Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Сотрудник возвращался из командировки на поезде. Организация купила ему билет, однако на поезд он опоздал, в связи с этим был куплен другой билет, по которому сотрудник и вернулся домой. Организация заплатила за билет и сервисный сбор (компании-посреднику). На каком счете отразить затраты на приобретение неиспользованного билета и затраты по сервисному сбору? Можно ли принять к возмещению входной НДС по сервисному сбору? Можно ли учесть стоимость неиспользованного билета при расчете налога на прибыль?

Сотрудник возвращался из командировки на поезде. Организация купила ему билет, однако на поезд он опоздал, в связи с этим был куплен другой билет, по которому сотрудник и вернулся домой. Организация заплатила за билет и сервисный сбор (компании-посреднику).
На каком счете отразить затраты на приобретение неиспользованного билета и затраты по сервисному сбору? Можно ли принять к возмещению входной НДС по сервисному сбору? Можно ли учесть стоимость неиспользованного билета при расчете налога на прибыль?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок налогового и бухгалтерского учета затрат на неиспользованные железнодорожные билеты зависит от обстоятельств, ставших причиной опоздания сотрудников на поезд. Если опоздание произошло по вине сотрудников, расходы на покупку неиспользованных билетов и уплату сервисного сбора в целях налогообложения прибыли не учитываются. В бухгалтерском учете суммы причиненного ущерба относятся на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Если же причиной несвоевременного прибытия сотрудников на железнодорожный вокзал послужили обстоятельства непреодолимой силы, полагаем, что затраты на покупку неиспользованных билетов и уплату сервисного сбора могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов. В бухгалтерском учете сумму этих затрат, по нашему мнению, следует отнести в состав прочих расходов.
НДС с сервисного сбора, уплаченного при покупке неиспользованных билетов, к вычету не принимается и не учитывается и в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Обоснование вывода:

Налог на прибыль

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, входят расходы на командировки, в частности, на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
По нашему мнению, расходы на покупку билетов, которые фактически не были использованы, к расходам на командировки не относятся.
Вместе с тем перечень убытков, установленный ст. 265 НК РФ, является открытым, а нормы ст. 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на неиспользованные командированными работниками проездные билеты. Сказанное означает, что в целях налогообложения прибыли могут быть учтены любые затраты, отвечающие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ (письмо Минфина России от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3298).
Для оценки выполнения предусмотренных п. 1 ст. 252 НК РФ критериев целесообразно учитывать позиции, выраженные судьями в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, о чем свидетельствуют, например, письма Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/1/30165, от 06.02.2015 N 03-03-06/1/4993, от 10.02.2010 N 03-03-05/23, от 02.02.2010 N 03-03-05/14. В частности, из них следует, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.
В связи с этим порядок налогового учета затрат на неиспользованные железнодорожные билеты будет зависеть от обстоятельств, ставших причиной опоздания сотрудников на поезд.
Если опоздание на поезд произошло по вине сотрудников, учесть расходы на покупку неиспользованных билетов в целях налогообложения прибыли не получится. В этом случае не соблюдаются основные критерии, установленные ст. 252 НК РФ для признания затрат в налоговом учете: расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и направленными на получение дохода. Смотрите дополнительно письмо ФНС России от 29.01.2020 N СД-4-3/1352@. Этот же вывод справедлив и для затрат, понесенных организацией в связи с уплатой сервисного сбора.
Если же причиной несвоевременного прибытия сотрудников на железнодорожный вокзал послужили обстоятельства непреодолимой силы, например, опоздание произошло по причине поломки общественного транспорта, на котором они добирались на станцию, полагаем, что затраты на покупку неиспользованного билета и уплату сервисного сбора могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Здесь отметим, что и контролирующие органы допускают возможность учета при налогообложении прибыли убытков в виде стоимости неиспользованных командированными работниками проездных билетов, при их соответствии критериям ст. 252 НК РФ. Смотрите письма Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766, от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338 и от 02.05.2007 N 03-03-06/1/252.
Вместе с тем правомерным такой учет будет только при наличии документов, исчерпывающим образом обосновывающих причины несостоявшейся поездки. В качестве документального подтверждения могут, например, выступать различные локальные акты: докладные и (или) объяснительные записки, поясняющие суть произошедшего, приказы или иные документы, составленные руководством при проведении служебного расследования и свидетельствующие о принятии решения не применять к сотрудникам каких-либо дисциплинарных мер и т.п. Кроме того, нелишним будет обосновать нецелесообразность (невозможность) возврата неиспользованных билетов. Помимо этого, разумеется, должны иметься в наличии сами билеты, а также первичные документы, подтверждающие факт уплаты сервисного сбора.

