Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность У организации несколько обособленных подразделений (розничных магазинов), не выделенных на отдельный баланс. Обособленные подразделения (ОП) по окончании смены денежную наличность сдают в банк через инкассатора. Каков порядок подписания кассовых документов, а именно расходного кассового ордера (РКО), приходного кассового ордера (ПКО) и кассовой книги, в обособленных подразделениях? Правомерно ли утвердить такой порядок подписания документов: ПКО (основание: приход выручки от розничной торговли) подписывает кассир торговой точки, а также в графе "за бухгалтера" - директор торговой точки (по приказу о наделении права подписи). РКО в графе "выдал" подписывает кассир торговой точки, который осуществил выдачу денежных средств (основание - возврат товара или инкассация), в графе "получил" - подпись ставит директор торговой точки; графах "за генерального директора и главного бухгалтера" также расписывается директор торговой точки по приказу о наделении права подписи; выдача денег покупателям при возврате товара осуществляется по их заявлению, в котором они расписываются за полученные деньги; РКО на возврат оформляется по сводным данным на все возвраты этого дня, соответственно, не может быть подписан у покупателя, которому был осуществлен возврат денег; листы кассовой книги подписываются кассиром торговой точки и в графе "Бухгалтер" подписываются директором торговой точки по приказу о наделении права подписи; кассовая книга сшивается и в заверяющей надписи за главного бухгалтера и генерального директора подписывает директор торговой точки? Сколько экземпляров кассовой книги ОП необходимо хранить, если копии листов кассовой книги должны передаваться в головную организацию?

У организации несколько обособленных подразделений (розничных магазинов), не выделенных на отдельный баланс. Обособленные подразделения (ОП) по окончании смены денежную наличность сдают в банк через инкассатора.
Каков порядок подписания кассовых документов, а именно расходного кассового ордера (РКО), приходного кассового ордера (ПКО) и кассовой книги, в обособленных подразделениях?
Правомерно ли утвердить такой порядок подписания документов: ПКО (основание: приход выручки от розничной торговли) подписывает кассир торговой точки, а также в графе "за бухгалтера" - директор торговой точки (по приказу о наделении права подписи). РКО в графе "выдал" подписывает кассир торговой точки, который осуществил выдачу денежных средств (основание - возврат товара или инкассация), в графе "получил" - подпись ставит директор торговой точки; графах "за генерального директора и главного бухгалтера" также расписывается директор торговой точки по приказу о наделении права подписи; выдача денег покупателям при возврате товара осуществляется по их заявлению, в котором они расписываются за полученные деньги; РКО на возврат оформляется по сводным данным на все возвраты этого дня, соответственно, не может быть подписан у покупателя, которому был осуществлен возврат денег; листы кассовой книги подписываются кассиром торговой точки и в графе "Бухгалтер" подписываются директором торговой точки по приказу о наделении права подписи; кассовая книга сшивается и в заверяющей надписи за главного бухгалтера и генерального директора подписывает директор торговой точки?
Сколько экземпляров кассовой книги ОП необходимо хранить, если копии листов кассовой книги должны передаваться в головную организацию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Кассовые документы (ПКО и РКО) подписывает кассир - работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций.
Руководитель организации вправе наделить директора торговой точки полномочиями руководителя и (или) главного бухгалтера в части проставления подписи на кассовых документах (ПКО, РКО) и кассовой книге, оформленных в торговой точке.
Проставление в строке Получил РКО подписи директором торговой точки возможно только в случае, если денежные средства из кассы торговой точки выдаются непосредственно ему.
Записи в кассовой книге подписываются кассиром и лицом, проводившим сверку суммы остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге на основании кассовых документов. Если директор торговой точки будет проводить такую сверку в рамках своих полномочий, делегированных руководителем, то и заверять подписью записи в кассовой книге должен он.
Копии листов кассовой книги торговых точек следует хранить в головной организации. Оригинал кассовой книги должен храниться в обособленном подразделении.

Обоснование вывода:

