Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Водитель заправил автомашину, принадлежащую предприятию, за свои деньги для производственных нужд. К объяснительной приложил чек, подтверждающий сделку. Организация применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1. В приказе об утверждении перечня лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет, должность водителя не включена. Требуется ли составлять авансовый отчет, чтобы возместить работнику денежные средства и оприходовать бензин?

Водитель заправил автомашину, принадлежащую предприятию, за свои деньги для производственных нужд. К объяснительной приложил чек, подтверждающий сделку. Организация применяет унифицированную форму авансового отчета АО-1. В приказе об утверждении перечня лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет, должность водителя не включена.
Требуется ли составлять авансовый отчет, чтобы возместить работнику денежные средства и оприходовать бензин?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возместить расходы на приобретение ГСМ можно на основании заявления работника на имя руководителя организации и его отчета по форме, разработанной организацией.

Обоснование вывода:
Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) в общем случае выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Отметим, что Указание N 3210-У не предусматривает возможности передачи подотчетным лицом денег третьим лицам.
Порядок выдачи наличных денег под отчет (расчетов с подотчетными лицами) целесообразно определить в локальном нормативном акте организации (положении, приказе, распоряжении и т.п.). В этом документе можно определить круг подотчетных лиц, цели и максимальные сроки выдачи наличности под отчет, порядок использования подотчетных сумм и иные вопросы, не урегулированные Указанием N 3210-У.
Из Указаний по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, следует, что авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В рассматриваемой ситуации сотрудник не может быть признан подотчетным лицом, поскольку денежные средства для нужд организации ему не выдаются, а происходит лишь возмещение уже понесенных им расходов. Кроме того, должность работника не включена в приказ руководителя, кому разрешено выдавать деньги в подотчет.
Отметим, что существующим законодательством не предусмотрены правила, регламентирующие данную ситуацию. Соответственно, не установлена и форма отчета о произведенных расходах.
Полагаем, что компенсировать уже произведенные расходы можно на основании заявления работника на имя руководителя организации с просьбой возместить расходы, произведенные им в пользу организации за счет собственных средств. При этом необходимо обосновать производственную необходимость данных расходов и приложить оправдательные документы.
Отметим, что руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", за основу которой можно взять форму N АО-1 "Авансовый отчет".
Рекомендуем также составить локальный нормативный акт, регулирующий закупку товаров за счет собственных средств сотрудников. В данном документе надо прописать случаи, когда сотрудники приобретают товары для фирмы без предварительного получения аванса, и порядок компенсации их расходов.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;
- Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами (И. Стародубцева, журнал "Новая бухгалтерия", выпуск 5, май 2018 г.);
- Вопрос: Работник в майские праздники дежурил в офисе. В это время он вынужден был потратить личные деньги в связи с непредвиденными расходами организации. В частности, он рассчитался с поставщиком за доставку товара, оплатил стоимость офисной бумаги и экстренного ремонта ксерокса. Должен ли он сейчас заполнять и сдавать авансовый отчет? (журнал "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 6, июнь 2016 г.)
- Вопрос: Работник приобрел материальные ценности в интересах организации, представил чек. Он просит возместить данные расходы. На основании какого документа необходимо возместить расходы работника (заявление, авансовый отчет, приказ)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2015 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Каратаева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

14 марта 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.