Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Сотрудникам перечисляются подотчетные суммы на те же карты, что и заработная плата. Сотрудник не отчитался по ранее перечисленной сумме, которая была выдана под отчет на административно-хозяйственные расходы (к примеру, у него осталось 30 руб.). Можно ли сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученной сумме, перечислить денежные средства под отчет или на командировочные расходы?

Сотрудникам перечисляются подотчетные суммы на те же карты, что и заработная плата. Сотрудник не отчитался по ранее перечисленной сумме, которая была выдана под отчет на административно-хозяйственные расходы (к примеру, у него осталось 30 руб.).
Можно ли сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученной сумме, перечислить денежные средства под отчет или на командировочные расходы?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация может перечислить денежные средства на административно-хозяйственные расходы сотруднику в безналичном порядке, закрепив такую возможность в своей учетной политике. Аналогичный порядок в отношении командировочных расходов может быть закреплен в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Обоснование позиции:
I. В общем случае порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Такая выдача производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Также в абзаце третьем п. 6.3 Указания N 3210-У прямо указано, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.
Однако данная норма предусмотрена для осуществления наличных денежных расчетов и не регулирует вопросы проведения безналичных расчётов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с банковскими картами (косвенно данный вывод подтверждается письмами Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют. Не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Поэтому все эти показатели определяются организацией самостоятельно (смотрите также постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2012 N 11АП-13545/12). ФАС Северо-Кавказского округа в постановлениях от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А и от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А указал, что порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.
В этой связи полагаем, что порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть утверждены организацией в своей учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057).
II. Согласно части второй ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Кроме того, в силу ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (абзац второй п. 11 Положения).
Таким образом, перечисление денежных средств в безналичном порядке как на административно-хозяйственные, так и на командировочные расходы сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученной подотчетной сумме, законодательством не запрещено.

Рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:
- Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цориева Зара

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

12 февраля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.