Электронные документы: проблемы и их решения

Сергей Викторович Разгулин,
заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Беседу провела Екатерина Степина,
эксперт по финансовому законодательству

Электронный документооборот прочно вошел в жизнь компаний. С контрагентами заключаются соглашения об использовании документов в электронном формате, фирмы обмениваются первичкой и сдают декларации в налоговую инспекцию по каналам связи. Безусловно, такой способ передачи документов имеет множество преимуществ: экономит время как компаний, так и инспекторов, позволяет быстро получить дубликат в случае утери или порчи оригинала и т. д. Но электронный документооборот — явление сравнительно новое, и существуют практические вопросы, которые волнуют его участников. Чтобы получить на них ответы, мы побеседовали с Сергеем Викторовичем Разгулиным, заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России.

Сергей Викторович, существует ли определенный формат, в котором нужно посылать документы в налоговую инспекцию по ТКС?

Компания-налогоплательщик вправе направлять документы в налоговую инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, если запрашиваемые документы составлены по установленным форматам. Об этом говорит статья 93 Налогового кодекса.
Ряд статей Налогового кодекса предусматривает утверждение ФНС России форматов отдельных документов. При этом под «установленным форматом» в принципе может пониматься любой формат, который обеспечивает возможность его приема и обработки налоговыми органами. Главное, чтобы документ был подписан электронной подписью, сформированной с помощью средств криптографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи. Средства криптографической защиты информации в компании и в налоговой инспекции должны совпадать, это необходимо, чтобы выяснить, не была ли информация искажена в ходе передачи документов.
Виды соответствующих форматов приведены в приказе ФНС России, устанавливающем Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС¹.

А можно ли представлять в инспекцию запрошенные документы на бумаге, если компания ведет их в электронном виде?

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде, то представление документа может производиться на бумажном носителе. Для этого компании нужно заверить копию (распечатку) документа и сделать отметку о том, что документ был подписан электронной цифровой подписью.

Если бумажный документ содержит такую отметку, он считается первичным и может служить основанием для принятия расходов?

Да. Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами². Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе³.
Таким образом, распечатанный и заверенный документ, оформленный изначально в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может подтверждать расходы, осуществленные налогоплательщиком.

Сергей Викторович, давайте обсудим отчетность по ТКС для компаний, имеющих обособленные подразделения. Если у фирмы есть обособленное подразделение и среднесписочная численность по предприятию за предыдущий год составила более 100 человек, как правильно представить декларацию по налогу на прибыль по подразделению?

Налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен российским законодательством⁴.
Плательщики налога на прибыль обязаны по истечении каждого отчетного и налогового периода представлять декларацию в налоговую инспекцию по месту своего нахождения и месту нахождения каждого обособленного подразделения⁵. При этом головная организация представляет декларацию в целом по компании с распределением по обособленным подразделениям⁶.

То есть ответственность за расчет налога и подачу декларации по подразделениям лежит на головной компании?

Да. Сведения о суммах авансовых платежей по налогу, а также суммах налога, исчисленных по итогам налогового периода, головная организация сообщает своим обособленным подразделениям и налоговым органам по месту нахождения обособленных подразделений не позднее срока, установленного для подачи налоговых деклараций за соответствующий отчетный или нало¬говый период⁷.
Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 года № ММВ 7-3/730@ утверждены форма и формат налоговой декларации по налогу на прибыль, порядок ее заполнения. Согласно этому приказу по месту нахождения обособленного подразделения компания представляет декларацию, включающую в себя титульный лист (лист 01), подразделы 1.1 и 1.2 раздела 1 (при уплате в течение отчетных (налогового) периодов ежемесячных авансовых платежей), а также расчет суммы налога (приложение № 5 к листу 02), подлежащей уплате по месту нахождения данного обособленного подразделения.

А если обособленных подразделений несколько и все они находятся на территории одного субъекта?

При расчете налога на прибыль по группе обособленных подразделений, находящихся на территории одного субъекта РФ, декларация в указанном объеме представляется в налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения, через которое осуществляется уплата налога на прибыль в бюджет этого субъекта РФ. В любом случае компания, обязанная представлять декларации в электронном виде, направляет их как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения обособленного подразделения (подразделений) в электронном виде.

Сергей Викторович, всех волнует вопрос о том, когда будут утверждены форматы электронных счетов фактур?

Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов⁸. Таким органом является Федеральная налоговая служба⁹.
Вместе с тем хочу обратить внимание, что форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ.
С учетом поправок, включенных в главу 21 Налогового кодекса, в настоящее время проводится работа по внесению изменений в постановление Правительства РФ № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость»¹⁰, направленная в том числе на обеспечение выставления и получения счетов фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

Что означает фраза «согласие сторон сделки» на составление и выставление счетов фактур в электронном виде?

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде¹¹. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Используемая в Налоговом кодексе формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры.
При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует.

А как можно зафиксировать согласие на использование электронных счетов фактур между контрагентами?

Согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота). Например, стороны могут обменяться фиксирующим согласие письменным документом, составленным в виде соглашения в произвольной форме. Можно установить использование электронных счетов фактур и без подписания письменного документа-соглашения — зафиксировать согласие устно и т. д.

____________________________________________

¹ приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@
² пп. 1, 2, 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ
³ ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ
⁴ абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ
⁵ ст. 289 НК РФ
⁶ п. 5 ст. 289 НК РФ
⁷ ст. 288 НК РФ
⁸ п. 9 ст. 169 НК РФ
⁹ пост. Правительства РФ от 30.09.2004 № 506
¹⁰ пост. Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
¹¹ п. 1 ст. 169 НК РФ