Подписи на кассовых документах

Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", далее - Указание N 3210-У).
Из изложенного следует, что под "кассиром" понимается работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций (операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (п. 2 Указания N 3210-У)). Под "руководителем" в рамках Указания N 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.
Кассовые документы (приходный кассовый ордер 0310001 (далее - ПКО), расходный кассовый ордер 0310002 (далее - РКО)) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем тридцать шестым статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (кассового чека, отчета о закрытии смены (смотрите п. 4 ст. 4.1 указанного закона). В этом случае по окончании рабочего дня (смены) хозяйствующие субъекты могут оформить два кассовых документа - ПКО на сумму принятых наличных денег (за исключением сумм наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента)), РКО на сумму выданных наличных денег (пп. 4.1 п. 4 Указания N 3210-У, письмо Банка России от 12.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/21197).
Согласно пп. 4.2 п. 4 Указаний N 3210-У кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
При этом кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.
В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (пп. 4.3 п. 4 Указаний N 3210-У). В таком случае подписи главного бухгалтера и кассира не требуется.
С учетом изложенного можно заключить, что работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций, является кассиром, следовательно, он и подписывает ПКО (форма N КО-1) и РКО (форма N КО-2) в соответствующих строках (пп. 5.1 п. 5, пп. 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У).
Из Указаний по применению и заполнению форм N КО-1, КО-2, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, следует, что названные формы могут быть подписаны не только руководителем и главным бухгалтером, а иными уполномоченными лицами.
Согласно п. 2.11 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее - Положение), утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, руководителем предприятия (учреждения) утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (ст. 7, пп.пп. 6, 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", смотрите также письмо Минфина России от 10.09.2013 N 07-01-06/37273).
На основании изложенного полагаем, что наделить другое лицо (руководителя обособленного подразделения (далее - ОП), директора торговой точки) полномочиями руководителя и (или) главного бухгалтера в части проставления подписи на кассовых документах ОП (торговой точки), вправе руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (отметим, что Указание N 3210-У, в отличие от Положения, не содержит требования согласовывать такое решение с главным бухгалтером, однако, на наш взгляд, сделать это было бы не лишним). Предоставление полномочий может быть оформлено приказом или доверенностью.
В то же время хотим обратить внимание, что на основании п. 6.1 Указания N 3210-У выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО. По смыслу данной нормы получателем может выступать только физическое лицо, которое подписывает РКО после получения денег от кассира (п. 6.2 Указания N 3210-У), при этом в строке "Выдать" РКО указываются его фамилия, имя и отчество. На наш взгляд, проставление в строке Получил РКО подписи директором торговой точки возможно только в случае, если денежные средства из кассы торговой точки выдаются непосредственно ему.
Из совокупного толкования норм п.п. 2.3, 4.2 и главы 9 "Инкассация наличных денег" Положения Банка России от 29.01.2018 N 630-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" следует, что наличные денежные средства передаются инкассаторским работникам кредитной организации упакованными в специальные инкассаторские сумки, опломбированные в установленном порядке. Передача таких сумок осуществляется кассиром по препроводительной ведомости к сумке (форма 0402300). При этом в подтверждение приема инкассаторским работником сумки с наличными деньгами у организации остается квитанция к сумке (форма 0402300), подписанная инкассатором и содержащая оттиск его штампа. Таким образом, непосредственно сотрудникам инкассации выдача наличных денежных средств из кассы организации не производится. Поэтому данные о фамилии, имени и отчестве инкассатора в РКО, оформляемом на сумму инкассируемых наличных денег, не отражаются. В строке "Выдать" такого РКО должны быть указаны фамилия, имя, отчество кассового работника организации, сформировавшего и передающего инкассаторским работникам сумку с наличными деньгами (смотрите письмо Банка России от 16.10.2015 29-1-1-ОЭ/4065, подробнее можно ознакомиться в Энциклопедии решений. РКО при передаче денежных средств инкассаторам).
При выдаче денег покупателям при возврате товара, полагаем, фактическими получателями наличных денег из кассы являются они (покупатели), а не директор торговой точки. В таком случае, на наш взгляд, в РКО следует указать, что денежные средства выданы на основании заявлений от покупателей, в которых они подтвердили получение денег за возвращенный товар по накладной (что исключает дальнейшие претензии в том, что деньги не возвращены).
Таким образом, по нашему мнению, если непосредственно директору торговой точки выдача наличных денежных средств из кассы не производится, то в строке Получил РКО проставление подписи директором торговой точки является некорректным.

Кассовая книга

Каждое обособленное подразделение (торговая точка), которое осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает денежную наличность в банк, должно вести собственную кассовую книгу. При этом обособленные подразделения передают в головную организацию копию листа кассовой книги. Порядок передачи, включая сроки, устанавливается самим юридическим лицом с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (абзац седьмой пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
Согласно пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.
Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Таким образом, записи в кассовой книге (форма N КО-4) подписываются кассиром и лицом, проводившим сверку суммы остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге ОП на основании кассовых документов. Следовательно, если директор торговой точки будет проводить такую сверку в рамках своих полномочий, делегированных руководителем, то и заверять подписью записи в кассовой книге ОП должен он.
Согласно Указаниям по применению и заполнению формы N КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано __________ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
С учетом вышеуказанного, на наш взгляд, директор торговой точки будет вправе заверить общее количество прошнурованных листов в кассовой книге ОП (оформленной на бумажном носителе), если руководитель организации наделит его соответствующими полномочиями.
Хранение кассовых документов и кассовой книги (оформленных на бумажном носителе или в электронном виде) организуется руководителем (пп. 4.7 п. 4 Указаний N 3210-У).
С учетом того, что пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У установлена обязанность передачи копии листов кассовой книги ОП в головную организацию и такая обязанность связана с необходимостью составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности, полагаем, такие копии листов кассовой книги ОП следует хранить в головной организации. Оригинал кассовой книги должен храниться непосредственно в обособленном подразделении (смотрите постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 28.09.2016 N 01АП-5865/16, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 23.09.2016 N 08АП-8081/16, от 25.08.2016 N 08АП-8816/16, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.03.2015 N 09АП-4316/15). Утвердить порядок передачи и хранения листов кассовой книги можно внутренним документом (приказом) или включить его в учетную политику организации. Каких-либо требований к этому порядку Указание N 3210-У не содержит.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций;
- Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы для внесения на расчетный счет;
- Вопрос: Учреждение имеет обособленные подразделения, расположенные в различных муниципалитетах на территории края. Данные подразделения оказывают платные услуги населению и с 01.07.2019 будут принимать оплату от физических лиц с использованием контрольно-кассовой техники (ККТ). Помимо ККТ, обособленным подразделениям необходимо соблюдать кассовую дисциплину. Принято решение поручить ведение кассы медицинским регистраторам, лаборантам, заведующим. Правомерно ли поступает учреждение, делегируя полномочия по ведению кассы сотрудникам, не имеющим финансового образования? На кого ложится ответственность, в случае если будут допущены ошибки? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2019 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

23 декабря 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.