Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Сведения о плательщике получены из Единого государственного реестра недвижимости (далее - ЕГРН). Организация находится на общем режиме налогообложения. Сотрудник принес оригинал банковской квитанции, подтверждающую оплату. Может ли в сведениях о плательщике быть указано физическое лицо (сотрудник организации) при плате за предоставление сведений из ЕГРН для организации для принятия к бухгалтерскому учету?

Сведения о плательщике получены из Единого государственного реестра недвижимости (далее - ЕГРН). Организация находится на общем режиме налогообложения. Сотрудник принес оригинал банковской квитанции, подтверждающую оплату. Может ли в сведениях о плательщике быть указано физическое лицо (сотрудник организации) при плате за предоставление сведений из ЕГРН для организации для принятия к бухгалтерскому учету?

В сведениях о плательщике в банковской квитанции может быть указано подотчетное лицо (сотрудник организации), поскольку данная квитанция как расчетный (платежный) документ, приложенный к авансовому отчету, может подтверждать расходование подотчетным лицом денежных средств на оплату оказанных организации услуг по представлению сведений, содержащихся в ЕГРН.

Обоснование позиции:

Гражданско-правовые аспекты

Согласно части 2 ст. 63 Федерального закона от 13.07.2015 N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости" (далее - Закон N 218-ФЗ) сведения, содержащиеся в ЕГРН, аналитическая и иная информация по запросам о предоставлении сведений лиц, не указанных в части 1 ст. 63 Закона N 218-ФЗ, предоставляются за плату. Размер такой платы установлен приказом Минэкономразвития России от 10.05.2016 N 291, порядок ее взимания и возврата утвержден приказом Минэкономразвития России от 23.12.2015 N 967.
Формы выписок из ЕГРН, состав содержащихся в них сведений и порядок их заполнения, а также требования к формату документов, содержащих сведения ЕГРН и предоставляемых в форме электронных документов, устанавливаются органом нормативно-правового регулирования (часть 8 ст. 62 Закона N 218-ФЗ).
При этом в части 13 ст. 62 Закона N 218-ФЗ перечислены лица, которым предоставляются сведения из ЕГРН ограниченного доступа, среди которых указаны сами правообладатели или их законные представители, а также физические и юридические лица, имеющие доверенность от правообладателя или его законного представителя.

Бухгалтерский учет

Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству РФ, установлены ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99).
В соответствии с п. 2 ПБУ 10/99 расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).
Пунктом 16 ПБУ 10/99 установлено, что расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
- сумма расхода может быть определена;
- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность лица, в адрес которого поступили активы организации.
Необходимо также отметить, что расходы в бухгалтерском учете признаются независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы и от формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной) (п. 17 ПБУ 10/99).
Согласно п. 19 ПБУ 10/99 расходы признаются в отчете о финансовых результатах, в том числе по расходам, признанным в отчетном периоде:
- когда по ним становится определенным неполучение экономических выгод (доходов) или поступление активов (абзац четвертый п. 19 ПБУ 10/99);
- когда возникают обязательства, не обусловленные признанием соответствующих активов (абзац шестой п. 19 ПБУ 10/99).
Как следует из вопроса, сотрудник организации произвел расход, который фактически является расходом организации, следовательно, должен быть признан таковым на основании подтверждающих документов.
В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В силу части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа в том числе являются:
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных п. 6 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, наличие информации о конкретном физическом лице - работнике организации, совершившем сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, является обязательным элементом документального оформления любой хозяйственной операции для целей бухгалтерского учета.
Формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом организация может продолжать применять унифицированные формы, при необходимости изменив их с учетом требований ст. 9 Закона N 402-ФЗ, закрепив в своей учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N )), утвержденным постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы*(1).
Следовательно, основанием для признания расходов произведенных подотчетным лицом в общем случае является утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Для отражения операции по учету расходов необходимо располагать не только авансовым отчетом (с подписью работника), но и подтверждающими документами. Отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ (письмо ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, письмо УФНС России по г. Москве от 19.07.2012 N 17-15/64647).
Конкретного перечня документов, подтверждающих факт осуществления подотчетным лицом расходов за счет выданных ему наличных денег, не установлено.
Расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг могут подтверждаться кассовыми чеками, бланками строгой отчетности, товарными чеками, квитанциями или другими документами (письма Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/72755, от 07.07.2011 N 03-11-11/172).
С учетом изложенного основанием для признания расходов произведенных подотчетным лицом в данном случае может выступать утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенной к нему, применительно к рассматриваемой ситуации квитанции, подтверждающей фактическое осуществление затрат, понесенных посредством осуществления наличных денежных расчетов с учетом п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт").
Таким образом, полагаем, что в сведениях о плательщике в банковской квитанции может быть указано подотчетное лицо (сотрудник организации), поскольку надлежащим образом оформленная квитанция как расчетный (платежный) документ, приложенный к авансовому отчету, может подтверждать расходование подотчетным лицом денежных средств на оплату оказанных организации услуг, в частности, услуг по представлению сведений, содержащихся в ЕГРН.

Рекомендуем ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

24 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) В ситуации, когда работникам перед осуществлением расхода в пользу организации никаких средств не выдавалось, форма N АО-1 может не применяться, поскольку до момента выдачи средств сотрудники подотчетными лицами не являются.
Как мы полагаем, организация вправе определить для себя ее использование, в том числе и в ситуации, когда денежные средства предварительно сотруднику не выделялись. Такой порядок оформления взаимоотношений должен быть установлен локальным актом организации. Таким образом, для целей компенсации расходов понесенных работником в интересах организации могут применяться авансовые отчеты.