изготовлении таких активов, между ответственными лицами учреждения устанавливается учетной политикой.
Списание расходных материалов, использованных на изготовление грамот, сертификатов, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов.
Изготовленные хозяйственным способом активы, предназначенные для дальнейшего вручения, принимаются к бухгалтерскому учету в порядке, установленном в учетной политике учреждения. Обоснованность финансово-экономических решений, принимаемых при изготовлении объектов, в части включения затрат в их стоимость может подтверждаться заключением (актом) профильной комиссии учреждения.
Таким образом, руководствуясь нормами Инструкций NN 157н и 174н, бюджетным учреждением операции, связанные с изготовлением грамот и сертификатов, могут быть отражены следующими бухгалтерскими записями:
1. Дебет 0 105 ХХ 340 Кредит 0 302 34 730 - приняты к учету расходные материалы (бумага, картриджи);
2. Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 610, одновременно увеличение забалансового счета 18 (244 КВР, 340 КОСГУ) - оплачена кредиторская задолженность по приобретению расходных материалов;
3. Дебет 0 106 Х4 340 Кредит 0 105 ХХ 440 - списаны расходные материалы на изготовление грамот, сертификатов;
4. Дебет 0 105 ХХ 340 Кредит 0 106 Х4 340 - приняты к учету изготовленные грамоты, сертификаты;
5. Дебет 0 401 20 272 (0 109 00 272) Кредит 0 105 ХХ 440 - списаны с балансового учета материальные запасы, предназначенные для награждения.
Одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Действующие нормативные правовые акты не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Списание объектов, приобретаемых (изготовленных) в целях дарения, может осуществляться на основании документов, при разработке которых за основу берутся следующие унифицированные формы:
- Акт о списании материальных запасов (форма 0504230);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).
При этом подписание документов лицами, которым были вручены грамоты, сертификаты, обычаями делового (протокольного) оборота, как правило, не предусматривается ввиду публичности проведения таких мероприятий, либо существующих обычаев протокола.
В таких обстоятельствах при осуществлении вручения грамот, сертификатов в рамках различных мероприятий целесообразно по факту их вручения ответственными лицами за вручение составлять Акт вручения по форме, установленной субъектом учета при формировании своей учетной политики, с соблюдением обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции N 157н, п. 25 федерального стандарта "Концептуальные основы..." (смотрите например, письма Минфина России от 22.07.2015 N 02-06-10/42173, от 04.10.2013 N 02-05-10/41316). Такой акт может быть подписан комиссией учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

21 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.