НДС

Одним из обязательных условий для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РФ, является использование этих товаров (работ, услуг), имущественных прав для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).
Таким образом, по нашему мнению, говорить о возможности принятия к вычету НДС с сумм сервисного сбора, уплаченного посреднической организации, можно только в том случае, если услуги по перевозке были оказаны (сотрудники воспользовались купленными для них билетами). Именно в этом случае рассматриваемые услуги будут являться услугами, произведенными для осуществления производственной деятельности, т.е. для операций, признаваемых объектом налогообложения по НДС. Поэтому считаем, что НДС с сервисного сбора, уплаченного при покупке неиспользованных билетов, к вычету не принимается.
Этот НДС, на наш взгляд, также нельзя также учесть и в составе расходов при расчете налога на прибыль. Дело в том, что согласно п. 1 ст. 170 НК РФ суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, если иное не установлено положениями главы 21 НК РФ, не включаются в расходы, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 170 НК РФ. При этом нормы п. 2 ст. 170 НК РФ в данном случае не подлежат применению, а иные нормы главы 21 НК РФ не устанавливают для организации исключений из правила, установленного п. 1 ст. 170 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 19.03.2012 N 03-03-06/4/20).

Бухгалтерский учет

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, далее - Инструкция к Плану счетов) операция по приобретению проездных билетов и списанию его стоимости в бухгалтерском учете отражается следующими проводками:
Дебет 60 (76) Кредит 51 - перечислены денежные средства на приобретение билета;
Дебет 50, субсчет "Денежные документы" Кредит 60 (76) - отражено поступление билета в сумме фактических затрат на его приобретение (с учетом НДС);
Дебет 71 Кредит 50, субсчет "Денежные документы" - выдан билет работнику, направленному в командировку.
Затраты на оплату сервисного сбора учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности:
Дебет 20 (26 и др.) Кредит 60 (76) - отражены услуги посредника при покупке билетов;
Дебет 19 Кредит 60 (76) - учтен НДС с сервисного сбора.
Поскольку поездка не состоялась и сотрудники не воспользовались приобретенными билетами, то расходы на их приобретение и оплату сервисного сбора, по нашему мнению, следует отнести в состав прочих расходов (п.п. 4, 12, 17, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", далее - ПБУ 10/99):
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 71 - списана стоимость неиспользованного билета;
Дебет 20 (26 и др.) Кредит 60 (76) сторно - отражены услуги посредника при покупке билетов;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 60 (76) - отражены услуги посредника при покупке неиспользованных проездных билетов;
Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 19 - НДС с сервисного сбора отнесен на прочие расходы.
В том случае, если опоздание сотрудников на поезд произошло по их вине и организация предполагает возможность удержания в дальнейшем с них сумм причинного ущерба. Стоимость неиспользованных билетов и оплаченного сервисного сбора в соответствии с Инструкцией к Плану счетов относится на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". После проведения служебного расследования и выяснения всех обстоятельств произошедшего эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника):
Дебет 20 (26 и др.) Кредит 60 (76) сторно - отражены услуги посредника при покупке билетов;
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 - определена сумма убытка в виде стоимости неиспользованных проездных билетов;
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 60 (76) - определена сумма убытка в виде стоимости услуг посредника при покупке неиспользованных проездных билетов;
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 19 - определена сумма убытка в виде НДС, приходящегося на сервисный сбор, уплаченный при покупке неиспользованных билетов;
Дебет 70 Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - суммы причиненного ущерба удержаны из зарплаты работника;
или
Дебет 73 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - суммы причиненного ущерба отнесены на виновных лиц.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

9 августа 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.